З метою відповідності змісту і зовнішнього вигляду посадових інструкцій вимогам, прийнятим Державним стандартом <1> і розробленим в розвиток цього Стандарту Методичних рекомендацій ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Вимоги до оформлення документів" при розробці шаблону посадових інструкцій пропонуємо скористатися наступній структурою.
Склад реквізитів посадової інструкції відповідно до приписів розд. 2 ГОСТу включає:
- назва структурного підрозділу;
- реєстраційний номер документа;
- місце складання або видання документа;
- гриф обмеження доступу до документа;
- заголовок до тексту;
- відмітка про контроль;
- гриф погодження документа;
- візи узгодження документа;
- відмітка про завірення копії документа;
- відмітка про виконавця;
- ідентифікатор електронної копії документа.
Найменування виду документа розташовується нижче останнього рядка реквізиту "Найменування організації" на одну-дві рядки. Для відображення найменування виду документа може бути використаний шрифт в напівжирному і (або) прописному зображенні: Посадова інструкція (Посадова інструкція).
Дата документа - це реквізит, в якому зафіксовано час затвердження, підписання і т.п. документа. У розглянутому нами випадку це дата затвердження посадової інструкції (про затвердження документа і відповідному реквізиті див. Нижче). Дата документа вказується безпосередньо після його затвердження посадовою особою з відповідними повноваженнями. Дата документа розташовується на одну - два рядки нижче реквізиту "Найменування виду документа" з урахуванням виду бланка, на якому проводиться оформлення посадової інструкції.
Реєстраційний номер документа - це номер, присвоєний йому відповідно до правил реєстрації документів в організації. Уточнимо, що реєстраційний номер посадової інструкції, крім порядкового номера, присвоєного документу в складі функціональної підгрупи (підгрупи інструкцій в складі групи організаційно-нормативної документації), може включати і інші умовні цифрові позначення, як-то: індекс справи (в складі якого передбачається зберігати контрольний примірник посадової інструкції) по номенклатурі справ організації, умовне буквене позначення найменування виду документа, інформація про виконавця документа та ін. реєстраційний й номер документа доповнюється умовним позначенням номера "N" і вказується на одному рядку з реквізитом "Дата документа" (правіше останнього) безпосередньо після затвердження проекту посадової інструкції - з надходженням на реєстрацію з урахуванням виду бланка, на якому проводиться оформлення посадової інструкції.
Місце складання документа вказується в тому випадку, якщо це не представляється можливим визначити по реквізиту "Найменування організації" - наприклад, якщо в найменуванні організації не згадується відповідна інформація. Навпаки, з найменування "Недержавний освітній заклад" Тверській центр дитячої творчості "випливає, що місцем складання посадової інструкції є р Твер і, отже, в цьому випадку немає необхідності застосовувати даний реквізит при оформленні документа.
Гриф обмеження доступу до документа - це реквізит, що надає нормативний або правовий характер його змісту. У загальному випадку гриф обмеження доступу до посадової інструкції включає: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (в прописному зображенні, без лапок), найменування посади особи, уповноваженої затвердити посадову інструкцію, підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище, а також дата затвердження, оформлена відповідно до вищевикладених правил, але частіше словесно-цифровим способом). Відносно посадових інструкцій застосування подібного підходу виправдано, якщо необхідно одночасно ввести в дію більш ніж одну посадову інструкцію. Крім того, наказами вищестоящих організацій (органів управління (влади)), можуть затверджуватися посадові інструкції перших осіб (керівників) організацій, що займають по відношенню до вказаних організаціям (органам) підлегле становище.
Гриф обмеження доступу до документа розташовується в правому верхньому куті лицьового боку першого (титульного) аркуша посадової інструкції.
Заголовок до тексту розташовується на одну або два рядки нижче реквізиту "Місце складання документа". При розташуванні реквізиту береться до уваги вид бланка, на якому виконано оформлення документа.
- забезпечити графи і рядки таблиці заголовками, вираженими іменниками в називному відмінку;
- узгодити наявні в таблиці підзаголовки граф і рядків з заголовками.
Основні елементи структури тексту посадової інструкції - розділи - повинні мати назви та нумерацію, виконану римськими цифрами. Для відображення назв розділів може бути використаний шрифт в прописному зображенні: Загальні положення. Точки в кінці заголовків непроставляється.
Пункти і підпункти назв не мають і нумеруються в складі відповідних розділів арабськими цифрами.
Якщо посадова інструкція розроблена на підставі (на виконання) документів (наприклад, організаційно-розпорядчих) інших організацій (органів управління (влади)) або раніше виданих документів (наприклад, типовий посадової інструкції), то про це слід зробити відповідне згадування в тексті.
Текст посадової інструкції розташовується на одну або два рядки нижче останнього рядка реквізиту "Заголовок до тексту" з вирівнюванням по ширині. При розташуванні тексту посадової інструкції на двох і більше сторінках останні, за винятком титульної (першої), забезпечуються нумерацією. Нумерація сторінок документа проводиться в порядку зростання арабськими цифрами. Номери сторінок вказуються посередині верхнього поля. Точки після цифр, що позначають номери сторінок, не ставляться.
Відмітка про наявність додатка застосовується при оформленні посадової інструкції в наступних двох випадках:
1. Посадова інструкція, яка виконує функцію основного документа, має додаток (додатки). Якщо додаток (додатки) до документа згадуються по тексту посадової інструкції, то відмітка про наявність додатка оформляється однією-двома рядками нижче останнього рядка реквізиту "Текст", наприклад, наступним чином: "Додаток: на 3 л. В 1 прим.".
Якщо ж посадова інструкція має програму без згадується по тексту, то відмітка про його наявності оформляється наступним чином: "Додаток: графік обходу та огляду об'єкту, що охороняється на 1 л. В 1 прим.".
Відмітка про наявність додатка, в свою чергу, має додаток, оформляється наступним чином: "Додаток: графік обходу та огляду об'єкту, що охороняється і додаток до нього, всього на 2 л.".
Відзначимо також, що додатки в складі документа повинні бути підписані виконавцями (розробниками) додатків або їх безпосередніми начальниками (керівниками структурних підрозділів, в яких розроблялися ті чи інші додатки). Підпис (підписи) під додатком оформляється відповідно до правил, передбачених для оформлення реквізиту "Підпис" (див. Нижче).
2. Посадова інструкція є додатком до іншого документу, наприклад організаційно-розпорядчого (наказом), відповідно до якого вона затверджена і (або) введена в дію. У цьому випадку відповідна відмітка розташовується в правому верхньому кутку титульного аркуша посадової інструкції.
Відмітка включає слово "Додаток", відокремлене від нього пропуском знак "N", доповнений через пробіл арабською цифрою, що вказує на порядковий номер додатка, назва структурного підрозділу, до якого додається посадова інструкція, його дата і реєстраційний номер.
Для відображення позначки, як це передбачено ГОСТом, може бути використаний шрифт в прописному зображенні: Додаток. Допускається центрувати це слово, а також найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка реквізиту в межах зони його розташування.
Підпис - реквізит документа, що представляє собою оформлену належним чином власноручний розпис уповноваженої посадової особи. Елементами цього реквізиту, крім власноручного розпису (особистого підпису), є: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене на документі, оформленому на відповідному бланку), а також розшифровка підпису, що включає ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.
Підпис розташовується на одну або два рядки нижче останнього рядка реквізиту "Відмітка про наявність додатка".
Гриф узгодження документа розташовується однією-двома рядками нижче останнього рядка реквізиту "Підпис". В окремих випадках (наприклад, при необхідності одночасного узгодження значної кількості однотипних документів, об'єднаних в один документаційного пакет) допускається оформлення реквізиту на окремому аркуші - так званому листі узгодження.
Віза узгодження документа включає найменування посади особи, з яким проводиться узгодження, включаючи найменування структурного підрозділу, його підпис, а також дату узгодження. При наявності у зацікавлених сторін заперечень (зауважень, пропозицій і т.п.) за змістом проекту посадової інструкції (в цілому або його окремих положень) про це робиться відповідна відмітка.
Віза узгодження документа розташовується на одну або два рядки нижче останнього рядка реквізиту "Гриф погодження", а в його відсутність - нижче останнього рядка реквізиту "Підпис".
У великих організаціях з розгорнутими організаційними структурами проекти документів організації, як правило, направляються на внутрішнє погодження посадовим особам фінансової, економічної та інших служб, юристу організації, а також заступнику керівника організації, у віданні якого перебуває питання (напрямок) діяльності, постраждале в змісті проекту документа. Зауваження (пропозиції) до проекту документа можуть бути представлені зацікавленими сторонами на окремих аркушах, які додаються до проекту документа і попередньо підписаних і датованих відповідними посадовими особами організації.
Ідентифікатор електронної копії документа включає найменування файлу на машинному носії, а також дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації. Ідентифікатор електронної копії документа розташовується в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа, наприклад:
Sekretar: \\ E: \ Загальні документи \ Посадові інструкції \\ Менеджер відділу продаж.rtf.