Сьогодні чимало компаній працюють не маючи офісу. І якщо недавно до таких "самозванців" ставилися несерйозно, то зараз вони починають займати своє місце в бізнес-співтоваристві нарівні з іншими. Як організовують свою роботу фірми, які не мають приміщення?
Розповідає Ірина Голова.
Саме зараз ми спостерігаємо трансформацію бізнесу, коли компанії, які не імещіе свого офісного приміщення, перестають сприйматися як другорядні. Навпаки, часом саме вони виявляються більш повороткими, прогресивними, швидко беруть на озброєння все нове і досконале. Відсутність територіальних обмежень дає їм мобільність при вирішенні кадрових питань, при поширенні своїх послуг, налагодженні контактів з клієнтами. Однак в організації таких компаній багато складнощів саме через відсутність сформованої практики відкриття і ведення бізнесу в цій «безофісной» формі.
Переїзд в Інтернет
1. Для реєстрації організації.
2. Для виконання представницьких функцій.
3. Для того, щоб співробітники десь могли здійснювати трудові обов'язки.
4. Для юридичного та бухгалтерського супроводу проведених фірмою угод.
5. Для тотального контролю над працівниками.
6. Для додання компанії додаткової солідності.
Насправді ж важливість наявності власного приміщення у компанії надумана.
Розвінчаємо давно сформовані стереотипи? Офіс в уявленні більшості людей грає в житті організації найважливішу представницьку функцію. Заходить клієнт і бачить: будівля відмінно оброблено, чудовий ремонт, прекрасні меблі, поважні співробітники, одягнені відповідно до дрес-кодом. Враження, що така компанія серйозна і міцно стоїть на ногах, виникає якось само собою - воно стереотипне, неусвідомлене. Дійсно, навіть зараз, коли фірм, які не мають місця знаходження, безліч, існує загальна думка, що зв'язуватися з організацією, яка не має офісу, ризиковано. Компаніям доводиться боротися і доводити клієнтам, що вони хочуть, можуть працювати і ніколи не підведуть. У цьому сенсі вони є аутсайдерами в порівнянні з тими, у кого офіс є. Але є спосіб надолужити конкурентів.
Сучасні системи зв'язку дозволяють замовнику і постачальнику (або виконавцю послуг) завжди залишатися в полі зору один одного. З'являється великий простір для особистого спілкування: це оренда приміщень для проведення переговорів, в тому числі конференц-залів, зустріч в кафе або на території другої договірної сторони. При наявності Інтернету і віртуальних офісів з клієнтом годі й зустрічатися взагалі, якщо при цьому не постраждають інтереси обох сторін угоди.
Місце для працівників
Стереотипи переможені злом практикою. Коли клієнти отримають позитивний досвід від покупок і співпраці з організаціями без офісу, то і страхи відпадуть самі собою.
Рішення комунікативних завдань для компаній, співробітники яких рідко зустрічаються наживо, вже знайшли фірми, що займаються франчайзингом. Корпоративні заходи, мозкові штурми в кафе - і ось перед вами вже злагоджений колектив. А крім того, віддалена робота за договором дозволяє наймати фахівців не за принципом «від дзвінка до дзвінка», а безпосередньо для вирішення певних завдань.
Полегшує підбір персоналу і те, що необов'язково обмежуватися рамками одного міста або навіть країни. При віддаленій роботі місцезнаходження співробітника не грає ролі. Оформлення фахівця на повний робочий день на території Росії не викликає складнощів: всі документи пересилаються поштою, включаючи трудову книжку, в якій ставиться запис, і медичний поліс, дійсний на всій території Росії. При укладанні цивільно-правового договору ще менше паперової роботи: не доводиться обмінюватися великою кількістю документів.
Набагато заплутаніше виглядає ситуація з співробітниками, яких організація найняла за кордоном. Справа в тому, що механізм оформлення персоналу російської фірми, що знаходиться за кордоном, ні в жодному документі не прописаний. Норми напрямки співробітників у відрядження або на роботу в представництві компанії за кордоном не підходять, тому що в даному випадку людина є громадянином іншої країни.
Економія на офісі
Економія компанії може бути пов'язана і з фондом оплати праці, так як оформлення співробітників «на удаленке» в більшості випадків здійснюється за цивільно-правовим договором. Таким чином, роботодавець не сплачує страхові внески у позабюджетні фонди. А при оформленні іноземного працівника з його заробітку також не сплачується ПДФО, так як він не є платником податків, які проживають в Російській Федерації.
Крім того, витрати на зарплату кадрам організації зменшуються за рахунок відсутності обслуговуючого персоналу, який забезпечує нормальну роботу компанії в приміщенні. Сюди можна включити секретарські посади, прибиральників, охоронців, завгоспів. Однак потрібно враховувати, що розвиток сайту фірми, як альтернативи офісного простору, потребують відповідного персоналу, який буде займатися його підтримкою.
Варто зазначити, що витрати віддалених співробітників і всі витрати на організацію роботи не йдуть ні в яке порівняння з тими сумами, які витрачають компанії, що мають офісні приміщення. Тому фірми, які відмовляються від приміщення, незважаючи на всі труднощі і стереотипи, знаходяться в більш вигідному становищі з економічної точки зору.