Популярні
Переклад документів з паперових носіїв в електронний формат сьогодні став однією з найбільш затребуваних процедур в діловодстві. Для того, щоб оцифрувати документи, потрібно спочатку підготувати матеріали до сканування.
Підготовка до оцифрування
Підготовка складається з двох відокремлених етапів: систематизація комплексу матеріалів і технічна підготовка. Систематизація увазі регламентацію документів за певними ознаками при їх підготовці до сканування.
Систематизація документів і технічна підготовка
Формат відбору може бути будь-яким, наприклад, хронологія паперів, тип документів або їх приналежність певній структурному підрозділу. Технічна підготовка пов'язана з разброшюровкой документів, видаленням скоб і скріпок і т.д.
Виконання оцифровки документів
верифікація зображень
Наступним етапом є верифікація зображень, отриманих в результаті сканування. Навіть якщо дуже якісно оцифрувати документи, в ряді випадків потрібна додаткова обробка зображень. Пов'язано це, як правило, з незадовільною якістю оригінального документа (наявністю дефектів друку, її нечіткості або блеклости). До даного типу дій також відноситься і розпізнавання тексту.
Систематизація електронних документів
Після того, як оцифровка документів закінчена, можна приступати до систематизації електронних документів. Залежно від специфіки фірмового документообігу, кількості співробітників, що займаються архівними роботами з документами, умов зберігання паперів і доступу до них, створюються масштабні електронні архіви, які мають на увазі багато користувачів підтримку і складний контекстний пошук по всьому масиву введених в систему документів.
Оцифровка та створення електронного архіву це ефективне рішення
Оцифровка документів і створення електронного архіву одночасно - це ефективне рішення по систематизації діловодства в фірмі будь-якого рівня.
Оцифровка - це комплексний і складний процес
Незважаючи на гадану елементарність, створення оцифрованих копій - це комплексний і складний з технічної точки зору процес. Структура електронного архіву безпосередньо залежить від принципів документообігу всередині фірми.
Принципи відбору документної бази для проведення оцифровки
В основу принципу відбору документної бази для проведення оцифровки закладені завдання і цілі, які стоять перед підприємством-замовником. Це може бути створення груп документів для повсякденного користування співробітниками фірми, формування унікальної пошукової системи або організація повноцінного архіву документів в електронному вигляді.