Облік втрат і недостач
Документальне оформлення
Виявлені суми недостач або надлишків повинні бути зафіксовані у відповідному первинному документі.
Зокрема, зазначений акт застосовується в наступних випадках:
- для оформлення приймання матеріальних цінностей, що мають розбіжність за кількістю і якістю;
- для оформлення приймання матеріальних цінностей, що мають розбіжність по асортименту, зазначеному в супровідних документах постачальника;
- для оформлення приймання матеріалів, що надійшли без документів.
Акти, складені за цими формами, є юридичною підставою для пред'явлення претензій постачальнику або вантажовідправнику.
Складають і підписують ці бланки члени комісії, представники постачальника або вантажовідправника, експерт. Замість експерта можна запросити просто компетентного представника незацікавленої організації.
Акти оформляють за кожним постачальником, на кожну партію товару, який надійшов за одним транспортним документом.
Ті товари, за якими комісія розбіжностей не виявила, в актах не перераховують. Досить зробити в кінці документа позначку "Щодо інших товарно-матеріальних цінностей розбіжностей немає".
Незалежно від причин виникнення і застосування заходів впливу сума недостачі спочатку враховується на спеціальному синтетичному рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей", з якого списується після остаточного встановлення причин виникнення.
Схеми бухгалтерських записів відображення нестач у продавця і покупця різні. Тому розглянемо їх окремо.
Облік у покупця
Порядок обліку недостачі матеріалів при їх надходженні на склад регламентований вищеназваними Методичними вказівками.
Згідно з даними Вказівкам недостачі і псування, виявлені при прийманні надійшли в організацію матеріалів, враховуються в наступному порядку.
Сума нестач і псування в межах норм природних втрат визначається шляхом множення кількості відсутніх і (або) зіпсованих матеріалів на договірну (продажну) ціну постачальника. Інші суми, в тому числі транспортні витрати і податок на додану вартість, належні до них, не враховуються.
Сума нестач і псування списується з кредиту рахунку розрахунків в кореспонденції з дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей". Одночасно відсутні і (або) зіпсовані матеріали списуються з рахунку 94 і відносяться на транспортно-заготівельні витрати або на рахунки відхилень у вартості матеріальних запасів.
Якщо зіпсовані матеріали можуть бути використані в організації або продані (з уцінкою), вони оприбутковуються за цінами можливого продажу. Одночасно на цю суму зменшується сума втрат від псування. Списання збитку в межах норм природних втрат на збільшення витрат покупця можливо тільки в тому випадку, якщо за умовами договору купівлі-продажу (поставки) ризик випадкової загибелі (псування) вантажу покладено на нього з моменту відвантаження товарів зі складу продавця.
Нестачі і псування матеріалів понад норми природного убутку обліковуються за фактичною собівартістю.
У фактичну собівартість включаються:
- вартість саме ті і зіпсованих матеріалів, який визначається шляхом множення їх кількості на договірну (продажну) ціну постачальника (без ПДВ). З підакцизних товарів в договірну (продажну) ціну включаються акцизи. Якщо зіпсовані матеріали можуть бути використані в організації або продані (з уцінкою), вони оприбутковуються за цінами можливого продажу, зі зменшенням на цю суму втрат від псування матеріалів;
- сума транспортно-заготівельних витрат, що підлягає оплаті покупцем, в частці, що відноситься до якої бракує і зіпсованим матеріалами. Ця частка визначається шляхом множення вартості саме ті і зіпсованих матеріалів на процентне відношення транспортних витрат, що склалося на момент списання, до загальної вартості матеріалів (за продажними цінами постачальника) за цією поставкою (без ПДВ);
- сума податку на додану вартість, що відноситься до основної вартості саме ті і зіпсованих матеріалів і до транспортних витрат, пов'язаних з їх придбанням (п.58 Методичних вказівок).
У бухгалтерському обліку виявлена недостача матеріально-виробничих запасів відображається такими бухгалтерськими записами:
Дебет 94 - Кредит 60
- відображена загальна сума вартості саме ті товарів або товарів, зіпсованих в шляху;
Дебет 16, 44 - Кредит 94
- врахована сума недостачі або псування в межах норм природних втрат;
Дебет 94 - Кредит 16
- відображена сума відхилень у вартості товарів в частині, що стосується вартості саме ті або зіпсованих товарів, при перевищенні фактичної собівартості над облікової ціною;
Дебет 94 - Кредит 19, субрахунок 3 "Податок на додану вартість по придбаних матеріально-виробничих запасів"
- Відображено суму ПДВ, що відноситься до якої бракує або зіпсованим товарам.
Якщо в робочому плані рахунків організації рахунок 16 "Відхилення у вартості матеріалів" не вказано, то недостача і псування товарів в межах норм природних втрат в подальшому можуть бути списані на рахунки обліку виробничих витрат (20, 26) - в організаціях сфери матеріального виробництва або на рахунки обліку витрат на продаж (44) - в організаціях торгівлі або громадського харчування.
Фактична собівартість нестач і псування понад норми природного убутку враховується за дебетом рахунка обліку розрахунків за претензіями і списується з кредиту рахунку розрахунків (по особовому рахунку постачальника).
Якщо до моменту виявлення недостачі, псування, завищення цін розрахунки з постачальником не були здійснені, то оплата проводиться за вирахуванням вартості саме ті і зіпсованих з вини постачальника матеріалів, інших завищень сум розрахункового документа, про що покупець письмово повідомляє постачальника. В цьому випадку неоплачені суми на рахунку обліку розрахунків за претензіями не відбиваються (п.59 Методичних вказівок).
При відсутності підстав для пред'явлення претензії і (або) позову (наприклад, у випадках стихійних лих), а також у випадках, коли позов покупця до постачальника і (або) транспортної організації судом не задоволений (повністю або частково), такі суми недостач і втрат від псування списуються покупцем на рахунок 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей".
Суми нестач і псування запасів списуються з рахунків обліку за їх фактичною собівартістю, яка включає в себе договірну (облікову) ціну запасу і частку транспортно-заготівельних витрат, що відноситься до цього запасу. Порядок розрахунку зазначеної частки встановлюється організацією самостійно.
У бухгалтерському обліку дана операція відображається за дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" і кредитом рахунків обліку запасів - в частині договірної (облікової) ціни запасу і дебетом рахунка 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" і кредитом рахунка 16 "Відхилення у вартості матеріалів "при використанні в обліковій політиці організації рахунків заготовляння і придбання матеріалів або відповідного субрахунка до рахунків обліку запасів - в частині частки транспортно-заготівельних витрат (п.60 Методичних вказівок).
При псуванні запаси, які можуть бути використані в організації або продані (з уцінкою), одночасно оприбутковуються за ринковими цінами з урахуванням їх фізичного стану. У цьому випадку втрати від псування слід зменшити на суму оприбуткованих товарів.
Надалі суми недостач, враховані на рахунку 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей", списуються в наступному порядку. Недостача запасів та їх псування списуються з рахунку 94 в межах норм природних втрат на рахунки обліку витрат на виробництво або (і) на витрати на продаж. При цьому норми убутку можуть застосовуватися лише у випадках виявлення фактичних нестач (п.30 Методичних вказівок).
Наднормативні втрати списуються за рахунок винних осіб.
Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки від недостачі запасів і їх псування у комерційної організації списуються на фінансові результати (рахунок 91 "Інші доходи і витрати"), а у некомерційної - на збільшення витрат.
У бухгалтерському обліку нестачі і втрати, виявлені під час приймання матеріалів від постачальників, відображаються такими записами: