Для співробітників, безкоштовне харчування яких не передбачено законодавством, організація може організувати його за власною ініціативою. Способи організації безкоштовного харчування законодавчо не встановлені. На практиці поширені три варіанти:
- виплата грошових компенсацій на харчування;
- доставка готових обідів в приміщення організації (обслуговування співробітників на підприємстві громадського харчування по заздалегідь укладеним договором);
- надання безкоштовних обідів у власній їдальні.
Щодо відображення в бухгалтерському обліку «вхідного» ПДВ за витратами на харчування співробітників см. Як відобразити ПДВ у бухобліку і при оподаткуванні.
Бухоблік витрат на безкоштовне харчування співробітників залежить від того, чи передбачено таку умову в трудових (колективному) договорах.
Харчування співробітників передбачено в трудовому (колективному) договорі
Якщо передбачено, спишіть ці витрати на собівартість як витрати на оплату праці (п. 5 і 8 ПБУ 10/99).
Якщо організація щомісяця виплачує співробітникам певні грошові суми на харчування, то порядок і умови виплати компенсацій потрібно прописати в колективному або трудових договорах. Розмір компенсації, як правило, встановлюється з урахуванням вартості обідів в найближчих точках громадського харчування та кількості робочих днів у місяці.
Нарахування та виплату грошових компенсацій на харчування відобразіть проводками:
Дебет 20 (23, 44 ...) Кредит 70
- нарахована компенсація вартості харчування, передбачена трудовим (колективним) договором;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
- виплачена компенсація вартості харчування.
Якщо організація оплачує сторонньої організації готові обіди, то обіди можуть:
- доставлятися безпосередньо в офіс;
- відпускатися в приміщенні кафе (в заздалегідь узгоджений час), з яким організація уклала договір на обслуговування співробітників.
Витрати, пов'язані з доставкою готових обідів в офіс, відобразіть проводками:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
- оплачені обіди, що надаються співробітникам;
Дебет 41 (19) Кредит 60
- відображено вартість обідів при їх придбанні;
Дебет 70 Кредит 91-1
- надані безкоштовні обіди співробітникам;
Дебет 91-2 Кредит 41
- списана вартість обідів.
При обслуговуванні співробітників на підприємстві громадського харчування по заздалегідь укладеним договором зробіть проводки:
Дебет 20 (23, 44 ...) Кредит 60
- відображено вартість безкоштовних обідів, наданих співробітникам;
Дебет 60 Кредит 51
- оплачені обіди;
Дебет 20 (23, 44 ...) Кредит 70
- включена до складу витрат на оплату праці вартість безкоштовних обідів;
Дебет 70 Кредит 91-1
- надані безкоштовні обіди співробітникам.
Харчування співробітників у власній їдальні організації можливо, якщо на її балансі є структурний підрозділ (як правило, їдальня), яке готує безкоштовні обіди для співробітників.
Витрати, пов'язані з приготуванням їжі, відобразіть на рахунку 29 «Обслуговуючі виробництва та господарства»:
Дебет 29 Кредит 10 (41)
- передані продукти для приготування безкоштовних обідів;
Дебет 29 Кредит 02
- нарахована амортизація обладнання їдальні.
При безкоштовному харчуванні співробітників їдальня не отримує доходів (п. 2 ПБУ 9/99). Тому при відпуску продукції їдальнею рахунок 90 «Продажі» не використовуйте (Інструкція до плану рахунків).
Операції, пов'язані з наданням безкоштовного харчування співробітникам в їдальні організації, відобразіть проводками:
Дебет 70 Кредит 29
- відображена безоплатна передача продукції їдальнею в рахунок оплати праці співробітників;
Дебет 20 (23, 44.) Кредит 70
- витрати на безкоштовне харчування відображені у складі витрат на оплату праці.
Харчування працівників не передбачено в трудовому (колективному) договорі
Якщо трудовими (колективним) договорами витрати на безкоштовне харчування працівників не передбачені, включіть їх до складу інших витрат (п. 11 ПБУ 10/99).
При нарахуванні грошової компенсації зробіть запис:
Дебет 91-2 Кредит 73
- нарахована компенсація вартості харчування.
Витрати, пов'язані з доставкою готових обідів в офіс, відобразіть проводками:
Дебет 60 Кредит 51 (50)
- оплачені обіди, що надаються співробітникам;
Дебет 41 Кредит 60
- відображено вартість обідів при їх придбанні;
Дебет 70 Кредит 91-1
- надані безкоштовні обіди співробітникам;
Дебет 91-2 Кредит 41
- списана вартість обідів.
При обслуговуванні співробітників на підприємстві громадського харчування по заздалегідь укладеним договором зробіть проводку:
Дебет 91-2 Кредит 60
- відображено вартість обслуговування співробітників на підприємстві громадського харчування.
Вартість безкоштовного харчування співробітників у власній їдальні організації відобразіть так:
Дебет 91-2 Кредит 29
- відображена безоплатна передача продукції їдальнею співробітникам організації.
Витрати на безкоштовне харчування співробітників, які не передбачені колективним або трудовими договорами, що не зменшать оподатковуваний прибуток (п. 25 ст. 270 НК РФ). Тому при загальній системі оподаткування в бухобліку потрібно фіксувати постійні різниці і відображати постійні податкові зобов'язання (п. 7 ПБУ 18/02). При цьому потрібно зробити проводку:
Дебет 99 субрахунок «Постійні податкові зобов'язання» Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»
- відображено постійне податкове зобов'язання.