Буває, що будь-яке майно фірми виявляється вчасно не оприбуткованих. Це може бути викликано різними причинами: бухгалтер «забув» поставити цінності на облік, документи постачальника «загубилися» безповоротно, речі були куплені директором на власні гроші і т. П. Але рано чи пізно відобразити таке майно на балансі доведеться. А як це краще зробити? Є кілька способів
Який з них вам підійде, той і використовуйте. При цьому порядок оформлення паперів, обліку та оподаткування для кожного випадку буде свій. Отже, майно можна відобразити як:
- додатковий внесок засновника-громадянина;
- «Покупку» у співробітника;
- «Оренду» у співробітника;
- особисте майно працівника, за використання якого належить виплата компенсації;
- «Безоплатно отримане» у громадянина;
- «Виявлене» при інвентаризації.
Відразу обмовимося: який би з перерахованих варіантів ви не вибрали, ні про яке заліку вхідного ПДВ не може бути й мови. Напевно, не потрібно пояснювати, чому. Адже основна умова отримання вирахування з ПДВ - наявність рахунку-фактури (п 1 ст. 172 НК РФ). Але саме цих документів у вас і не буде. Так як в перших п'яти випадках цінності вам передасть людина. А люди, як відомо, не є платниками ПДВ, тому не виписують рахунків-фактур (ст. 143 НК РФ). Через відсутність рахунку-фактури не буде вхідного податку та по майну, «виявленому» при інвентаризації. Адже постачальника, у якого фірма колись могла придбати це майно і отримати документи на покупку (в тому числі і рахунок-фактуру), вже не знайти. Тепер розглянемо кожен з варіантів більш докладно.
Додатковий внесок засновника
Якщо ваша фірма - товариство з обмеженою відповідальністю, а серед засновників є фізичні особи, то цей варіант для вас. Статутний капітал товариства можна збільшити за рахунок додаткових внесків його учасників. Нехай цим вкладом і стане ваше враховане майно.
Перш ніж збільшити статутний капітал, потрібно внести зміни в установчі документи. Це вимагає часу і сил, тому фірми йдуть на таке не часто. Але, на наш погляд, абсолютно марно. Адже розмір статутного капіталу говорить про «солідності» фірми, капіталізації її активів. До того ж компанія з оборотами в мільйони рублів і статутним капіталом в 10 000 рублів викличе здивування, наприклад, у іноземного інвестора. А деякими видами діяльності можна займатися, якщо статутний капітал нижче якогось певного мінімуму. Зокрема, не можна виробляти алкогольну продукцію, якщо статутний капітал компанії менше 10 млн рублів. Таким чином, збільшення статутного капіталу - справа хоч і трудомістка, але аж ніяк не марна.
Отже, на загальних зборах учасників товариства вам потрібно прийняти рішення про збільшення статутного капіталу за рахунок додаткових внесків. Щоб визначити вартість вкладу, по якій його потрібно відобразити в бухгалтерському обліку, оцініть ваше «не враховане» майно. Але найкраще, якщо це зробить незалежний оцінювач.
Зверніть увагу: якщо річ дорога, то «допомогу» незалежного оцінювача обов'язкове!
Що стосується податкового обліку, то Податковий кодекс (ст. 277 НК РФ) вимагає діяти наступним чином. Якщо засновником є громадянин, то потрібно, щоб «колишній» власник передав вам документи на майно. У цих «папери» повинна бути вказана вартість речі. Потім з цієї вартості потрібно відняти суму зносу. Причому, як визначити цей знос, в кодексі нічого не сказано. Але якою б не була вартість майна за «паперів» і сума зносу, відобразити об'єкт в податковому обліку можна за ціною, що не перевищує ринкову. А підтвердити цю ПДФО з такої виплати вам не потрібно, адже в даному випадку ви не є податковим агентом (п 2 ст. 226 НК РФ). Людина, яка «продав» вам «своє майно», заплатить цей податок самостійно (п 1 ст. 228 НК РФ).
Зверніть увагу: часто «купувати» майно у одного і того ж працівника небезпечно для останнього. Податківці можуть вирішити, що він веде підприємницьку діяльність без постановки на облік в якості індивідуального підприємця. А за це передбачений штраф - 10 відсотків від отриманих доходів, але не менше 20 000 рублів (ст. 117 НК РФ).
Якщо річ, яку ви «купуєте», - основний засіб, зверніть увагу на наступні важливі моменти.
За загальним правилом, купивши об'єкт, «був у вжитку», фірма може зменшити термін його корисного використання на кількість років (місяців) експлуатації колишнім власником (п 12 ст. 259 НК РФ). І, відповідно, розраховувати «податкову» амортизацію по колишньому у вживанні предмету, виходячи з зменшеного терміну служби. Однак для нашого випадку цей порядок не годиться.
Справа в тому, що у вашого працівника відсутні документи не тільки на придбання цього майна, але і папери, що підтверджують термін його корисного використання та експлуатації. Тому визначати норму і суму амортизації доведеться виходячи з повного терміну служби об'єкта. З вартості основних засобів, визначеної за правилами бухгалтерського обліку, потрібно буде платити податок на майно (п 1 ст. 374 НК РФ).
«Оренда» у співробітника
Сума орендної плати в повному розмірі зменшить оподатковуваний прибуток (подп 10 п 1 ст. 264 НК РФ). Але в той же час збільшить сукупний дохід співробітника. Тому з виплачених сум фірма повинна буде утримати і перерахувати до бюджету ПДФО (п 2 ст. 226 НК РФ) за ставкою 13 відсотків.
У бухгалтерському обліку зробіть проводки:
Дебет 26 (25, 44) Кредит 73
- нарахована орендна плата за користування майном співробітника;
Дебет 73 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб»
- утриманий податок на доходи фізичних осіб (13 відсотків) з орендної виплати співробітнику;
Дебет 73 Кредит 50
- виплачена співробітнику орендна плата.
Компенсація за використання особистого майна
Ви можете призначити співробітникові щомісячну компенсацію за використання ним особистого майна в службових цілях (ст. 188 ТК РФ). Необхідність використання саме цієї речі у трудовій діяльності можна підтвердити будь-якими документами: трудовим договором, посадовою інструкцією, наказами, локальними актами.
Правда, як і в попередньому випадку, особисте майно у вигляді товарів, сировини і матеріалів для використання в службових цілях не підійде. Причина та ж: вони не можуть бути об'єктами тривалої експлуатації.
Розмір компенсації узгодьте з працівником і зафіксуйте в угоді про використання особистого майна співробітника в інтересах фірми. Краще оформити цю угоду як додаток до трудового договору.
На нашу думку, компенсацію можна врахувати в складі «інших податкових» витрат фірми (подп 49 п 1 ст. 264 НК РФ). Адже перелік інших витрат, наведений у статті 264 Податкового кодексу, - відкритий, значить, сюди можна включити будь-які обґрунтовані витрати. Головне, щоб у відповідності зі статтею 252 Податкового кодексу ці витрати були:
- економічно виправдані;
- документально підтверджені;
- спрямовані на отримання доходу.
- визначити, до якої амортизаційної групи належить майно співробітника, дізнатися термін його служби і розрахувати щомісячну норму амортизації (у відсотках);
- визначити вартість цього майна. Правда, фінансисти не пояснюють, як це зробити. Ймовірно, потрібно брати ПДФО. Сума вирахування - це вартість проданих речей, тобто та сума грошей, яку громадянин отримав за своє майно. Однак, якщо річчю користувалися порівняно недовго, то максимальний розмір майнового податкового відрахування обмежений. Так, якщо людина продає майно (крім нерухомості), яким він володів менше трьох років, то відрахування не може перевищувати 125 000 рублів на рік. А якщо мова йде про продаж будинку (квартири, дачі), які перебували у власності громадянина менше трьох років, то відрахування не може бути більше 1 млн рублів на рік.
Своїм майном повинен користуватися тільки сам співробітник. Саме ця обставина відрізняє компенсацію від оренди, при якій особистим майном співробітника можуть користуватися як він сам, так і інші працівники фірми.