Наказ - основний правовий акт, що видається керівником організації будь-якої організаційно-правової форми або форми власності, що діють на основі єдиноначальності. Накази видаються з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією, а також з адміністративних питань, що вимагають правового вирішення, і з питань трудових відносин між працівником і роботодавцем.
Л Аріса З Анкін, канд. іст. наук, доцент кафедри документознавства РДГУ, Москва
У кожній організації керівник видає накази двох видів: з основної діяльності та з особового складу. Обов'язковість видання наказів по особовому складу встановлена Трудовим кодексом РФ. Наприклад, вони необхідні при прийомі на роботу (ст. 68 ТК РФ), при припиненні трудового договору (ст. 841 ТК РФ).
Наказ - найважливіший документ в системі кадрової документації. З його допомогою відбувається оформлення прийому на роботу, внутрішніх переказів, звільнення і т.д. На основі наказів ведуться всі облікові форми (особова картка працівника (форма № Т-2), особові рахунки), заповнюються особисті справи, трудові книжки і ряд інших документів. Наказ підтверджує факт роботи окремої людини у конкретного роботодавця і не тільки в даний час, але і через багато років.
Наказами по особовому складу оформляють такі процедури:
- прийом на роботу;
- переклад на іншу роботу;
- звільнення (розірвання трудового договору);
- надання відпусток (відкликання з відпустки);
- відрядження;
- внесення змін до облікових документів;
- застосування до працівника заходів заохочення;
- накладення на працівника дисциплінарного стягнення.
Всі накази по особовому складу готує кадрова служба, а при її відсутності - працівник, відповідальний за роботу з цією документацією. Видання наказу включає кілька етапів: підготовка, оформлення, реєстрація, візування (або погодження), ознайомлення з ним працівника.
Кадровику слід пам'ятати два загальних правила по роботі з уніфікованими формами:
1. Всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації (включаючи код, номер форми, найменування документа) буде не можна змінити. Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.
2. Кадрова служба для зручності користування має право на свій розсуд вносити в уніфіковані форми наступні зміни:
Внесені зміни повинні бути закріплені наказом керівника організації (або іншим локальним нормативним актом).
Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку кадрів повинні застосовуватися організаціями (юридичними особами) всіх організаційно-правових форм і форм власності, а також роботодавцями - індивідуальними підприємцями. Уніфіковані форми по обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом по оплаті праці поширюються на юридичні особи всіх організаційно-правових форм і форм власності, крім бюджетних установ.
Найменування наказу (розпорядження)
Про заохочення працівників
Додавання літери «а» до номера уніфікованої форми означає, що вона призначена для документального оформлення наказу по особовому складу, в якому одне розпорядча дія (наприклад прийом на роботу) поширюється на декількох працівників. Уніфіковані форми наказів без літери «а» використовуються для оформлення індивідуального наказу (одне розпорядча дія на одного працівника).
Заголовна частина уніфікованих форм наказів має однаковий склад реквізитів: найменування організації, її код за ЄДРПОУ (Класифікація підприємств та організацій), назва структурного підрозділу (форми) і її код за ОКУД (Загальноросійський класифікатор управлінської документації), номер і дата складання документа (приклад 3).
При підготовці проекту наказу з використанням уніфікованих форм слід дотримуватися таких правил:
Номер наказу проставляється при його реєстрації. В межах календарного року кадрові накази реєструють порядковими номерами з додаванням літерного індексу. Система індексації документів створюється в кожній кадровій службі і залежить від прийнятих в організації правил реєстрації та кількості видаваних наказів. Всі накази по особовому складу діляться на групи відповідно до термінів їх зберігання. Найчастіше з індексом «ЛЗ» (або «К») реєструють накази довготривалих термінів зберігання (це накази про прийом на роботу, перекладах, звільнення з роботи). А ось у наказів про надання щорічних оплачуваних, а також навчальних відпусток, коротко-термінових відрядженнях, стягнення термін зберігання обмежений п'ятьма роками, отже, буквений індекс у них повинен відрізнятися (наприклад накази про надання щорічних оплачуваних відпусток реєструють з індексом «О»).
Реєстраційний номер наказу необхідний для обліку документів, але, крім цього, він є одним з реквізитів, які надають документа юридичну силу, тобто роблять документ безперечним з точки зору його офіційності.
Система індексації документів по кадрам залежить від прийнятих в організації правил реєстрації та кількості видаваних наказів
У наказах по особовому складу передбачено проставлення такого реквізиту, як дата видання наказу, яка розміщується в його головній частині. Слід мати на увазі: ст. 68 ТК РФ визначено, що наказ про прийом на роботу оголошується працівникові під розпис в триденний строк з дня фактичного початку роботи. Значить, і дата видання наказу повинна відповідати цього терміну.
Оформлення змістовної частини наказу по особовому складу в уніфікованих формах не представляє складності - вона заповнюється відповідно до наявного підрядником.
Останній етап підготовки наказу - його підписання. На підпис керівнику організації представляється повністю заповнена уніфікована форма. Оформлення підпису передбачає зазначення посади керівника, його особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Останній реквізит, який заповнюється в уніфікованих формах, - віза ознайомлення працівника, що складається зі слів «З наказом ознайомлений», особистого підпису працівника і дати ознайомлення.
Крім наказів в уніфікованій формі, кадрові служби також видають накази в текстовій формі. Так, не уніфіковані накази, що видаються при оформленні стягнень працівників (за винятком звільнення), відкликання з відпустки, про внесення змін до облікових документів, наприклад при зміні прізвища.
Подібні накази оформляють на бланку, який використовується для видання наказів керівника по основній діяльності. Бланк наказу повинен містити найменування вищого органу (при його наявності), найменування організації (установи, підприємства), вид документа (наказ), місце його видання, місце для проставлення індексу документа, дати. Реєстраційний індекс і дата оформляються за тими ж правилами, що і при заповненні уніфікованих форм.
Наказ по особовому складу, що видається в текстовій формі, так само як і наказ в уніфікованій формі, може оформляти одне розпорядча дія відносного одного або декількох працівників. У першому випадку текст наказу буде містити один пункт. У другому (такі накази називають зведеними) - текст повинен містити відповідну кількість пунктів.
Змістовна частина наказу по особовому складу, який оформлюється в текстовій формі, як правило, починається вказівкою на розпорядча дія: «Оголосити догану ...» «Відкликати з чергового оплачуваної відпустки ...» і т.п. При формулюванні тексту розпорядчих документів слід домагатися того, щоб він точно висловлював розпорядча дія, не допускав його різних тлумачень.
Після закінчення тексту від нього відступають два-три інтервалу, друкують слово «Підстава:» і дають посилання на назву, дату і номер документа (документів), які є підставою для видання наказу.
На підпис керівнику організації представляється повністю оформлений і завізований проект наказу. Оформлення підпису передбачає зазначення посади керівника, його особистий підпис, ініціали і прізвище.
Таким чином, до оформлення наказу і в уніфікованої, і в текстовій формах пред'являються одні й ті ж вимоги: в головній частині необхідна наявність назви організації, дати і номера наказу, заголовка до тексту; в оформляє частини обов'язкове власноручний підпис керівника організації і віза ознайомлення працівника.
Дотримання встановлених вимог до оформлення наказів по особовому складу гарантує збереження значення цього документа і для роботодавця (наприклад при перевірках територіальних відділень Інспекції з праці або при пред'явленні документів в суді), і для працівника, як в період його роботи в організації, так і після звільнення з неї. Багато накази є документами з терміном зберігання 75 років і тому зберігають своє значення через багато років після їх видання.
Окремих пояснень вимагає такий етап підготовки наказу по особовому складу, як його узгодження, тобто візування тими посадовими особами організації, які мають відношення до того чи іншого правового відношенню працівника і роботодавця.
Деякі організації не оформляють візи на наказі і обмежуються збором віз посадових осіб на заявах. У тих випадках, коли візування проводиться, накази по особовому складу, як правило, візують керівник структурного підрозділу, в якому працює даний працівник, головний бухгалтер, юрисконсульт (при його наявності). На наказі може бути віза інспектора або керівника кадрової служби, що підтверджує відповідальність кадровика за оформлення наказу, за стан документів, пред'явлених працівником, і т.д.
Склад осіб, що візують накази по особовому складу, в різних організаціях має істотні відмінності. Тому правила візування наказів по особовому складу в конкретній організації повинні бути визначені кадровою службою та керівництвом організації і закріплені в інструкції по роботі з кадровими документами або іншому локальному нормативному акті.
Візи проставляються або в нижній частині останнього аркуша наказу (після підписів), або на зворотному боці останнього аркуша оригіналу наказу.
> Воронов К.Т. Воронов
Романова О.В. Романова
Наказ набирає чинності з моменту підписання, реєструється в цей же день і оголошується працівникові під розпис.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
Зразок оформлення уніфікованої форми наказу (розпорядження)
Зразок оформлення наказу в текстовій формі
