Існують такі посади, в рамках яких працівник розпоряджається матеріальними цінностями. Такі особи є матеріально відповідальними, відповідно, ця умова потрібно відобразити документально - між роботодавцем і працівником необхідно укласти договір про матеріальну відповідальність.
В зобов'язання матеріально відповідальної особи входить контролювання збереження довіреної йому власності організації та відшкодування збитків організації в разі їх нанесення. Поговоримо про те, хто може бути матеріально відповідальною особою, розглянемо перелік посад по ТК РФ і як правильно оформити документацію по призначенню осіб, які несуть матеріальну відповідальність.
Як відбувається призначення матеріально відповідальної особи
Призначення матеріально відповідальної особи відбувається під час оформлення співробітника на робочу вакансію в організації, правда лише тоді, коли роботодавець подбав про складання і підписання обома сторонами необхідної документації.
Зверніть увагу: складання та підписання документації на оформлення матеріальної відповідальності співробітника за майно організації не є обов'язковим і відбувається повністю за ініціативою і бажанням роботодавця.
У законодавчій базі РФ зазначено, що роботодавець має право передбачити шкоду майну, який може нанести співробітник в процесі роботи і попередити матеріальні збитки, шляхом укладення договору з працівників під час його оформлення на роботу. Але такий договір зовсім не є обов'язковим. Незважаючи на те, що оформити людину на роботу можна і без складання і підписання документів про несення матеріальної відповідальності, роботодавець повинен розуміти ступінь ризику, на який він йде в даному випадку. За відсутності належної документації можуть виникнути істотні труднощі з вилученням компенсації за завдані збитки, у разі наявності такої необхідності.
Перелік документів для оформлення матеріальної відповідальності
На самому початку співпраці, між роботодавцем і працівником повинен бути укладений письмовий і нотаріально завірений договір про повну матеріальну довіреності (далі Договір). Договір укладається тільки в тому випадку, якщо співробітник є повністю дієздатним, повнолітньою особою. З зразком бланка Наказу про призначення матеріально відповідальних осіб за ТМЦ ви можете ознайомитися за посиланням. а так же, звернувши увагу на наступне зображення.
Пункт про матеріальну відповідальність обов'язково вказується і в трудовому договорі з працівником. В окремому підпункті документа потрібно вказати ступінь матеріальної відповідальності працівника, а також повна назва, дату оформлення і номер Договору, на основі якого базується обов'язки обов'язки матеріально відповідальної особи відповідати за збереження майна організації.
Види матеріальної відповідальності працівників
Матеріальна відповідальність працівників може мати індивідуальний або колективний характер. При оформленні людини на роботу дуже важливо розуміти, який характер матеріальної відповідальності за довірене майно варто вказати в Договорі. У разі якщо вид матеріальної відповідальності буде вказано в Договорі невірно, працівник має повне право відмовитися від відшкодування завданих збитків, так як будь-який суд визнає укладений раніше Договір недійсним. Такий порядок речей може бути не дуже зручним для роботодавця і не цілком справедливим, але він встановлений в першу чергу для того, щоб захистити права відповідальної особи (приклад утиску прав працівника в Договорі буде розглянуто нижче).
Зверніть увагу: якщо роботодавець або представник кадрового відділу уважно ознайомиться із законодавчою базою і заглядає в деталі складання та оформлення Договору, у нього не виникне проблем з відшкодуванням завданих збитків.
Виникає закономірне питання: чим відрізняються індивідуальна і колективна форма відповідальності, і як дізнатися яка з них повинна бути вказана в Договорі в кожному індивідуальному випадку? Індивідуальна форма відповідальності означає, що в разі нанесення збитків, працівник буде відшкодовувати їх самостійно. Вона можлива в разі ввіреного працівникові майна фірми в особисте користування. Колективна ж форма передбачає. що кожен учасник певної групи людей несе рівний ступінь відповідальності за ввірену об'єкт і зобов'язаний буде відшкодувати певну фіксовану процентну частину від завданих збитків.
У трудовому договорі вид матеріальної відповідальності повинен бути вказаний вірно, тому що в противному випадку працівник має право відмовитися від відшкодування шкоди роботодавцю
Коли доречна колективна та індивідуальна відповідальність
Колективна відповідальність призначається тоді, коли майном організації в рівній мірі і на рівних правах користуються кілька працівників, а використання об'єкта тільки одним співробітником неможливо. Наприклад, водії маршрутного таксі постійно змушені обмінюватися машинами, так що зафіксувати одного відповідального за збереження майна організації співробітника неможливо. Якщо трапляється поломка машини, кожен з водіїв бере на себе відшкодування рівній частині збитків. Тут доречна тільки колективна форма відповідальності, тому що в противному випадку одному з водіїв довелося б виплачувати непомірну для нього суму, що компенсує пошкодження, які планомірно наносилися усіма співробітниками.
Індивідуальна відповідальність передбачена за дії співробітника, які є причиною піднесення компанією матеріальних збитків, якщо свою роботу людина виконує щодо осторонь, тобто існують функції, за які відповідає толь даний співробітник. Приклад: при перерахунку в кінці дня в касі, за корою цілий день сидів один касир виявили недостачу. Зрозуміло, що працівник тут повинен відшкодувати принесені через неуважність збитки.
Зверніть увагу: грамотно розібравшись в тонкощах призначення колективної та індивідуальної відповідальності, роботодавець може не бояться, що збитки, завдані компанії, залишаться невідшкодованими.
Хто може бути матеріально відповідальною особою
Нарешті ми дісталися до самої основної та важливою для роботодавця і працюючого інформації. Далеко не з кожним співробітником може бути підписаний Договір. Для того, щоб працююча людина могла нести відповідальність за збереження майна організації повинні бути дотримані дві основні умови:
- співробітник офіційно працевлаштований і з ним укладено нотаріально завірений договір;
- посаду, яку займає співробітник, входить до Переліку посад матеріально відповідальних осіб (далі Перелік).
Існує спеціальних перелік матеріально відповідальних посад
Перелік матеріально відповідальних посад
Слід відразу зазначити, що в цілому до Переліку входить кілька десятків видів професій, так як майже кожна робота пов'язана з великою відповідальністю. Основну позицію в Переліку займаю люди, які безпосередньо працюють з фінансами, також сюди входять адміністратори і фармацевтичні працівники.
Згідно з Переліком індивідуальну матеріальну відповідальність несуть:
- касири всіх можливих установ;
- директора і адміністратори всіх рівнів, включаючи керівників організацій;
- людей, які безпосередньо працюють з видачею кредитів, переведенням валютних, кредитних та інших засобів, обслуговуванням банкоматів та інших деньгохраніліщ, обслуговуванням клієнтів банку, які мають цінні заощадження, працівники ломбардів та інших установ, пов'язаних з постійним оборотом грошей і т. п. Тобто всі люди, які за службовим обов'язком, так чи інакше, мають справу з фінансами;
- завідувачі господарством, завідувачі складом, старші медсестри і представники інших професій, пов'язаних з обліком, зберіганням і т. п. майна організації;
- фармацевти, провізори, технологи, завідуючі аптеками та інші представники професій, пов'язаних з продажем, перевезенням і т. п. фармацевтичних засобів;
- лаборанти, методисти та інші люди, чиї професії пов'язані з підготовкою обладнання в наукових і медичних організаціях;
- колективну відповідальність згідно з Переліком несуть представники цих же професій, якщо діяльність двох або більше професіоналів нероздільна. Наприклад: два і більше працівника банку для безпеки можуть одночасно виконувати перевезення грошових коштів, інкасаторські функції.
Також колективну відповідальність несуть:
- сільськогосподарські працівники;
- працівники, які здійснюють монтаж і ремонт апаратури;
- працівники музеїв, заповідників та інших закладів культури і т. п.
Призначення матеріально відповідальної особи фіксується документально
Таким чином, необхідні умови для для настання повної матеріальної відповідальності - це повноліття особи, знаходження в штаті організації в якості постійного співробітника і факт взаємодії з матеріальними цінностями в умовах посадових обов'язків.
Іншими словами, недостатньо укласти тільки договір зі співробітником про повну матеріальну відповідальність. Як правило, вона настає тільки для працівника, який фактично пов'язаний з прийомом, відпусткою, реалізацією ТМЦ або грошових коштів.