Форма Т-9 використовується в якості стандартного бланка, для наказу на відправлення співробітника в поїздку по службовій необхідності, простіше кажучи - у відрядження. Основна інформація, яка повинна міститися в цьому документі: дата заповнення, особисті дані співробітника, місце призначення (має відрізнятися від постійного місця роботи про відрядження) і мета поїздки. Підписується форма Т-9 керівником організації і тим співробітником, який відправляється у відрядження.
Завантажити наказ про направлення працівника у відрядження за формою Т-9
Хто складає наказ на відрядження
Форму Т-9 має заповнювати або фахівець кадрового відділу, або бухгалтер підприємства. Але для цього у них має бути відповідне розпорядження керівника організації.
особливості заповнення
Форма Т-9 призначена для заповнення тільки на тих працівників організації, які більшу частину часу перебувають на основному місці роботи. Для тих співробітників, в чий функціонал входять постійні роз'їзди (наприклад, водії), накази на відрядження писати не потрібно.
Слід врахувати, що попередньої згоди на відрядження у співробітників питати не потрібно - керівництво має право відправити у службове поїздку будь-якого працівника на свій розсуд.
Заповнення наказу за формою Т-9
Умовно форму Т-9 можна поділити на 3 частини. Перше, що потрібно вказати в наказі на відрядження: найменування компанії із зазначенням її організаційно-правового статусу (ІП, ТОВ, ЗАТ, ВАТ). Потім до наказу вписується код ОКПО (береться він з правовстановлюючих документів), номер наказу по внутрішньому документообігу, а також дата його заповнення.
Друга частина даного документа включає в себе основні відомості. Тут необхідно вписати особисті дані про співробітника: ПІБ (повністю), його табельний номер, посада і структурний підрозділ (відділ), до якого він належить. Далі пишеться місце призначення (країна і місто), термін відрядження (в календарних днях) із зазначенням дати її початку і закінчення.
Звертайте увагу на підрахунок днів
При оформленні форми Т-9 важливо правильно підрахувати відрядження дні - поїздка повинна бути розрахована з дня від'їзду на день приїзду. Тобто, в тому випадку, якщо за проїзним документом час відправлення 23:45 цей день необхідно включити в термін відрядження (те ж саме стосується дня приїзду). Якщо відрядження приїжджає вночі о 00:05 - цей день також повинен бути включений в поїздку.
У третьому розділі потрібно визначити мету відрядження і обов'язково прописати за чий рахунок вона буде оплачена.
Мети поїздки можна умовно поділити на два види.
Загальні цілі:
- закупівля сировини, обладнання, матеріалів для діяльності організації;
- переговори з партнерами, укладення нових угод, договорів, контрактів;
- особисту участь представника компанії в спірних переговорах;
- пошук нових постачальників і знайомство з новими ринками збуту;
- отримання нових умінь, знань і навичок, наукові вишукування.
вузьконаправлені мети
- контроль за роботою філії, структурного підрозділу;
- навчання молодих фахівців;
- ремонт і обслуговування техніки та обладнання в філіях і структурних підрозділах.
Трохи нижче після рядків про цілі і оплати поїздки потрібно внести посилання на документ, який послужив підставою для відрядження. Після того, як наказ оформлений за всіма правилами, його потрібно надати на підпис директору організації. В останню чергу форму Т-9 про відрядження повинен підписати і сам співробітник, що направляється в службову поїздку. Навпаки його підпису ставиться дата створення наказу.
Чи потрібна печатка на формі Т-9
Як свідчить ГОСТ «Уніфікована система документації» друк на наказі на відрядження ставити не потрібно, оскільки даний документ відноситься до внутрішньої документації підприємства і завіряти його справжність немає необхідності.
Підтвердження витрат на відрядження
При поверненні з відрядження працівник зобов'язаний надати в бухгалтерію організації всі документи, що підтверджують його витрати. Це можуть бути:
- проїзні квитки, чеки про платною автодорогою, парковці і т.п;
- чеки з автозаправних станцій про суми, витрачені на бензин (при поїздці на особистому автомобілі);
- чеки, рахунки, квитанції з готелів або готелів про витрати за знімання кімнат;
- будь-які інші платіжні документи, які пошкоджують витрати, пов'язані з відрядженням.
На підставі цих чеків і квитанцій потрібно буде або повернути частину отриманих авансом на відрядження або отримати компенсацію за витрачені понад авансу кошти.
Що буде якщо відправити співробітника у відрядження без наказу
У цьому випадку можливі такі наслідки:
- неможливість працівником офіційно підтвердити витрати на відрядження;
- штрафні санкції при раптової податкової перевірки.