Генеральний директор, як і всі працюючі росіяни, теж має право піти у відпустку за чинним трудовим законодавством. Однак статус вищого керівника сильно відрізняється від положення і обов'язків будь-якого іншого співробітника.
В даному випадку часто виникає спірне питання: оформляти чи ні відповідний наказ? Однозначно можна стверджувати одне: наявність наказу про відпустку генерального директора по формі Т-6 вбереже від проблем з боку податкових і трудових інспекторів, якщо ті прийдуть перевіряти діяльність підприємства.
На що ж потрібно звернути особливу увагу кадровим працівникам в ході оформлення документації, пов'язаної з відпочинком керівника?
Що говорить ТК РФ?
Керівник є таким же працівником, як і всі інші офіційно працевлаштовані співробітники підприємства.
Згідно ст.274 ТК РФ можна зрозуміти, що трудові права і широкі обов'язки генерального директора узаконені установчими документами організації. Але незважаючи на його високий статус, надання відпускних періодів першій особі підприємства гарантовано Трудовим кодексом за умови оформлення документів.
Розглянемо різні варіанти, при яких вищий керівник тимчасово може бути звільнений від своїх повноважень під час щорічного відпочинку.
У документообігу на надання відпустки генеральному директору можуть впливають такі чинники:
- він є найманим працівником;
- компанія створена виключно на його капіталовкладень без участі третіх осіб;
- він входить в число засновників організації з пайовою пакетом акцій.
В акціонерних компаніях, де основним документом вважається статут, заздалегідь передбачається окремий пункт про можливість директора взяти відпустку.
Якщо необхідно розглянути його заяви на раді акціонерів, то він пише документ на ім'я голови зборів з проханням звільнити його на час від покладених обов'язків.
У таких випадках порядок дій повинен бути наступним:
- Директор передає голові зборів або ради засновників заяву на відпустку;
- на нараді обговорюється можливість задоволення його прохання і виноситься рішення;
- при схваленні заяви видається наказ про вибуття у відпустку, в якому вказується особа, що заміщає генерального директора на цей період.
Наказ може підписати сам голова зборів, ради директорів або сам керівник, якщо у нього є відповідний дозвіл.
У тих випадках, коли директор є єдиним інвестором в своєму підприємстві, він може вільно планувати, коли йому краще відлучитися від робочих справ.
І хоча заяву від нього не вимагається, наказ на відпустку повинен бути виданий.
У ньому обмовляється період, на який він позбавляється від своїх повноважень, і призначається штатний співробітник, виконуючий за цей час його функції.
При наявності ради директорів в компанії кожен його член має право заміщати один одного, тому призначення окремої особи на час відсутності керівника не потрібно.
Наказ повинен вказувати на термін надання відпускних днів директору і конкретні дати.
З усього вищевикладеного можна зробити висновок: незалежно від того, написано заяву про відпустку чи ні, повинен бути виданий наказ.
Підстави для складання
У трудовому законодавстві РФ викладено певний порядок надання відпустки співробітникам.
Для цього потрібно розробити кілька типових документів:
- Графік щорічних відпусток.
- Заява від працівника.
- Наказ про надання відпустки.
- Повідомлення працівника про майбутній відпочинок.
- Записка-розрахунок по оплаті за відпускний період.
Підставою оформлення наказу про відпустку за планом буде служити графік відпусток, в для позапланового відпустки - заява.
Без заяви не можна оформляти наказ на такі види відпусток:
- без збереження заробітної плати;
- по вагітності та пологах;
- навчальний;
- по догляду за дитиною та інші.
Якщо на підприємстві передбачено розгляд заяви на зборах акціонерів, то необхідно отримати письмовий протокол або рішення для складання наказу.
Коли ж період відпочинку збігається з плановим, який затверджений в графіку відпусток, то наказ можна надрукувати без заяви від керівника. В іншому випадку без письмового прохання директора не обійтися.
Чи можна утримати аліменти з лікарняного листа? Подробиці - тут.
Як оформити наказ на відпустку генерального директора?
Форми наказів для різних видів відпусток має свої схожі та відмінні риси.
- найменування організації;
- П.І.Б. керівника;
- підпис.
У змісті змінюються термін, дати початку і закінчення відпустки, причини, за якими потрібно звільнення від посадових обов'язків.
Для щорічної відпустки використовується наказ за затвердженою законом формі Т-6, або довільній формі, затвердженої в організації.
При самостійному вирішенні керівника про свою відпустку форма Т-6 заповнюється за такими правилами:
- відображають реквізити наказу організації;
- вноситься табельний номер, особисті дані і посаду керівника;
- відзначають, до якого структурного підрозділу відноситься генеральний директор;
- відображають робочий період і число днів;
- ставлять початкову і кінцеву дати періоду відсторонення від роботи.
Якщо наказ про відпустку складається не за уніфікованою формою, то в текст може бути включений пункт про відповідальну особу, призначеному виконуючим обов'язки директора на період його відсутності.
Хто підписує?
Якщо генеральний директор вправі сам собі визначати час відпустки, то наказ він підписує самостійно.
При винесенні рішення про відправку його у відпустку на загальних зборах наказ підписує голова зборів.
Оформляє наказ відповідальна особа або працівник відділу кадрів, який зобов'язаний отримати підпис у генерального директора і заодно повідомити його про дні відпочинку.
Типовий зразок і приклади
Форма Т-6 для різних типів відпусток заповнюється наступним чином:
Якщо є єдиним засновником в ТОВ
В даному випадку все просто: директор сам собі призначає і підписує наказ про відпустку без узгодження з іншими особами.
Якщо директор - найманий працівник
Якщо рішення про відпустку приймають збори, то голова зборів і візує документ.
Якщо директору надано можливість самостійно вирішувати, коли він може покласти повноваження на іншого члена компанії, то наказ він підписує сам собі.
Де потрібно реєструвати?
Компанії на свій розсуд можуть організувати облік наказовій документації, в залежності від кількості працюючого персоналу підприємства.
Наприклад, для реєстрації різних наказів про відпустки в організації, що мають великий штат співробітників, створюють такі журнали:
- про надання відпусток;
- для фіксації розпоряджень про перенесення відпускного періоду працівників;
- про відгуки співробітників з відпустки.
Журнали повинні вестися на папері, але допускається і електронний варіант такого обліку документації.
Нижче наведено зразок журналу реєстрації наказів про відпустки:
Скільки і де зберігається?
Зберігання наказів про відпустки регулюється нормами наказу Мінкультури за №558.
Але підприємства мають право і самостійно приймати розпорядження про терміни і порядок зберігання документації.
Термін зберігання наказу про відпустку становить:
- 5 років, якщо він не включений до особової справи співробітника;
- якщо порядок, встановлений на підприємстві, передбачає включення наказу в особову справу, то термін зберігання становить 75 років.
Кадровикам необхідно детально ознайомитися з усіма нюансами оформлення та зберігання наказів про відпустки, щоб уникнути претензій з боку будь-яких перевіряючих органів.
Де застосовується безтарифна система оплати праці? Дивіться тут.
Як ознайомити і як повідомити про початок відпочинку?
Важливий момент ознайомлення генерального директора та інших співробітників з майбутньою відпусткою. Найголовніше в цьому питанні - це своєчасність.
Дізнатися про свою відпустку співробітник повинен як мінімум за 2 тижні до його початку.
Кадровику потрібно оформити письмове повідомлення про майбутню відпустку, показати або зачитати його генеральному директору і отримати його підпис на цьому документі.
Своїм підписом керівник підтверджує свою згоду з наказом.
Важливо повідомити не тільки директора або співробітника про дні відпочинку, а ще й бухгалтерію, яка повинна нарахувати йому відпускні і видати їх до відпустки.
Повідомлення пишеться в довільній формі:
Як оформити передачу повноважень?
Коли у директора є заступник, то відхід у відпустку керівника не створить проблем, і всі повноваження виконуватиме друга особа підприємства.
При відсутності такої посадової особи заміщення покладається на обраного відповідального співробітника. Він повинен бути призначений окремим наказом на час відсутності керівника.
Йому може бути призначена доплата за тимчасове виконання обов'язків генерального директора.
Зверніть увагу! Навіть при мінімальному відпустці першого керівника необхідно оформити наказ про покладання його повноважень на співробітника організації, з метою юридичної правомірності підписання документів.
Ось так виглядає наказ про заміщення директора на час його відпустки:
Чи можна відкликати керівника?
Іноді виникають обставини, коли генерального директора потрібно відкликати з відпустки для вирішення якоїсь ситуації. Трудове законодавство визначає порядок таких дій в ст.125 ТК РФ.
У ній зазначено, що викликати його на роботу можна тільки на підставі особистої згоди та в залежності від умов, викладених в Статуті підприємства.
Порядок дій при відкликанні директора з відпустки:
- Якщо він не є єдиним засновником, то збори або інший засновник компанії виносять рішення про його передчасному повернення на роботу до закінчення відпускного періоду. Однак причина повинна бути дуже вагомою для того, щоб документ отримав юридичну силу.
- На підставі рішення видається наказ про відкликання керівника. Підписує документ інший засновник або голова зборів.
У тому випадку, коли директор є єдиним засновником, досить просто видати наказ про його дострокове повернення до роботи.
Перша особа, керівне підприємством, можна відкликати з відпустки при дотриманні правил ТК РФ.
Підстави для відкликання повинні бути досить вагомими:
- запобігання виникненню стихійного, екологічного лиха або усунення його наслідків;
- при виникненні загрози виробничої аварії;
- для усунення наслідків в разі надзвичайної ситуації;
- для запобігання причин, які можуть спричинити нещасний випадок, простий, загибель або псування матеріальних цінностей або майна підприємства;
- в інших випадках, які можуть негативно вплинути на діяльність організації.