Для того щоб списати ПММ потрібно підтвердити характер використання цих запасів.
Підставою для списання витрачених ПММ є подорожній лист. При цьому обсяги перевезень вантажними автомобілями не враховуються, якщо ці обсяги не підтверджуються товаротранспортних накладними.
Списання ПММ, використаних на профілактичні та ремонтні роботи, відбувається на підставі лімітно-забірних карток, видаткових накладних, актів на виконання робіт.
Витрати ПММ визначаються на підставі затверджених норм. Види норм витрат ПММ:
- базова лінійна норма на 100 км пробігу;
- норма для виконання транспортних робіт на 100 т / км;
- норма на одну тонну додаткової маси (в разі використання причепа);
- норма на поїздку з вантажем (ця норма пов'язана з маневровкой автомобіля і виконанням операцій завантаження-розвантаження);
- норма на 100 км пробігу при виконанні спеціальних робіт;
- норма на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілях (розрахована на одну годину або одну операцію);
- норма на роботу автономного обігрівального пристрою (розрахована на одну годину).
Нормами передбачено також різні надбавки і поправочні коефіцієнти, що дозволяють враховувати обставини, в яких виконуються роботи (наприклад, кліматичні умови). Застосування поправочних коефіцієнтів і перехід на літні або зимові норми починається за наказом керівника підприємства.
У разі виявлення понаднормових витрат ПММ, складається відомість таких витрат і подається керівнику підприємства для прийняття рішення про відшкодування вартості перевитрачених ПММ. Як правило, понаднормові витрати пального розглядаються як недостача, що підлягає відшкодуванню за рахунок винних осіб. При бригадному методі роботи, за згодою робітників допускається введення солідарної відповідальності за недостачу.
За економію ПММ водіям можуть виплачуватися премії. Таке преміювання передбачається спеціально розробленим на підприємстві положенням. Виплати премій за економію ПММ відбуваються на підставі наказу керівника підприємства.
У бухгалтерському обліку ці види премій зараховуються на відповідний рахунок витрат по елементу «Витрати на оплату праці». Загальний розмір виділених на таке преміювання витрат не повинен перевищувати розмір економії ПММ. Кількісні показники списання палива зручніше розраховувати в програмі.