Останнім часом зросла частка ділових подорожей, що відносяться до бізнес-туризму, конгресового та науковому туризму. Більш того, це вважається однією з найбільш перспективних і високоприбуткових сфер світової економіки! У сучасному світі постійно виникають нові організації, асоціації, регіональні підрозділи, нові проекти. Ця діяльність вимагає ділових зустрічей великої кількості людей. Як організувати цю роботу? Розглянемо окремий випадок: проведення виїзного заходу. Так можна провести презентацію, виробити стратегію, скоординувати роботу регіональних відділень.
Чи може він представляти інтерес для працівників освіти? У деяких випадках - так. Уявіть, що ви, наприклад, мають намір вивести навчальний заклад на більш високий рівень, зробити акцент на гуманітарних предметах, збільшити відсоток випускників, які поступили в престижні вузи. Для цього необхідно розробити освітній проект на кілька років. Справа за малим: організувати колегію і скласти програму роботи. Однак на практиці це «мале» перетворюється в цілий набір проблем. Буде потрібно зібрати кілька педради, домагатися консенсусу з кожного питання, оформляти ідеї у вигляді документів. Робота може затягнутися надовго.
Чи не краще (пригадавши правило «скупий платить двічі») цілком присвятити розробці проекту два-три дні, влаштувавши «мозковий штурм»? Причому зробити це там, де вас не будуть відволікати домашні і службові турботи.
Переваги виїзного заходу:
1. У новій обстановці йде швидка і творча робота. Люди відкриваються нового досвіду. У малих групах використовується потенціал усіх учасників.
2. Між людьми встановлюються нові контакти. Виникає грунт для співпраці. Згуртовується колектив.
3. Йде навчання, обмін досвідом.
4. У дискусіях можна відшліфувати ідеї та передати їх великій кількості людей одночасно.
5. Приймається колегіальне рішення, яке буде виконуватися співробітниками в силу причетності ( «так вирішили ми»).
6. У виконавців виникає цілісне уявлення про роботу (думка «я везу цю прокляту тачку», змінюється на «я будую прекрасний замок»). Згодом кожен розуміє, як його зусилля сприяють реалізації всього проекту, і як вони пов'язані з роботою колег. У колективі з'являється взаємозалежність і взаєморозуміння.
7. Виявляються можливості та здібності виконавців. Формуються ініціативні групи. Співробітники, що знайшли «своє місце», істотно полегшують роботу керівника.
8. Поїздка стає незабутньою подією, а місце проведення - зручним символом для позначення.
До десятка переваг не вистачає пари пунктів ... Додайте що-небудь зі свого досвіду!
ВАРІАНТИ ВИЇЗНИХ ЗАХОДІВ
Щоб підвищити рівень професіоналізму, люди вдаються до допомоги навчальних курсів, тренінгів та інших заходів. Наведемо кілька прикладів:
Короткострокові виїзні заходи
конференція
Завдання: обмінятися знаннями, відзвітувати
Результат: інформаційний бюлетень
Круглий стіл
Завдання: привернути увагу до ідеї
Результат: зміна громадської думки
семінар
Завдання: обговорити проблему, проект
Результат: прийняття рішення, затвердження проекту
тренінг
Завдання: навчити, долучити
Результат: набуття досвіду, вмінь, впевненості
атестація
Завдання: упорядкувати, зміцнити, оцінити знання та навички
Результат: Оцінка кваліфікації, отримання диплома, допуску
Мабуть, семінар - найбільш універсальна форма, оскільки він часто поєднує функції декількох заходів, стаючи і тренінгом, і конференцією. Семінар не тільки дозволяє прийти до консенсусу, але і формує емоційне враження, сприяє спілкуванню фахівців і поширенню ідей (недарма це слово походить від лат. «Seminarium - розсадник»).
ЯК ПІДСИЛИТИ ВРАЖЕННЯ
Семінар - це не тільки інформаційне, а й емоційне взаємодія людей. Від того, які емоції отримають учасники, залежить їхнє ставлення до результатів семінару і, в кінцевому підсумку, подальша робота. Крім того, емоційно забарвлена інформація набагато краще сприймається і запам'ятовується. Таким чином, не слід забувати про одну з цілей семінару: захопити і навіть розважити учасників. Тому надайте йому риси свята і вистави.
Постановка. Як і будь-яке сценічне дійство, семінар вимагає режисури. Бажано не тільки скласти розклад, але і розрахувати послідовність «епізодів». При цьому важливо тверезо оцінити ресурси часу. Практика показує, що зрив виступів (образливий для учасників) частіше відбувається через брак часу. Причому хід семінару зазвичай затягується виступами ведучого і почесних гостей, які не дотримуються регламенту. Постарайтеся не допускати цього! Слід також подумати про те, чим заповнити можливі паузи, затримки, ситуації, коли «семеро чекають одного» (всупереч прислів'ю, вони бувають майже завжди).
Оформлення. Зовнішні ефекти дуже важливі для сприйняття. Вони допомагають сконцентрувати увагу на змісті слів доповідача. (Згадайте, яку урочистість надавали іншим заходам червона скатертина, квіти і грамофон з бравурною маршем.)
Відчутні ефекти. Проведення дискусії на свіжому повітрі, під покровом дерев, на піску морського берега може створити особливу атмосферу єднання. Такий захід запам'ятається назавжди. (Відомо, що канадський фізіолог Ганс Сельє, який відкрив явище стресу, проводив засідання свого інституту в оранжереї з кварцовими стеклами. Співробітники знімали сорочки і загоряли під зимовим сонцем.)
Можуть зіграти роль навіть нюхові ефекти. Аромати, що доносяться з сусіднього буфета відволікають, затхлі запахи дратують, пахощі квітів надихає, а запах вогнища допомагає прийняти нові, ризиковані рішення. Причина того, що ваша аудиторія неуважна або налаштована негативно, може бути простою - задуха.
В цілому, слід враховувати, що фізичний дискомфорт значно ускладнює роботу.
Підкріплення. Важливий елемент гри - наявність заохочення. На учасників часом чарівним чином діє похвала, подяка, оплески, або, скажімо, міні-приз, жартівлива грамота. Підкріплення може бути і негативним: осуд, вигнання, позбавлення слова (а уявіть собі таку повинність - проспівати резолюцію).
Інтерактивність. Найпростіша форма інтерактивності - питання доповідачу. Відомо, що у виступи краще запам'ятовуються початок і кінець. Тому, якщо в монотонний текст вклинюються питання і репліки ведучого (можливо, заготовлені заздалегідь), таких «прикордонних ділянок» стає більше. Але тут зростає навантаження як на виступаючого - він може втратити хід думок, так і на ведучого, який повинен стежити, щоб інтерактивна дискусія не перетворилася в «балаган».
Для підвищення якості семінару, організатори заздалегідь розподіляють ролі.
Ведучий. Координує хід семінару, веде засідання. Зазвичай керівник і ведучий - одна особа, але на великих заходах ці функції нерідко виконують різні люди (як капітан і штурман).
Для пожвавлення семінару непогано, якщо окремі учасники заздалегідь - за домовленістю - беруть на себе ролі «натхненника», «експерта», «видного особи», «стороннього спостерігача», «провокатора». Нерідко один і той же чоловік виконує завдання керівника, ведучого, навігатора, провокатора ... Провокатор теж потрібен: він епатує, будирує або зосереджує негативізм аудиторії на чимось незначному (наприклад, на власній персоні), хитро відволікаючи її увагу від інших проблем. Технологію відрежисованого рольового участі ми спостерігаємо у всіляких телевізійних ток-шоу.
Зазвичай колектив учасників ділиться на кілька фокус-груп. які розробляють окремі напрямки проекту. Для успішної роботи фокус-груп потрібен спікер (надалі він буде озвучувати результати роботи на пленарному засіданні) і скриптор, який записує пропозиції. Нерідко обидві ці функції виконує фасилітатор (в перекладі «той, хто спрощує, проявляє»; до речі, порівняйте з російським «секретар - приховує секрети, який зберігає таємниці»). Завдання фасилітатора - встигати коротко і ясно формулювати ідеї виступають, переривати докладчіков- «філософів» бентежить питанням: «Що я повинен записати в резюме?» (Це дуже дратує тих, хто бере слово лише щоб «себе показати» або «повоювати».)
Коли люди виступають перед аудиторією, ними рухає відразу кілька мотивацій. Розглянемо деякі варіанти - і їх негативні крайності.
Комунікативна: «хочу познайомитися, поспілкуватися, поділитися враженнями». Такий оповідач схильний захоплюватися і йти далеко в сторону, багато розповідати про себе (що часом нецікаво слухачам).
Інформативна: «хочу повідомити і дізнатися». Тут можлива зайва сухість, різкість і відчуженість доповідача, що викликає неприйняття у слухачів.
Статусна: «хочу заявити про себе». В аудиторії часто знаходяться ті, хто виступає заради самоствердження, висловлюючи «принципова незгода» або ставлячи питання не по суті. Тим самим вони намагаються підняти свій статус і принизити виступаючого.
Конфліктна: «хочу побитися». Зустрічаються «непримиренні сперечальники» (зазвичай з невисоким статусом), аутсайдери, готові оскаржувати будь-яку ідею взагалі, «чіплятися» за кожне слово. Їх мотивація - виплеснути агресію, негативізм.
Формальна: «хочу швидше позбутися». Деякі учасники не бажають витрачати час на якісну підготовку, не спромагаються зробити виступ цікавим, відкритим аудиторії.
Ми розглянули, які проблеми можуть виникнути, якщо людина бере слово, керуючись егоїстичними міркуваннями. У таких випадках саме ведучий може «врятувати» семінар, втручаючись і направляючи розмову в потрібне русло. Можливо, звернувши при цьому недоліки виступаючих в гідності: комунікатори нехай створюють емоційний настрій, інформатори - узагальнюють знання, скептики - оживляють дискусію і вносять конструктивні пропозиції, а халтурники - створюють масовість.
Проблеми, що порушують хід семінару
Зрив виступів з технічних причин. Розсипалися слайди, перегорів проектор, звалився демонстраційний стенд.
- Зберігайте спокій. Помилки навіть корисні: аудиторія краще запам'ятає ваш виступ.
Зрив виступу через брак часу. Ви підготували аргументовану промову, а тепер її доводиться зім'яти (адже належить обід).
- Якщо пропонують зробити виступ на 15 хвилин, завжди готуйте запасний п'ятихвилинний варіант з одних тез (а до нього - 2-х хвилинний бліц). Пам'ятайте: машинописних сторінок тексту вдається швидко прочитати вголос приблизно за дві хвилини. А розповісти своїми словами - і того довше.
Особистий конфлікт учасників. Замість конструктивної роботи, вони намагаються «з'ясувати стосунки», «залишити останнє слово за собою».
- Розвести недругів в різні фокус-групи. Закликати до порядку і справі ( «немає часу сваритися!»). Спробуйте формалізувати конфлікт: прописати аргументи обох сторін, зважити, проголосувати.
Криза третього дня. Мобілізуючий ефект новизни пропадає. Накопичується втома, роздратування.
- Передбачте це явище. У цей день можна підвести проміжні підсумки, або провести незвичайний захід - екскурсію і т.п.
Проблеми зі здоров'ям. Доповідач страждає наслідками алкоголізації, животом, головним болем, вивихнув ногу.
- Зверніться до медперсоналу будинки відпочинку. Запасіться медикаментами. І просто терпите!
Кілька корисних числівників
- Між перервами - не більше п'яти виступів.
- Ефективна фокус-група - не більше 7 чоловік.
- Число прикладів - не більше трьох.
- Монотонна робота - не більше півтори години.
- Хороша концентрація уваги на виступі - перші 5-7 хвилин.
- Якщо змусити співрозмовника три рази сказати «так», йому буде важко сказати «ні» на четвертий.
- Успішна протяжність організаційного семінару - 3 дні (не рахуючи днів заїзду та від'їзду).
Для роботи може знадобитися
Проведенню семінару передує кілька етапів підготовчої роботи.
Розглянемо триденний - оптимальний - варіант семінару.
Заїзд учасників. Члени оргкомітету можуть виїхати на місце проведення семінару завчасно, щоб підготувати поле діяльності, оформити приміщення. Нерідко учасників привозять, зустрічають і розміщують ввечері за день до семінару. Важливо, щоб перше враження було позитивним - це задає настрій подальшій роботі. Тут потрібно прояв турботи, знаки уваги. Якщо учасників багато, керівник повинен передбачити ймовірні проблеми з розміщенням гостей та знати запасні варіанти. Наприклад, в заброньованих номерах поломка водопроводу, і гостей нікуди селити. Тоді хтось із виконавців відвозить їх в довколишній пансіонат.
День перший: вникнути і розставити пріоритети. Перед початком семінару учасники підходять до столу реєстрації і отримують роздатковий матеріал. Зазвичай в перший день заходу починаються трохи пізніше (оскільки деякі гості приїжджають з ранку).
Потім всі учасники збираються на пленарне (загальне) засідання. Завдання ведучого - проінформувати, описати цілі і завдання, виділити основні напрямки, і - надихнути публіку. Один з виступаючих може зробити організаційний, «рамковий» доповідь, інший - змусити «витати в повітрі» ідеї. Дуже важливо також впорядкувати хід роботи: познайомити всіх з регламентом, закликати до дотримання розкладу, створити робочий настрій. Ще одне завдання пленарного засідання - розподілити зусилля: учасники повинні вибрати, в який фокус-групі їх робота буде найбільш плідною. Потім призначаються провідні фокус-груп (нерідко це робиться заздалегідь). Крім того, в перший день слід дати індивідуальні завдання, які повинні бути виконані до другого дня семінару.
Учасникам корисно поспілкуватися в кулуарах, обговорити питання, що накопичилися поза ходу засідання. Тому не слід скорочувати кава-брейки.
У другій половині дня вже починають працювати фокус-групи. Їм належить вникнути в поставлені завдання, виробити режим взаємодії і висловити свої пропозиції.
День другий: підготувати повідомлення про ухвалені рішення. У першій половині дня зазвичай проводиться короткий пленарне засідання, де повідомляється додаткова інформація, звітують виконавці індивідуальних завдань, підводяться попередні підсумки «мозкового штурму» фокус-груп.
Потім триває робота фокус-груп. В кінці цього дня необхідно підвести підсумки в групах, підготувати списки варіантів рішень, вибрати спікера, який буде оголошувати їх на пленарному засіданні. Нерідко в кінці другого дня проводиться досуговое захід: фуршет, концерт, екскурсія, відвідування сауни.
День третій: відібрати кращі рішення і підвести підсумки. Цей день зазвичай починається зі звіту представників фокус-груп. Потім підсумки обговорюються, вибираються кращі рішення. Оформляється остаточний результат семінару (у вигляді чернетки). Ведучий повинен висловити подяку виконавцям та учасникам. Можлива процедура презентації, нагородження. Зазвичай після цього гості починають роз'їжджатися.
Але на цьому робота оргкомітету не закінчував. Його члени повинні проводити гостей (забезпечити транспортом). Потім зібрати все обладнання і паперу. Можливо, члени оргкомітету захочуть залишитися ще на один день, щоб завершити оформлення текстів.
9 00 - 9 40 - Сніданок і реєстрація учасників.
10 00 - 11 30 Перший модуль роботи. Пленарне засідання. Постановка загальних завдань і цілей. Спільне обговорення стратегії семінару. Визначення пріоритетних напрямків для роботи. Запис в фокус-групи.
11 30 - 11 45 - перерва на каву.
11 45 - 13 15 - Другий модуль. Робота в фокус-групах. Обмін думками. (Або завершення пленарних доповідей і дебатів)
13 30 - 14 00 - Обід.
14 00 - 16 00 - Післяобідній перерву. (Замість нього можна провести тренінг, гру).
16 00 - 18 45 - Третій модуль. Робота в фокус-групах. Підготовка проміжних результатів. (Або остаточне виконання одним із завдань).
19 00 - 19 30 - Вечеря.
З 20 00 - Вечірня програма.
8 30 - Сніданок.
9 00 Четвертий модуль. Загальне зібрання. Попередній звіт. Дискусія. Постановка чергових задач. Звіт виконавців індивідуальних завдань.
11 30 - 11 45 - перерва на каву.
11 45 - 13 15 - П'ятий модуль. Робота по групах. Розробка технологічних карт основних напрямків (списків пропозицій). Індивідуальна робота.
13 30 - 14 00 - Обід.
14 00 - 16 00 - Післяобідній перерву (прогулянки лісом, катання на конях, прогулянка до озера, відпочинок і т.д.)
16 00 - 18 45 - Шостий модуль. Завершення роботи фокус-груп. Обговорення. Підготовка резюме.
З 19 00 - Вечеря та розважальна програма.
8 30 - Сніданок.
9 00 - 11 30 Сьомий модуль. Звіт представників фокус-груп. Обговорення. Відбір варіантів.
11 30 - 11 45 - перерва на каву.
11 45 - 13 15 - Восьмий модуль. Підбиття підсумків. Прийняття остаточних рішень і стратегії їх подальшої реалізації. Завершення заходу.
13 30 - 14 00 - Обід і від'їзд учасників.
Завершальна робота оргкомітету.
www.conference.ru база даних для конгресного туризму.
www.otpusk.com Діловий туризм в системі турпослуг.
planetakrim.com Проведення семінарів на курорті.
www.tours.ru Конгресовий туризм в Болгарії.