Як Ви справляєтеся з розкладом співробітників?
Складання розкладу та прийняття рішення про кількість співробітників подібно еквілібристики і багатьом початківцям керівникам здається непосильним завданням. Кількість працівників є життєво важливим моментом для успіху Вашого ресторану: їх занадто багато - і страждає підсумкова прибуток, занадто мало - страждають ваші гості.
Щоб допомогти Вам і Вашим менеджерам впорається з цим важливим і складним завданням планування, давайте обговоримо кілька способів, як зробити це простіше.
Зробіть планування розкладу пріоритетом. Це буде дуже важливо для роботи Вашого ресторану. Приділіть день або кілька складання розкладу. Це дасть ясність Вашим співробітникам і дозволить контролювати трудові витрати, не знижуючи якість сервісу.
Важливо налагодити процес планування. Встановіть дедлайн для закінчення складання розкладу, після якого Ви не будете приймати заявки співробітників на вихідні дні. У свою чергу, своєчасно надавайте всім співробітникам їх розклад на наступний місяць. А тепер давайте розглянемо кілька способів, як зробити процес складання розкладу більш керованим і успішним.
Пояснюйте, як Ви складаєте розклад, ще з моменту найму персоналу. Зробіть все параметри простими для розуміння, щоб Ваші співробітники знали, як саме Ви плануєте їх роботу.
Далі, переконайтеся, що Ви добре знаєте розклад співробітників повного і неповного робочого дня. Чим більше у Вас людей, які працюють на часткової зайнятості, тим жорсткіше буде Ваше розклад. Наприклад, якщо у Вас в штаті багато студентів, Вам потрібно буде знати розклад їх занять щоб скласти їх графік роботи у Вас.
Вирішіть, як часто ви будете складати розклад? Раз в тиждень, раз на місяць? Багато управляючих роблять це щотижня, тому у них рідше виникає потреба у внесенні змін до розкладу. Чесно говорите на співбесіді, як часто Ви складаєте розклад.
Це, мабуть, одна з найважчих частин планування. Іноді звичайно важко знати напевно, що Ви будете зайняті в якийсь момент часу. Але все-таки найчастіше Ви заздалегідь можете сказати, в які дні Ви будете зайняті і виходячи з цього скласти розклад.
У Вас є два основні пункти для розгляду: якість обслуговування клієнтів і трудові витрати. Якщо у Вас дефіцит кадрів, швидше за все буде страждати якість обслуговування. Якщо ж у Вас занадто багато співробітників і прідшлось посилати кого-то додому, є ймовірність виникнення напружених відносин всередині колективу.
Це та сама еквілібристика. Вам потрібно знайти баланс між потребами ресторану і співробітників. Найважливіша річ - добре налагоджені комунікації. Якщо Ви постійно відправляєте співробітника додому, швидше за все Ви його втратите. Якщо ж у Вас гостра нестача персоналу і багато працюють майже без вихідних, виникає ризик «вигорання» персоналу.
Пошук і підтримка такого балансу звичайно ж вимагає практики і пильної уваги за трудовитратами і потребами ресторану в персоналі.
Ніхто не любить диктаторів. Дайте зрозуміти Вашим співробітникам, що Ви хочете створити максимально зручне для них розклад, але звичайно не на шкоду ресторану.
Дайте співробітникам шанс розповісти про годинник, коли вони хотіли б працювати. Створіть форму для співробітників, щоб вони могли внести всі дні, коли хотіли б бути присутнім на робочому місці. Зробіть для них інструкції та обов'язково вкажіть, до якого числа повинні бути внесені всі побажання.
Дозвольте їм вибрати зміни, в які вони хочуть працювати, але дайте знати, що ці зміни не завжди будуть вільні. Крім того, обов'язково попросіть їх вказати дні, коли вони точно не зможуть бути присутніми на роботі (наприклад будуть на навчанні або у від'їзді). Важливо донести до своїх співробітників, що вони не завжди зможуть отримувати кращі зміни.
Отже, Ви зібрали побажання всіх співробітників і тепер настав час записати їх. Не так важливо, що Ви будете використовувати: ручку і папір, Ексель або ж спеціальні програми для складання розкладу.
Складання розкладу - трудомісткий процес, тому постарайтеся його максимально спростити. Створіть таблицю, в якій будуть ім'я співробітників, дні тижня, час змін, відпрацьований час і трудовитрати. Це допоможе Вам контролювати свій бюджет.
Іншим важливим моментом є досвідченість Ваших співробітників. Наприклад, при складанні розкладу обслуговуючого персоналу, зручно буде вказати «старшого зміни», який буде вирішувати всі виникаючі проблемні ситуації.
При складанні розкладу не забувайте робити так, щоб зміни трохи накладалися один на одного, це допоможе співробітникам повною мірою передати всі справи нової зміни і уникнути перерви в роботі.
Враховуйте минулий досвід
Для наступної частини потрібно бути трохи провісником. Під час складання розкладу Вам доведеться передбачати свої потреби. І якщо ви вели докладні записи про свою роботу за минулі роки, це виявиться прекрасною підмогою для планування.
Регламентуйте складання розкладу
Доброю ідей буде розмістити Ваше розклад на видному місці, щоб всі співробітники могли бачити хто і коли буде працювати. Зробіть копії розкладу для кожного співробітника, щоб воно було у них на руках. Або ж просто розмістіть розклад онлайн. У будь-якому випадку, воно повинно бути легкодоступною для ваших службовців.
Переконайтеся, що Ваші співробітники інформовані, хто може оновлювати або вносити зміни в розклад. Регламентуйте процедуру внесення екстрених змін в розклад. Неважливо, наскільки старанно Ви працювали і наскільки ідеально складено розклад, зміни все-одно іноді доведеться вносити.
Головне - дотримуватися встановлених правил. Найкраще, якщо тільки керівник має право вносити зміни в розклад. І ще раз переконайтеся, що абсолютно всі співробітники точно знають, коли і як складається новий розклад.
Давайте знову повернемося до крихкого балансу між витратами на оплату праці персоналу та рівнем обслуговування Ваших гостей. Якщо у Вас більше ніж 40% персоналу працює на основі часткової зайнятості, необхідно бути впевненим, що у Ваших основних співробітників досить робочих годин, а особливо у Ваших кращих співробітників. Якщо працівники виявляться в ситуації, коли у них мало робочих годин, вони можуть бути змушені шукати нове місце роботи. Робіть все можливе, щоб найняти потрібних Вам людей і в потрібній кількості.