Як показують дослідження, складання списків заважає працювати ефективно. Ось як краще організувати своє життя.
Майже дві третини професіоналів складають списки поточних справ, але 41% завдань з цих списків так і не доводяться до кінця, показує дослідження фірми iDoneThis, яка розробляє софт для відстеження проектної роботи. І більше половини людей заносять завдання в список в той же день, коли вони повинні їх зробити.
У пошуках кращих зразків продуктивності і тайм-менеджменту Круз опитав більше двохсот мільярдерів, олімпійських чемпіонів, студентів-відмінників та підприємців. «Жоден з них не користується списками справ», - говорить він. Справа в тому, що у цих списків є три проблеми:
1. Вони не враховують час. Коли у людини є довгий список завдань, він схильний братися за ті, які можна зробити швидко, за кілька хвилин, а більш трудомісткі справи так і не виконуються.
2. Вони не допомагають відокремлювати термінові завдання від важливих. У списках справ немає тимчасових обмежень, і тому важливі речі часто пропускаються: ми боремося з самими терміновими проблемами на шкоду самим серйозним.
3. Вони додають стресу. Ми пам'ятаємо, що у нас є незавершені справи, і вони починають викликати неконтрольовані, нав'язливі думки. Чим більше в списку незроблені справ, тим вище ризик безсоння, каже Круз.
Чим їх замінити
Круз виявив, що більшість високоефективних людей живуть і працюють, спираючись на календар. Ось три практики, які перетворюють календар в ефективний графік дня:
У календарі також повинні бути прописані відрізки часу на вправи, вечері з сім'єю та інші заняття, які відповідають вашим ключовим життєвим цінностям. Круз також радить спеціально виділяти час на менш важливі справи - просто те, чим вам подобається займатися. Головне - прописати чітку кількість годин і навіть хвилин, яке буде на ці заняття йти.
3. Плануйте все. Не треба перевіряти пошту кожні кілька хвилин: заплануйте обробляти її три рази в день, і не частіше, каже Круз. Чи не заносите пункт «подзвонити сестрі» в список справ - занесіть його в календар. «А ще краще - виділіть певний відрізок часу щодня на дзвінки важливим для вас людям».
Те, що заплановано на конкретний час, виповнюється з більшою ймовірністю. «Коли ви змушені вибирати конкретний день і час, ви починаєте доводити найважливіші справи до кінця на більш систематичній основі, а ваш рівень стресу знижується», - говорить Круз.
Він визнає, що заздалегідь буває непросто визначити, як багато часу забере та чи інша задача, але з часом стає простіше дотримуватися графіка. Він також рекомендує планувати якесь «буферну» час - наприклад, відводити на ланч більше часу, ніж він зазвичай займає, або відводити скільки-то часу в кінці дня на те, щоб підвести підсумки. «Весь час виникають несподіванки - наприклад, ваша дочка захворіла, і її потрібно терміново забрати зі школи, - каже він. - А якщо нічого подібного не виникло, то ви можете використовувати вивільнені час на те, щоб зосередитися, розслабитися або подумати креативно ».