Організація взяла в оренду офіс на 11 місяців. Оскільки офіс розташований на першому поверсі, прийнято рішення замінити вікна на сучасні за згодою орендодавця, але без відшкодування їм витрат. Після закінчення терміну оренди договір буде пролонговано.
У зв'язку з цим виникли питання:
1.Як врахувати витрати по заміні вікон в бухгалтерському та податковому обліку (ремонт основних засобів)?
2. За якою формою повинен бути складений документ по установці вікон (акт виконаних робіт або КС-2)?
3.Можно чи продовжити нараховувати амортизацію після пролонгації договору?
1 Згідно з п. 1 розд. IV доповнення 8 Положення про проведення планово-попереджувального ремонту виробничих будівель і споруд, затвердженого Постановою Держбуду СРСР від 29.12.73 № 279, повна зміна старих віконних і дверних блоків відноситься до робіт з капітального ремонту будівель.
Згідно п. 1 ст. 260 НК РФ витрати на ремонт основних засобів, вироблені платником податку, розглядаються як інші витрати і визнаються для цілей оподаткування в тому звітному (податковому) періоді, в якому вони були здійснені, в розмірі фактичних витрат. Зазначена норма застосовується щодо витрат орендаря амортизованих основних засобів, якщо договором (угодою) між орендарем та орендодавцем відшкодування зазначених витрат орендодавцем не передбачено (п. 2 ст. 260 НК РФ).
Слід зазначити, що в силу п. 1 ст. 616 ГК РФ орендодавець зобов'язаний проводити за свій рахунок капітальний ремонт переданого в оренду майна, якщо інше не передбачено законом, іншими правовими актами або договором оренди. Отже, для визнання витрат по заміні вікон економічно обгрунтованими (п. 1 ст. 252 НК РФ) необхідно, щоб договором оренди була закріплена обов'язок орендаря проводити капітальний ремонт орендованого приміщення.
Таким чином, в податковому обліку витрати, пов'язані із заміною вікон, відносяться до витрат поточного податкового періоду (якщо організацією не передбачено створення резерву на ремонт основних засобів). Даний висновок підтверджується також п. 5 ст. 272 НК РФ, відповідно до якого витрати на ремонт основних засобів визнаються як витрати в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, незалежно від їх оплати з урахуванням особливостей, передбачених ст. 260 НК РФ.
Порядок визнання витрат у бухгалтерському обліку визначено ПБО 10/99 «Витрати організації». Згідно п. 6 зазначеного ПБО витрати визнаються в бухгалтерському обліку при наявності таких умов:
· Витрата проводиться відповідно до конкретного договором, вимогою законодавчих і нормативних актів, звичаями ділового обороту;
· Сума витрат може бути визначена;
· Є впевненість в тому, що в результаті конкретної операції відбудеться зменшення економічних вигод організації.
Впевненість в тому, що в результаті конкретної операції відбудеться зменшення економічних вигод організації, є у випадку, коли організація передала актив або відсутня невизначеність щодо передачі активу.
Витрати визнаються в бухгалтерському обліку незалежно від наміру отримати виручку, інші або інші доходи і від форми здійснення витрат (грошової, натуральної та іншої) (п. 17 ПБУ 10/99).
Витрати визнаються в тому звітному періоді, в якому вони мали місце, незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення (допущення тимчасової визначеності фактів господарської діяльності) (п. 17 ПБУ 10/99).
На підставі зазначених норм можна зробити висновок, що в бухгалтерському обліку розглядаються витрати повинні бути визнані одноразово в момент їх здійснення (за датою акту).
2 Акт про приймання виконаних робіт (уніфікована форма № КС-2, затверджена Постановою Держкомстату Росії від 11.11.99 № 100) застосовується для приймання виконаних підрядних будівельно-монтажних робіт виробничого, житлового, цивільного та інших призначень.
C іншого боку, ремонт і заміна віконних коробок (код 9314109) включені в групу «Послуги з ремонту жител (квартир, будинків) і будівництва індивідуального житла» (код 9314000).
Таким чином, монтаж вікон може проводитися як в рамках будівництва, так і в рамках ремонтних робіт, що не відносяться до будівельно-монтажних.
Виходячи зі сказаного вважаємо, що заміна вікон може бути оформлена як актом за формою № КС-2, так і актом на виконання робіт, складеним у довільній формі. Тобто документальне оформлення робіт по заміні вікон актом у довільній формі не може бути визнано неналежним оформленням.
3 Так як роботи по заміні вікон є ремонтними роботами, витрати по їх заміні включаються до складу поточних витрат. Амортизація на вартість таких робіт не нараховується.