Наступний крок - перехід від менеджера до директора, т. Е. До менеджера менеджерів. Ви починаєте керувати іншими менеджерами, які контролюють виконання визначених робіт.
Спочатку ви будуєте системи для технарів, а потім управління цими системами. Тепер ви не тільки виконуєте роботу чужими руками, але і керуєте людьми чужими руками.
Візьмемо приклад бізнесу по установці вікон: тут є заміряють і фахівці з установки. Ви прописуєте регламент: як і в який термін заміряє повинен, отримавши замовлення, дістатися до клієнта. Наприклад, якщо йому передали замовлення, він повинен прибути до клієнта протягом 36 годин, але не протягом тижня. Причому за годину до приїзду майстер повинен обов'язково зателефонувати і попередити клієнта про свій візит.
Він повинен приїхати, провести заміри і продає презентацію чітко по замірного чек-листу і заздалегідь визначеної технології продажів. Ваше завдання: прописати всі ці процеси. Коли все сплановано, ви передаєте контроль іншій людині. Можливо, він буде виділений зі штатних співробітників або з технарів або ви візьмете його окремо.
Як правило, операційний менеджмент погано вдається власнику бізнесу, так як йому доводиться регулярно контролювати повторювані рутинні операції. Роль бюрократа-адміністратора рідко поєднується з роллю підприємця, у якого в голові сотні ідей і йому набагато цікавіше займатися проектним менеджментом та іншими завданнями.
На роль лінійного менеджера відмінно підходить хороший виконавець з чітко прописаними функціями контролю робочого процесу по годинах. Таких людей досить багато, серед них необхідно знайти тих, хто готовий вчитися і розвивати свої компетенції в тому процесі, який він контролює.
Ролі власника бізнесу
Наступний - третій рівень, на якому на ділі все і починається. Перебуваючи на цьому рівні, ви зможете поступово добитися особистої свободи - це рівень власника бізнесу. Тут у вас може бути кілька ролей. Необхідно вибрати ту роль, до якої ви будете прагнути.
Перша роль - інвестор. Вона хороша для тих, хто вже давно в своєму бізнесі, причому настільки давно, що вже ненавидить його, спить і бачить, як би від нього скоріше позбутися. Іншими словами, в цьому випадку ви дивитеся на свій бізнес як на інструмент інвестицій: «Я вливаю в нього стільки-то грошей, він дає мені до 25% повернення на інвестиції в рік».
Друга роль - архітектор. Ця роль має на увазі активну участь у розвитку технологій вашого бізнесу, створення бізнес-моделей і побудова систем.
Третя роль - підприємець. Така людина визначає бачення, розробляє стратегію розвитку і втілює нові ідеї, змінюючи існуючу бізнес-модель. Підприємець регулярно піднімає планку і буквально піднімає всю компанію на нову висоту, постійно долаючи опір і скептицизм своїх менеджерів.
У більшості стандартних видів бізнесу існує фінансовий стелю. Для ресторану, наприклад, в залежності від міста та місця розташування - це оборот в півмільйона доларів на рік. Завдання власника, що займається розвитком бізнесу, пробити цю стелю і збільшити оборот раз в 10.
Можливо, зараз ви як директор виконуєте всі ролі: керуєте процесами, розглядаєте бізнес з точки зору інвестицій, займаєтеся розвитком бізнесу, вдосконаленням технологій, роботою з партнерами - загалом, всім відразу.
Однак чим більше завдань ви берете на себе як керівник, тим сильніше починає буксувати ваш бізнес.
Що значить «звільнити себе з бізнесу»?
Це не означає, що вам взагалі нічого не треба буде робити - таке практично не реалізовується без матеріального збитку у вигляді падіння прибутку.
Ми говоримо про вихід з бізнесу в плані поточної рутинної роботи: ви повинні перестати грати роль незамінного найманого працівника в своєму бізнесі і почати займатися стратегічним розвитком, побудовою системи, а також ключовими клієнтами.
Існує кілька типових моделей розвитку бізнесу (про них ми поговоримо трохи пізніше):
• "дійна корова";
• масштабування (тут є різні варіації - вливання великих грошових сум, створення філій, франчайзинг та ін.);
• бізнес на продаж.
Будь-яка з цих моделей буде вимагати постановки проміжної завдання з вибудовування конвеєра в бізнесі.
Якщо ви хочете нарощувати обороти і залучати нових клієнтів, вам просто необхідно правильно вибудовувати всі системи в бізнесі. Інакше при нарощуванні оборотів в обстановці постійного хаосу (з кадрами, з плинністю, з основними процесами) вас просто розірве. Перш ніж рости далі, ви повинні налагодити конвеєр, який дозволить набирати обертів.
Всі процеси і функції в бізнесі повинні бути регламентовані. Поточними процесами повинен управляти виконавчий директор. А система найму і навчання повинна бути вибудувана так, щоб у вас був постійний потік адекватних навчених кандидатів.
Три критерію наявності системи в бізнесі
Розглянемо три критерії, за допомогою яких можна оцінити рівень систематизації бізнесу. Якщо ваш бізнес не відповідає хоча б одному з критеріїв, то варто серйозно над ним попрацювати.
Критерій № 1: прибутковість. Ваша справа має бути прибутковим навіть без вашого особистого участі. Наприклад, відправившись на два місяці в Таїланд або на Мальдіви, ви повинні бути впевнені, що бізнес в будь-якому випадку буде перебувати вище точки беззбитковості.
Критерій № 2: немає офісної залежності. Бізнес повинен нормально функціонувати при вашому мінімальної присутності в офісі. Якщо ви проводите в офісі багато часу, значить, бізнес збудований неефективно.
Власник бізнесу не повинен бути присутнім в офісі більше 4-6 годин на тиждень.
Якщо в офісі власнику доводиться перебувати довше, він тут же починає зациклюватися на вирішенні дрібних поточних справ (причому відбувається це непомітно для самого власника - начебто продовжуєш працювати, а бізнес в цілому буксує все сильніше і сильніше).
Зробіть собі окреме робоче місце (наприклад, зніміть інший офіс) або зустрічайтеся з людьми в кафе. Регулярне присутність власника в офісі гальмує розвиток бізнесу, за винятком початкового етапу його формування - стартапа. Якщо ви вже пройшли початковий етап і у вас вже є співробітники, лінійні керівники, то ви обов'язково повинні почати виключати себе із загального процесу.
А час, який ви проводите в офісі (4-6 годин на тиждень), потрібно витрачати на підтримку поточної діяльності і планомірний розвиток. Це не означає, що весь інший час ви будете лежати на дивані і нічого не робити. Ви будете продовжувати працювати над бізнесом, але вже на іншому рівні: освоювати нові стратегічні напрямки, знаходити великих клієнтів, розвивати бізнес «квантовими стрибками».
Критерій № 3: з ростом оборотів зростає і прибуток. З ростом бізнесу має зростати особистий добробут власника. Це дуже важливий критерій. Якщо бізнес зростає, а ваш особистий добробут - немає, значить, справи йдуть не дуже добре.
Крім цього у вас повинна бути особиста фінансова подушка безпеки, яка становить мінімум суму трьох місячних витрат бізнесу. Визначте кількість коштів, які ваш бізнес «з'їдає» за 1 місяць. Помножте цей показник на три - це і буде фінансовою подушкою, яка, в разі чого, забезпечить утримання бізнесу на плаву протягом трьох місяців. Ці гроші повинні зберігатися на ваших особистих банківських рахунках.
Звичайно, для комплексної оцінки бізнесу цих трьох критеріїв недостатньо, але вони є необхідними атрибутами будь-якого правильно розвивається.
Для того щоб реалізувати перераховані цілі, в бізнесі потрібно вибудувати конвеєр. Ми підготували детальний пошаговийчек-лист виходу з бізнесу. Він включає в себе кілька основних блоків - великих кроків, які допоможуть вам перестати працювати на бізнес і змусити його працювати на вас.
Діяти потрібно за запропонованим нижче плану (табл. 1). Прямо по пунктам відзначайте всі, що робите. Таким чином ви поступово трансформуєте свій бізнес.
додатковий прибуток
Другим кроком виведення бізнесу на автопілот є звільнення особистого часу керівника. Цей крок можна реалізувати паралельно з першим, т. Е. З отриманням додаткового прибутку.
Ви як керівник повинні звільнити свій особистий час для проведення перетворень в бізнесі. Поки тонете в рутині, ви не зможете займатися реорганізацією.
Виходить замкнуте коло: немає можливості займатися розвитком компанії, тому що немає часу. А часу немає, тому що компанія не росте і не приносить достатнього прибутку.
З чого починати?
Коли тільки ви прийшли до висновку про необхідність автоматизації, щоб більше часу приділяти розвитку бізнесу, найперша задача - зняти особисто з вас як з директора частина поточних справ. Без цього результату не буде.
У книзі «Менеджер мафії» є хороший приклад про те, що ключове завдання менеджера - прийти з ранку в офіс, взяти список всіх завдань, 90% розкидати по своїм підлеглим, проаналізувати решта 10% і їх теж делегувати.
У вас, швидше за все, все навпаки - в кращому випадку ви успішно розкидати по підлеглим 10-20-30% справ, а на решту дивіться і жахає: «Як же мені це все зробити?»
Список ваших «поточних справ»
Топ-5 пожирачів часу
Переходимо до наступної вправи: погляньте на свій список з 10 справ і виділіть в ньому топ-5. Це будуть 5 ключових моментів, які з'їдають найбільше вашого часу. Підкресліть їх.
Тепер ваша основна мета - з чого, по суті, починається систематизація бізнесу - зняти з себе по максимуму ці завдання прямо зараз. Відзначте, яким чином ви можете делегувати виконання цих справ, кому зі своїх співробітників або фрілансерів їх доручити.
До слова, фрілансерам зручно делегувати безліч дрібних завдань, але не всіх відразу, а окремо.
Ваше головне завдання - визволити свого часу, для того щоб працювати над бізнесом. В першу чергу час вивільняється за рахунок того, що ви знімаєте з себе обсяг монотонної чорнової роботи, яка пожирає колосальні ресурси, але приносить мало результату, і яку можуть зробити інші.
Що треба перестати робити?
Мал. 4. Детальна схема основного процесу [3]
Визначення найбільш проблемних точок
Спрощена інструкція
Спрощена інструкція повинна включати себе 5-7-10 основних пунктів. Кожен пункт повинен містити ключові моменти, основні напрямки, конкретні кроки чи дії. Склавши коротку інструкцію, ви наберетеся досвіду і зрозумієте, як потрібно складати більш складні вказівки. Спробуйте прямо зараз на папері намалювати спрощено схему будь-якого з ваших процесів.
1. Виберіть яке-небудь просте справу: наприклад, виставлення рахунків, листування з клієнтами, прийом вхідних дзвінків, продажу, відправку комерційних пропозицій.
2. Вкажіть основні етапи, розпишіть завдання: що і як робити конкретному співробітнику в тій чи іншій ситуації.
3. Обов'язково вкажіть слабкі місця - то, на чому співробітники зазвичай спотикаються і при виконанні яких виникає найбільше проблем.
4. Складіть базові спрощені інструкції, що стосуються цих слабких місць, і передайте співробітникам, які відповідають за них.
5. Визначте слабкі місця, за які доведеться братися особисто вам.
6. Найміть 1-2 чоловік, яким передасте справи з попереднього пункту.
В процесі роботи базова інструкція почне обростати подробицями, які співробітник зможе в неї додати, проконсультувавшись з вами.
Вас чекає опір!
Персональний помічник
Обов'язково найміть персонального помічника. Більшість керівників чомусь цим нехтують. Хоча це потрібно зробити практично відразу, на перших етапах створення бізнесу. Скидайте на помічника всю дрібну роботу, яку тільки можливо. І навіть якщо у вас виникне відчуття, що він нічого не встигає і робить все як черепаха, це нормально.
У порівнянні з іншими ви як творець бізнесу розвиваєтеся з величезною швидкістю.
Напевно вам здається, що всі ваші співробітники дико гальмують. Уявіть, що ви їдете на спортивному Ferrari по автобану в Німеччині, де немає швидкісних обмежень. І тут з'являється російська «Лада Калина» і намагається за вами догнати.
Якщо вона візьме ваш темп, її просто розірве на шматки. У будь-якому випадку персональний помічник не зможе працювати у вашому темпі, інакше швидко перегорить. Змушуйте його працювати на межі, щоб він ледве-ледве встигав, але все ж залишався на плаву.
Не можна судити оточуючих по собі. Для того щоб вони зберігали потрібний темп, ви повинні тягнути їх за собою, постійно підвищуючи рівень їх розвитку. До слова, точно так само і вам потрібно мати поруч людину, до рівня якого ви будете прагнути, поруч з яким будете виглядати як «Лада Калина» на тлі спортивного Ferrari. Це змусить вас розвиватися швидше.
Як знайти хорошого персонального помічника? Шукайте незвичайного людини з авантюристським складом характеру, який хоче отримати реальний досвід управління, але поки не готовий відкрити власний бізнес.
У мене (Миколи Мрочковскій) є персональний помічник, з яким я працюю кілька місяців. За цей час він нереально виріс, самостійно веде безліч проектів. Скоро я його перенаправлю на управління великими проектами і почну шукати іншого асистента.
На сьогоднішній день вашим завданням є пошук помічника, на якого можна скинути всі дрібні справи. Уявіть, що це ваш підмайстер.
Як оплачувати роботу персонального помічника? Ніколи не встановлюйте фіксовану суму за місяць. Я пропоную співробітнику отримувати зарплату в залежності від кількості і якості його роботи. Початкова ставка - 30 000 руб. в місяць, т. е. 200 руб. в годину.
Мій помічник повинен скласти спеціальну таблицю (рис. 5), в яку буде записувати кожну виконану роботу, час, витрачений на її виконання, і орієнтовний розмір оплати. В кінці кожного місяця я перевіряю цю таблицю: з одними цифрами погоджуюся, з іншими - ні. Таким чином помічник вчиться оцінювати себе, свою роботу.
Спочатку не потрібно передавати асистентові управління ключовими процесами. Ваше завдання - звільнити свого часу для вирішення саме цих питань.