Ділові листи можуть бути формальними (офіційними) і неформальними. Останніми зазвичай обмінюються люди, добре знайомі один з одним.
Тим, хто зазвичай друкує неформальні листи на машинці або комп'ютері, слід відмовитися від цієї чудової техніки, якщо потрібно відправити лист подяки, запрошення, привітання або співчуття. І, звичайно, у всіх випадках лист має бути підписана від руки.
ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ ЗАРУБІЖНИМ ПАРТНЕРАМ
2. Якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці її пишуть: «далі буде» ( «continued over»). У міжнародній діловій практиці текст, як правило, уміщають на одній сторінці.
3. Для нумерації користуються арабськими цифрами, на першій сторінці цифра не ставиться.
5. Виправлення в тексті листа, навіть самі акуратні, не допускаються.
6. Бажано, щоб лист в конверті було зігнуте не більше, ніж один раз (текстом всередину). Для особливо важливих листів підбирають конверт такого формату, щоб лист залишився несогнутой. На конверті можна розмістити всі реквізити, наявні на бланку, включаючи фірмовий знак. Великі конверти, в яких листи відправляються несогнутой, повинні бути з щільного паперу, щоб їх вміст не зім'яти при пересиланні.
7. Жалобні конверти (з чорною підкладкою всередині) слід використовувати за прямим призначенням.
8. Резолюції на отриманої кореспонденції прийнято робити тільки олівцем. Якщо - чорнилом, то резолюція повинна бути на окремому аркуші, який підколюють до листа.
9. Відповідь на телеграфний запит має бути надана протягом трьох днів. На лист - до закінчення 10 днів. Якщо немає можливості вчасно дати детальний, вичерпну відповідь, то слід протягом трьох днів повідомити, що лист прийнято до відома, а остаточну відповідь дати не пізніше, ніж через 30 днів.
Якщо ви друкуєте лист на чистому аркуші, то в правому верхньому кутку напишіть свої ім'я та прізвище, під ними - номер квартири, будинку, назва вулиці і району; ще нижче - назва міста, поштовий індекс, назва держави.
Дата позначає день відправки, а не написання листа.
Звернення в листі, який ви збираєтеся відправити до Німеччини, необхідно будувати за формулою: «Шановний пане професор + прізвище».
Після вступного звернення ставиться кома (в Європі) або двокрапка (в США).
Шановний пан Сміт,
Про Ваших пропозиціях
по доставці діагностичної апаратури.
Основний текст друкується на два інтервали нижче попередньої інформації, без абзацу. Останнім часом досить велике поширення одержав цельноблочний стиль, при якому новий абзац не позначав відступом на 5 знаків, а відділяється від попереднього 3-4 інтервалами (замість традиційних двох).
У відповідному листі вступний комплімент може висловлювати подяку за отриману кореспонденцію. Поширений комплімент в листуванні між давніми партнерами вираз вдячності за сприяння в якій-небудь справі.
Далі йдуть основні положення. Закінчувати основний текст слід компліментом. Це може бути традиційний вираз надії на подальшу співпрацю:
«Користуючись нагодою, ще раз прийміть наші запевнення в готовності до подальшого взаємовигідного співробітництва», «Ми з надією дивимося на перспективи, нашої подальшої співпраці» і т. П.
Заключна частина. Її слід поміщати справа, на два інтервали нижче основного тексту. Заключна формула ввічливості повинна узгоджуватися з привітанням. Якщо лист починається зверненням «Шановний пане» ( «Dear Sir») або «Шановна пані» ( «Dear Madam»), то на закінчення необхідно писати «Відданий вам» ( «Yours Faithfully»).
Вступним зверненням «Dear Mr. »І« Dear Mrs. »Відповідає заключна фраза« Щиро Ваш »(« Yours sincerely »). Якщо лист починається неофіційними зверненням, наприклад, «Дорогий Вільям» ( «Dear William»), то і закінчується воно дружній фразою, наприклад: «З серцевим привітом» ( «With best regards»), часто в поєднанні з виразом «Щиро Ваш» .
У США, на відміну від Великобританії, ділові листи часто закінчуються таким виразом: «Truly yours», «Yours very truly», «Very truly yours».
Підпис має стояти під заключній формулою ввічливості, на правій стороні аркуша.
У Німеччині, на відміну від більшості країн світу, заключну формулу ввічливості прийнято ставити зліва, і підпис, відповідно, також ставиться з лівого боку аркуша.
Постскриптум рекомендується використовувати тільки у виняткових випадках.
For attention of Mr. Smith. або Attention: Mr. Smith. або Attention: Sales Manager. або Attn.s: Mr. Smith. або Att. Mr. Smith.
Додаток: 1. Договір
Використовується досить багато типів позначенні програми:
Enclosure (s): Two enclosures. або Enc. (s): Encs. (2). або End: End. (2).
Зазначенням на додаток може також служити діагональна риска (/), горизонтальна лінія (-) або ряд точок (...) в лівому полі, навпроти рядка, в якій згадується додаток. Іноді додаток позначається прикріпленням наклейок і до додатка, і до листа.