Правила складання ділових листів свідчать:
Пишіть коротко і просто.
Користуйтеся простими словами.
Звертайтеся до конкретної особи, а не до невизначеної групі людей.
Для вираження своїх думок користуйтеся принципом:
Увага - Інтерес - Прохання - Дія.
Використовуйте в листах розмовну мову. У багатьох службових листах цілком допустимо використання і таких офіційних виразів, як:
згідно нашої домовленості;
як вже було зазначено вище і т.п.
Туристичний ваучер можна зробити більш переконливим, якщо скористатися «магічними словами» - словами, які сприймаються краще за інших. Не існує спеціальних магічних слів. Як правило, слово стає магічним, якщо воно несподівано для контексту ділового листа, і це створює інтригуючий, чарує ефект. Особливо дієві образні вислови та багатозначні слова. Технологія їх використання може бути наступною:
готується вихідний варіант листа;
до тексту ділового листа потім додають кілька магічних слів (прикметників і прислівників).
Існує безліч варіантів набору магічних слів, що дозволяють зробити ваші листи більш переконливими. Наприклад, можна використовувати ці слова з сотень можливих:
захоплюючий приковує увагу
видатний шановний і т.п.
При правильному вживанні такі слова можуть істотно змінити тон і вплив листи.
І ще слід пам'ятати золоте правило написання службових листів - вони не повинні бути написані в негативному тоні. Звичайно, виникають обставини для критики, але, тим не менш, ця критика не повинна бути спрямована на якусь людину або відділ, підрозділ. Вона повинна бути подана у формі творчих пропозицій.
При складанні листів до діловим іноземним партнерам необхідно враховувати, що вони складаються за іншими правилами. Існують міжнародні стандарти (ISO) на основні комерційні документи, в тому числі і на діловий лист.
Відповідно до додатка А ІСО 3535: 1977 застосовуються такі розміри полів (в мм):
Ліве поле - 20; верхнє поле - 10.
На практиці існує багато підходів до розташування реквізитів на бланку листа. Найчастіше вони відрізняються від порядку, встановленого в стандартах. Листи, які використовуються в практиці спілкування зарубіжних організацій, можуть включати такі реквізити;
Посилання на індекси відправника / одержувача (Reference Line).
До відома (For the Attention).
Вступне звернення (Salution).
Тема (Subject Line).
Основний текст листа (Body of the Letter).
Заключна формула ввічливості (Complimentary Close).
Вказівка на додаток (Enclosure).
Вказівка на розсилку копій даного листа (C C Notation).
Відомості про відправника (реквізит 1) розташовуються в лівому верхньому кутку або в центрі верхньої частини аркуша.
імена / ім'я, прізвище, приставка до імені:
прізвище родини (слово або група слів), яка використовується для позначення сім'ї, наприклад Райдер, Сміт, Чізмен і т.д .:
приставка до імені, наприклад старший, молодший;
певне заняття, наприклад: інженер, суддя, нотаріус і т.д .;
вид вулиці (бульвар, авеню, вулиця, дорога, площа і т.д.);
назва вулиці (наприклад, Станційна авеню, Станційна площа, станція Лайм-стріт);
ідентифікаційний номер на вулиці; № під'їзду або будинку, поверху і квартири (27/307, під'їзд № 27, 4-й поверх, квартира № 7);
назва села, містечка, села, кварталу, регіону (Тікхілл, Док-лендз, Ерлхем, Кемден, Сохо і т.д.);
поштову скриньку і номер (для власників ящика);
поштовий код або номер поштового маршруту, місцевість, найменування установи, що здійснює доставку:
поштовий код, який зазвичай використовується для підсумкової сортування місцевим або регіональним вузлом доставки.
номер поштового маршруту, код, що включає кілька цифр і / або букв, що вказують маршрут для направлення пошти до місця призначення;
назва території або провінції і / або назва країни;
назва регіону, графства, району, кантону і т.д.,
назва країни призначення, наприклад: Швейцарія, Франція, Великобританія, США і т.д.
назва організації (Nestle Ltd .; Kodak Ltd .; UNESKO і т.п.);
діяльність або вироби (фірма по цивільному будівництву, загальна трастова компанія, продаж насіння і т.п.);
відділ або підрозділ організації (відділ зовнішньої торгівлі, відділ кольорових металів, загальний відділ і т.п.);
поштовий код або номер поштового маршруту, місцевість, найменування установи, що здійснює доставку;
назва території або провінції і / або назва країни.
Ще одним важливим реквізитом листи є вступне звернення (реквізит 6).
Тема листа (реквізит 7) вказується після вступного звернення.
У листах зарубіжних кореспондентів заголовок до тексту не є обов'язковим елементом листи
Текст (реквізит 8) може друкуватися як від кордону лівого поля, так і з відступом початку кожного абзацу на 5 інтервалів (з нового рядка).
Абзаци можуть відділятися один від одного додатковим міжрядковим інтервалом. Текст листа зазвичай не перевищує однієї сторінки.
Текст більшості листів складається з 3 частин. Після привітання або звернення ( «Шановний пан ...») слід початок основного тексту, де йдеться про причини звернення; в головній частині тексту повідомляється про деталі (подробиці); в завершальній частині робляться висновки, повідомляється про плани на майбутнє і т.д.
Через два міжрядкових інтервалу після тексту листа вказується заключна формула ввічливості (реквізит 9). Вона повинна відповідати за формою вітання і положенню (званням) одержувача листа.
У даних формулах заключна фраза відповідає початку листа. Ці ж формули часто використовуються в листах російських організацій.
Перед підписом може стояти відмітка «р. р. »-« за »і« від імені »або« per pro »-« за дорученням »(від латинського виразу« per procura »). Співробітники організації використовують цю позначку, коли підписують листи від імені своїх керівників.
Якщо до листа є додатки (реквізит 11), то вони вказуються в нижньому лівому кутку під підписом. Відмітка про наявність додатка складається з слова «Enclosure» (якщо додаток одне) або «Enclosures» (якщо їх декілька), при цьому зазвичай вказують їх кількість.
У позначці про програму можуть бути названі документи додатки.
В кінці приписки ще раз оформляється підпис.
У зарубіжній кореспонденції для оформлення другого і наступних листів документа використовується спеціальний папір з надрукованим типографським способом у верхньому лівому кутку (1 см від верхнього краю) назвою організації, в правому верхньому куті друкуються слова «Лист для продовження листа № ...», наприклад:
Mills and Green Continuation Sheet
Messrs. A. Smith and Co. Ltd
Багато британських фірм користуються додатковими листами без напису справа. В цьому випадку сторінки нумеруються, а справа внизу на всіх сторінках, включаючи першу, але за винятком останньої, пишеться: Continued або скорочене Cont'd (Contd), що означає «продовження».