ПОМИЛКА № 1: ПВТР не узгоджені з профспілкою
- чи діяв профспілка чи іншої представницький орган працівників на момент прийняття ПВТР;
- інтереси скількох працівників профспілка представляв;
- чи знав роботодавець про існування профспілки.
Коли в профспілка входить менше половини працівників, його думка не враховується (ст. 37 ТК РФ). В інших випадках ГИТ визнає це порушенням і оштрафує. Щоб виправити ситуацію, потрібен час. При цьому ГИТ може порахувати існуючі ПВТР недійсними і зобов'язати роботодавця розробити і прийняти документ з урахуванням думки представницького органу працівників (ст. 8 ТК РФ).
Спробуйте пом'якшити адміністративну відповідальність. Почніть добровільно усувати порушення. Якщо профспілка не погоджував ПВТР, прийміть їх заново. Ваш намір підтвердить спеціальний наказ про створення робочої групи для усунення помилок в документах.
Якщо первинну профспілкову організацію створили після того, як роботодавець затвердив правила внутрішнього трудового розпорядку, прийнятий документ продовжує діяти. В цьому випадку профспілка може лише направити роботодавцю свої пропозиції, які стосуються змін ПВТР. Їх роботодавець повинен розглянути.
ПОМИЛКА № 2: Працівники не знають про зміни ПВТР
Роботодавець зобов'язаний ознайомити кожного працівника під підпис з ПВТР до того, як той підпише трудовий договір (ч. Третя ст. 68 ТК РФ).
При перевірці ГИТ вимагає підтвердити, що всі співробітники знайомі не тільки з ПВТР, а й зі змінами в них. Але навести докази цього роботодавці можуть не завжди.
Із змінами в ПВТР ознайомте всіх працівників.
Зробити це можна трьома способами:
- в листі ознайомлення;
- в кінці трудового договору.
Все залежить від того, який спосіб використовують в організації. Термін, в який ознайомите, крім випадків зміни праці договору, визначте самостійно.
ПОМИЛКА № 3: Чи не вказана матеріальна відповідальність роботодавця
Інспектори визнають порушенням, якщо роботодавець не вказує в ПВТР положення про свою відповідальність.
Але які види відповідальності роботодавець повинен прописати, Трудовий кодекс не уточнює (ст. 189 ТК РФ).
Якщо не прописані інші види відповідальності роботодавця, вкажіть:
- дисциплінарну, для керівника організації, структурного підрозділу, їх заступників (ст. 195 ТК РФ);
- правила, за якими працівникові відшкодують моральну шкоду, заподіяну йому (ст. 237 ТК РФ).
ПОМИЛКА № 4: Чи не закріплені вихідні дні та свята
ПВТР регламентують час відпочинку, яке включає, в тому числі, вихідні та неробочі святкові дні (ст. 107, 189 ТК РФ).
Якщо в ПВТР не вказали всі вихідні дні, це порушення.
Загальний вихідний день - неділя.
Другий день відпочинку при п'ятиденному робочому тижні роботодавець залежно від особливостей роботи встановлює самостійно.
Скорегуйте документ, вкажіть всі вихідні дні. Враховуйте рекомендацію Трудового кодексу, надавайте вихідні дні поспіль, якщо у вас є така можливість (ч. Друга ст. 111 ТК РФ).
Неробочі святкові дні.
Роботодавець не має права змінити ці дні відпочинку. Трудовий кодекс встановлює їх на всій території Російської Федерації. Тому не всі роботодавці вважають за необхідне вказувати в ПВТР неробочі святкові дні.
ГИТ не завжди згодна з такою позицією і визнає відсутність державних свят в ПВТР порушенням трудового законодавства.
Вносьте зміни в ПВТР в тому ж порядку, в якому брали.
Закон встановлює порядок, в якому беруть ПВТР.
Але трудове законодавство не визначає, як внести зміни в ПВТР.
Можливі кілька варіантів в залежності від того, в якому вигляді оформили правила.
Якщо ПВТР оформили як самостійний локальний акт, внести зміни можна трьома способами:
- затвердити нову редакцію документа;
- підготувати окремий додаток до ПВТР.
Коли ПВТР оформили як додаток до колективного договору, зміни вносять у порядку для зміни і укладення колективного договору або в порядку, який вказаний в колективному договорі (ст. 44 ТК РФ).
Щоб уникнути претензій ГИТ, включите перелік неробочих святкових днів. Для цього звірте неробочі святкові дні в ПВТР, які діють в організації, з положеннями статті 112 Трудового кодексу.
Термін дії ПВТР можна не встановлювати.
Роботодавець стверджує ПВТР, навіть якщо в організації немає колективного договору і первинної профспілкової організації. Закон не уточнює, як часто потрібно оновлювати правила внутрішнього трудового розпорядку. Тому роботодавець має право самостійно встановити, скільки діє цей документ. На практиці ПВТР складають один раз і при необхідності вносять зміни на підставі наказу.
ПОМИЛКА № 5: Чи не прописані способи заохочення працівників
Трудовий кодекс вимагає вказувати в ПВТР види заохочень, в тому числі додаткові (ст. 189, 191 ТК РФ).
Якщо не вказали способи заохочення в ПВТР, скоректуйте документ.
Формулювання «до працівників можуть бути застосовані заходи заохочення відповідно до трудового законодавства» не порушує закон.
Щоб виключити претензії з боку ГИТ, продублюйте способи зі статті 191 Трудового кодексу.
Порядок і умови окремих видів заохочення можуть визначати інші локальні нормативні акти підприємства, наприклад положення про преміювання.
ПОМИЛКА № 6: Не вказаний термін, в який працівник дає пояснення
Працедавець зазначає в ПВТР заходи стягнення (ст. 189 ТК РФ).
Загальний порядок, в якому їх застосовують, описує Трудовий кодекс (ст. 193 ТК РФ).
Якщо включили в ПВТР положення про відповідальність, але не описали, як будете залучати працівника до неї, оштрафувати за це ГИТ не має права.
Щоб убезпечити організацію від претензій контролерів, опишіть в ПВТР порядок, в якому застосовуєте заходи стягнення за порушення трудової дисципліни.
За основу використовуйте порядок, який визначає Трудовий кодекс.
Але якщо надаєте співробітникам підвищені гарантії, наприклад, продовжуєте термін для письмового пояснення понад двох днів, то розписуйте порядок докладно.
1. Знайомте з ПВТР і змінами в них всіх працівників організації. Якщо в організації діє профспілка, враховуйте його думку.
2. Умови ПВТР діляться на дві групи: обов'язкові і факультативні, які роботодавець вносить на свій розсуд. Перевіряйте, щоб факультативні не погіршує права працівників.
3. Виключіть претензії з боку ГИТ: розписуйте в ПВТР умови і порядок кадрових процедур. За основу беріть положення Трудового кодексу.