Конференції: проблеми і тенденції
Конференції на сьогоднішній день без сумніву займають значне місце в світовому та українському івент-просторі. Причин такого стану речей багато: наприклад, формат "конференція" вже сам по собі дуже гнучкий і при правильному підході піддається безлічі налаштувань. У той же час не можна не відзначити і певну кількість вельми специфічних труднощів, з якими стикаються як організатори конференцій, так і їх учасники. Про все про це і піде мова в цьому матеріалі, головна тема якого конференції, пов'язані з ними проблеми і сучасні тенденції.
Почнемо, як завжди, з пари загальних слів. Отже, конференції як івент-формат, сьогодні використовуються все частіше, і у кого-то, можливо, може створитися враження, що організатори часом навіть надмірно часто звертаються до них. Саме в цьому ряд експертів відзначають одну з найважливіших проблем, пов'язаних з конференціями: найчастіше організатор, бажаючи провести гучний, статусний і масштабний івент, вибирає формат конференції, абсолютно не розуміючи, де він вдало впишеться, а де краще буде звернутися до інших рішень.
Іншими словами, сьогоднішня все зростаюча популярність конференцій у організаторів і, що не менш важливо, у аудиторії іноді робить тільки гірше репутації цього івент-формату, тому що його починають застосовувати до місця і не до місця. Однак, подібна ситуація скоріше тимчасова, і, за словами більшості event-експертів, через певний відрізок часу вона тим чи іншим чином нормалізується. Крім того, не варто забувати, що конференції в тому вигляді, в якому ми можемо їх сьогодні спостерігати, існують фактично на стику декількох споріднених форматів від виставок до класичних бізнес-івентів в деяких ситуаціях. Цей момент також накладає деякі труднощі, але про все по порядку.
Що таке конференція
Більшість проблем, з якими може зіткнутися організатор конференції, корінням сягають у нерозуміння компаніями того, чим конференція є, і того, чим конференція не є. Тут, насправді, досить тонкий, але в той же час максимально критичний для кінцевого результату момент. Якщо говорити в цілому, то конференції - це ділове спеціальний захід, що має відносно жорсткий, стандартизований формат і практичну спрямованість. Але якщо подивитися на реальний стан справ в індустрії, то стає очевидно, що існує величезна кількість прикладів, коли організатори конференцій за допомогою якихось нестандартних ходів, креативних рішень розширюють сам формат, таким чином, розвиваючи його.
Костянтин Бріджман. генеральний директор Expomedia Group: "За деякими оцінками, сектор ділових заходів вУкаіни освоєний не більше ніж на 25%. При цьому стрімкий розвиток цього сектора відбувається буквально на наших очах. Років десять тому вибір заходів для бізнес-кіл був дуже вузький, зараз же тільки наша група компаній Expomedia Russia щорічно проводить більше 120 конференцій, форумів і самітів. На наших очах формується культура відвідування ділових заходів серед бізнес-сообществаУкаіни. У Європі, наприклад, фахівець середнього рівня планує відвідати м німум 1-2 ділових заходів на рік, не кажучи вже про керівників вищого рівня. Для останніх - відвідування бізнес-самітів є потужним важелем для розвитку бізнесу своїх підприємств ".
Сучасні конференції можуть часом досить сильно відрізнятися від того, що розуміється під конференціями в класичному сенсі, однак ці івенти як і раніше називаються конференціями. Для наочності наведемо ілюстрацію, наприклад, з індустрії комп'ютерних розваг. У ній більшість масштабних і статусних спеціальних заходів проводяться або в форматі виставки, або в форматі конференції, що, в цілому, логічно і легко пояснити, так як обидва згадані формату дозволяють учасникам івенту максимально повно представити свої продукти і товари. Однак пересічному відвідувачу легко заплутатися: на конференціях компанії-учасниці працюють на стендах, а на виставках певний час приділяється доповідей. У той же час зрозуміти, що є що, досить просто: достатньо визначити, що має першорядне значення в контексті того чи іншого проекту, а що другорядне, адже конференція, якою б не була форма участі в ній, завжди залишається, в першу чергу, майданчиком для дискусії, і в цьому-то якраз і полягає визначальний момент.
Костянтин Бріджман. "Бізнес-конференція завжди є зрізом розвитку сегмента, ніші або ринку. Конференція не є освітнім елементом, не дає базових знань про галузь, для цього є інші освітні формати. Але вона дає інформацію про реальний досвід компаній, які працюють на певному ринку, надає можливість отримати в форматі інтерактиву відповіді на питання, що цікавлять, познайомитися з колегами по цеху, експертами, представниками українського та міжнародного бізнесу, а в деяких випадках і знайти роботодавця ".
Далі, незалежно від форм і якихось надбудов головна складова будь-якої конференції - це, звичайно ж, контент. Він, як правило, буває найрізноманітніший, подається аудиторії в великому обсязі, але в той же час досить легко їй засвоюється. Крім того, відзначимо, що організатору спеціального заходу описуваного формату досить легко при інших рівних працювати з відвідувачами івенту практично на всіх стадіях. Фактично значна частина цільової аудиторії вже сама перебуває в постійному пошуку таких подій, якщо вони, зрозуміло, розробляються і просуваються на належному рівні.
Як наслідок, організатору конференції в більшості випадків досить зручно вибудовувати комунікації як з учасниками проекту, так і з його відвідувачами. Просто вони все в рамках івенту говорять на одному і тому ж мовою, образно висловлюючись. Як локалізованого прикладу не зовсім з ділового сектора, але, тим не менш, дуже яскравого представимо якусь медичну конференцію, присвячену новим лікам. Туди запрошуються всі зацікавлені сторони, включаючи фахівців, які займалися розробкою ліків, лікарів, які в майбутньому будуть його використовувати, незалежних експертів. Це все люди з однієї індустрії, що використовують один і той же індустріальний жаргон, можливо, давно знайомі один з одним, і в даному випадку організатору, умовно кажучи, досить зробити невеликий поштовх, щоб механізм конференції заробив на повну котушку.
Тут ми підходимо до ще одного дуже важливого питання - до ролі організатора, адже конференція - це майданчик, якою користується не тільки і не стільки організатор івенту, скільки його учасники. Першочергова задача організатора - створити максимально комфортні умови для всіх, хто тим чи іншим чином пов'язаний з проектом, забезпечити всю необхідну підтримку і реалізувати на рівні кожен елемент заходи.
В цілому, знайти згадані пропорції - це одна з найважливіших завдань організатора конференції, якщо він хоче не просто провести вдале і успішний захід, але і вичавити з нього максимальну користь. Але зауважимо: тут все залежить саме від завдань, які ставить перед собою компанія, яка проводить конференцію, адже вони можуть бути самими різними.
Що ж стосується тенденцій, то тут є ряд дуже цікавих моментів, які стають все більш і більш актуальними останнім часом. Саме їм ми і присвятимо заключну частину цієї матеріалу. Отже, перша тенденція, про яку піде мова в статті, стосується виступів. Взагалі, виступи, круглі столи, відповіді на питання - це основа тематичної складової практично будь-якій конференції, і сьогодні можна вже сміливо відзначати, що в рамках більшості проведених спеціальних заходів описуваного формату учасники намагаються максимально піти від якихось стандартизованих рішень, що приїлися вже, схоже , всім.
Робиться це за допомогою абсолютно різних інструментів, але провідна роль завжди залишається у виступаючої персони, спікера. І як раз в цій галузі вже протягом декількох років ми можемо спостерігати цікаві зміни: сьогодні успішним і ефектним виступ називають, не тільки коли воно супроводжувалося яскравою презентацією, але і коли робота безпосередньо спікера була не менше яскравою. Але тут є одне застереження: практично кожна конференція і практично кожна індустрія накладає на спікера ті чи інші обмеження (скрізь різні, само собою), однак майже завжди у нього залишається простір для маневрів, і ними обов'язково слід користуватися.
Костянтин Бріджман. "Що стосується креативу в контексті організації конференцій, наведу приклад з нашої практики. В рамках конференції" Мережевий девелопмент вУкаіни ", організованого одним з наших підрозділів Infor-media Russia, було проведено бізнес-моделювання реальної ситуації: представники компанії-девелопера розповіли про проект торгового центру і стоїть перед ними задачі по залученню під нього інвестицій. На конференції вони змоделювали презентацію проекту потенційному спонсору. Розглядаючи цю абсолютно типову ситуацію з життя Девелоперс їх компаній, бізнес-консультанти на реальному прикладі давали поради щодо коригування презентації проекту ".
Наступна тенденція - постійно зростаючу увагу організаторів і учасників конференцій до новітніх технологій. Сучасний івент описуваного формату, який проводиться на високому рівні, вже неможливо уявити без великих екранів, об'ємного звуку, безкоштовного доступу в Інтернет по Wi-Fi і багатьох інших дітищ технологічного прогресу. Однак багато організатори та учасники конференцій не зупиняються на згаданих інструментах і йдуть далі, впроваджуючи в свої проекти, наприклад, пристрої для показу тривимірних зображень в повітрі.
Ще один момент - розважальна складова, причому побачити її можна сьогодні навіть на тих конференціях, які існують в індустріях, абсолютно не розташованих до її використання. На перший погляд, це безсумнівний плюс (демократизація конференцій в кінцевому рахунку робить їх більш цікавими для аудиторії), однак тут не варто забувати наступне: варто організатору або учасникам чуть-чуть "перегнути палицю", і в геометричній прогресії зростає ризик перетворити, наприклад, велику і статусну конференцію в даний шапіто, зіпсувавши тим самим не тільки репутацію компаній, що беруть участь в проекті, а й образ всієї індустрії в цілому.
На закінчення ж матеріалу нам залишається додати, що сучасний стан речей в галузі планування і проведення конференцій, як зазначає переважна більшість івент-експертів, дозволяє нам робити вельми і вельми позитивні прогнози щодо майбутнього цього формату в загальному івент-просторі. Певні проблеми завжди існували й існують донині, але в, той же час, все більше і більше число організаторів вибирають саме формат конференції для своїх нових проектів, а їх загальне число зростає щороку.