За штатним розкладом багатьох організацій є посадові обов'язки, виконання яких вимагає постійних роз'їздів.
У роботодавців на цей рахунок виникає ряд питань:
- Хто може і повинен отримувати компенсацію?
- Як правильно оформити первинні документи?
- Який можливий розмір доплат?
огляд ситуації
Відшкодування буває декількох видів:
- компенсаційні оплати за фактичні витрати;
- доплата, яка входить до складу заробітної плати.
Законодавчі акти України не конкретизують закритий перелік професій і посад, для роботи по яким необхідні постійні поїздки.
За пропонованим умовам робота підрозділяється на кілька видів:
Підприємства обгрунтовано складають список професій, в посадових інструкціях яких позначені тривалі або постійні поїздки.
Перелік таких професій доцільно визначати в багатьох галузях промисловості:
- в будівництві,
- на залізній дорозі,
- на автоперевезеннях,
- видобутку корисних копалин.
Колективним договором або наказом організації затверджується реєстр посад з пересувними умовами виробничої діяльності.
Компенсація за роз'їзний характер роботи
- виробничі завдання працівником виконуються поза територією підприємства;
- посадові функції, що супроводжуються переїздами, мають постійні і систематичні ознаки.
Оплата незручностей, заподіяних працівникові через постійні переїзди, на приклад у водіїв, компенсується роботодавцем, на підставі положень ТК РФ.
Під компенсацією, в даному випадку, розуміється отримання грошових сум, що покривають фактичні витрати працівників на виконання виробничого завдання.
Компенсація відсотків по іпотеці повинна відшкодувати частину витрат. Як отримати відшкодування?
Види витрат до відшкодування
Роботодавець може затвердити два способи оплати за рухливі та інші умови роботи:
- грошова компенсація реальних витрат співробітників,
- постійна і систематична доплата, яка входить до складу нарахувань по заробітній платі.
Компенсаційні нарахування проводяться з метою відшкодування понесених співробітником витрат, що визначаються роз'їзним видом виробничої діяльності. Реєстр витрат затверджується в колективному договорі.
У ТК Україна відзначено, що в зв'язку поїздками для безпосереднього виконання професійних обов'язків, роботодавцем оплачуються витрати:
Якщо реєстр перерахованих вище витрат не зафіксовано місцевим локальним документом, то звільнення від ПДФО застосовувати не можна.
Виплати компенсаційного напрямки, які пов'язані з конкретно понесеними витратами, призначаються у випадках, коли немає підтверджуючих документів і неможливо визначити дійсний розмір витрат.
Суми таких доплат відносяться до складових заробітної плати і призначаються:
- за роботу в умовах, що відрізняються від нормальних;
- за роботу у важких кліматичних умовах і в регіонах з радіоактивним забрудненням.
На відміну від коливного розміру компенсації за роботу «в дорозі», виплати, що входять до складу заробітку, мають ряд відмінностей:
- нараховуються і виплачуються систематично;
- мають постійну незмінний величину.
оформлення
Для доведення правомірності виплачених компенсацій, необхідно правильно документально оформити всі первинні документи.
Колдоговір або наказ фіксують такі положення:
- величину витрат, що відшкодовуються,
- порядок надання компенсацій по роз'їзному характеру робіт,
- реєстр посад, пов'язаних з постійними переїздами.
При відсутності колективного договору, видається наказ по підприємству, в якому описуються всі вимоги надання компенсаційних виплат.
У трудовому договорі, оформленим з працівником, приділяється увага особливих умов виконання посадових обов'язків, які обумовлюються в окремому розділі з точним зазначенням рухомих умов роботи.
Обов'язок постійних пересувань для виконання виробничих обов'язків повинна бути відображена в посадовій інструкції співробітника організації.
Бухгалтерія
При оплаті працівникам компенсації за фактичні витрати, необхідно, щоб були здані до бухгалтерської служби організації всі підтверджуючі документи (квитанції за проживання, квитки на міжміський транспорт, касові чеки АЗС, інші витрати).
У разі відсутності первинних документів компенсаційні виплати перекваліфіковуються в надбавку до заробітної плати і мають конкретну постійну величину.
Нерідкі випадки, коли співробітникам, які не мають прямого відношення до роз'їзному характеру робіт, видаються єдині проїзні квитки на проїзд громадським транспортом у службових цілях.
Для правильного оформлення подібних поїздок збирається наступний пакет документів:
- наказ про видачу проїзних для виконання виробничих завдань,
- журнал реєстрації обліку по службових поїздок,
- плани поїздок, затверджені керівництвом,
- листи маршрутів,
- звіти співробітникам про виконану роботу по конкретній поїздці.
розрахунок суми
До складу компенсаційних нарахувань входять добові, для виплати яких не потрібно документального підтвердження. Про відрядження добові не залежать від фактичних витрат і нараховуються за період перебування в роз'їзді. Розмір добових встановлюється державою з можливістю збільшення організаціями.
Залежно від фінансового стану, підприємства самостійно можуть встановлювати індивідуальний розмір добових, грунтуючись на законодавчо встановленої величини.
З суми перевищує гранично допустиму величину добових, організації повинні нараховувати ПДФО.
Наказом по ТОВ «ВОСХОД» затверджені добові в розмірі 1200 руб. Інженер Петров П.П. знаходився в службовій поїздці 5 днів. За цей період йому було нараховано добові
Неоподатковувана частина добових
ПДФО нараховується на часткову оплату добових у розмірі 2500 руб.
Підприємство перераховує ПДФО 325 руб.
Затверджені наказом суми доплат, пов'язані з роз'їзними умовами робіт розраховуються пропорційно відпрацьованому часу.
Надбавка водія Смирнова П.П. який працював повний місяць, дорівнює 9000 руб.
Водій Панюшкін Є.Г. отримав компенсаційну оплату в розмірі 6750 руб.
9000руб. / 20 раб.дней в мес. * 15 відпрацьованих робочих днів = 6750 руб.
Проведення та оподаткування
Бухгалтерські проводки залежать від виду компенсаційних виплат. Для обліку відшкодування понесених витрат застосовується бух.счет 73 «Розрахунки з персон-м організації».
Нараховуються суми компенсації за фактичні витрати, пов'язані з поїздками:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73
Видано суми компенсації:
Дебет 73 Кредит 50
Якщо підприємство не видає кошти для службових поїздок в підзвіт, виробляє компенсаційні виплати, то бухг.сч.71 «Розр. з подотчетн.ліцамі »використовувати не рекомендується.
Постійні поїздки, пов'язані з особливостями професії, до відряджень не належать.
Доплата, пов'язана з рухомим характером робіт входить до складу основної заробітної плати, тому для обліку застосовується сч.70 «Розрахунки з персоналом по заробітній платі»:
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 70
Розраховується для утримання ПДФО:
Розраховуються для обліку та перерахування страхові внески:
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 69
Видаються працівникові суми доплат компенсаційного характеру:
Компенсаційні виплати, закріплені в колективному договорі або локальному документі, не обкладаються страховими внесками і з них не вираховується сума ПДФО. Для розрахунку податку на прибуток дані суми зменшують базу оподаткування в інших витратах.
Механік Соломатін С.С. подав до бухгалтерії документи, що підтверджують фактичні витрати за службову поїздку, в якій він перебував 7 днів:
- міжміські автобусні квитки на проїзд в обидва кінці за вартістю 1800 руб.
- квитанція на проживання в службовому готелі 1660 руб.
Економічними службами організації була нарахована і виплачена компенсація, пов'язана з роз'їзними умовами виконання роботи в розмірі 8360 руб.
7 * 700 руб. = 4900 руб. - розмір добових нарахувань
1800 + 1660 + 4900 = 8360 руб.
Дана сума не обкладається страхов.взносамі і ПДФО. При розрахунку податку на прибуток була прийнята до уваги.
Надбавки, прирівняні до заробітної плати, обкладаються страховими внесками і податком на доходи фізичних осіб.
Шахрайство на ринку нерухомості зустрічається дуже часто. Дивіться, як уберегтися.
Наказом по підприємству водієві-експедиторові Петренко О.С. була встановлена надбавка, пов'язана з роз'їзним характером робіт у розмірі 10000 руб.
10000 * 13% = 1300 руб. ПДФО
10000 * 22% = 2200 руб. внески до Пенсійного фонду
10000 * 5,1% = 510 руб. внесок в ФФОМС
10000 * 2,9% = 290 руб. збір до ФСС
10000 * 0.7% = 70 руб. збір від нещасних випадків на виробництві.
Багато роботодавців, прагнучи уникнути помилок в оподаткуванні нарахованих сум, пов'язаних з роз'їзними умовами виконання виробничих функцій, нараховують та виплачують суми надбавок, що входять до складу заробітної плати, використовуючи цей вид оплати замість компенсаційних відшкодувань за фактичні витрати.
Така заміна незаконна.
За Трудовим законодавством, організації не можуть замінювати компенсаційні виплати надбавками до заробітної плати.
До питання оформлення компенсаційних витрат за роз'їзному характеру робіт необхідно поставитися дуже серйозно. Фахівці виїзних перевірок дуже ретельно перевіряють подібні витрати. Правильно оформивши витрати, грунтуючись на ТК РФ, можна в подальшому уникнути багатьох проблем.