"Вибір бізнес-процесів для оптимізації"
Ковальов Сергій Михайлович,
Ковальов Валерій Михайлович
Частина 2.
"Оцінка важливості бізнес-процесів"
Оцінка важливості бізнес-процесів
Визначення критичних чинників успіху організації (КФУ)
Для оцінки важливості бізнес-процесів існує класичний підхід, згідно з яким першим кроком визначення важливості є визначення критичних чинників успіху організації - КФУ. Що таке КФУ? При розробці стратегії, компанія повинна формулювати свою місію, після чого провести її декомпозицію на стратегічні цілі. З усіх сформульованих цілей потрібно вибрати вісім найбільш важливих, які називають критичними факторами успіху (див. Рис.2). Використання саме восьми найбільш важливих стратегічних завдань випливає з принципу суттєвості, чи Парето, а також правила "7", які були розглянуті в попередніх розділах книги.
Малюнок 2. Критичні фактори успіху організації - КФУ
Для більш глибокого розуміння того, що таке критичні фактори успіху давайте розглянемо їх визначення і приклади.
Критичні фактори успіху - це ті стратегічні завдання, конкурентні можливості, результати діяльності, які кожна компанія повинна забезпечувати або прагнути до цього, щоб бути конкурентоспроможною і домогтися успіху на ринку. Це ті чинники, яким компанія повинна приділяти особливу увагу, так як саме вони визначають успіх або провал компанії на ринку, її конкурентні можливості, безпосередньо впливають на її прибутковість.
Визначення критичних чинників успіху організації з урахуванням існуючих і прогнозованих тенденцій розвитку галузі та конкуренції в ній є найважливішим стратегічним завданням. Компанія повинна знати галузь досить добре, щоб визначити, що є більш, а що менш важливим для успіху в конкурентній боротьбі. Ті керівники, які неправильно визначили вплив факторів на забезпечення довгострокового успіху в конкурентній боротьбі, вибирають помилкові стратегії або мало важливі для забезпечення конкурентоспроможності мети. Компанії, правильно визначили критичні фактори успіху, можуть досягти значного конкурентного переваги, враховуючи КФУ при реалізації своєї стратегії і забезпечуючи собі перевагу перед конкурентами з використанням цих факторів. Критичні фактори успіху в різних галузях і для різних бізнесів різні. Крім того, вони з часом можуть змінюватися в одній і той же галузі під впливом змін загальної ситуації в ній.
У загальному випадку критичні фактори успіху повинні відповідати наступним критеріям:
- Є найбільш важливі цілями компанії;
- Є тим, що повинна зробити організація, щоб виконати свою місію;
- Як правило, починаються зі слів "ми повинні ..." або "нам потрібно ...";
- Представляють комбінацію тактичних і стратегічних чинників.
Прикладом критичних чинників успіху для торгової компанії є формулювання: "Ми повинні мати найширший асортимент серед підприємств нашої галузі", а для виробничого підприємства - "Ми повинні мати найвищу ступінь використання виробничих потужностей в нашій галузі".
При розробці критичних чинників успіху, потрібно дотримуватися правила необхідності і достатності, згідно з яким кожен критичний фактор успіху, включений в список, необхідний для досягнення місії компанії, а всі разом чинники повинні бути достатні для її досягнення.
Зіставлення бізнес-процесів і критичних чинників успіху
Другим кроком визначення ступеня важливості бізнес-процесів, є, їх зіставлення з критичними факторами успіху. Основна суть зіставлення зводиться до того, що по кожному бізнес-процесу потрібно відповісти на наступне питання: "Які критичні фактори успіху підтримує даний бізнес-процес"?
Раннє було розглянуто, що важливість процесу визначається ступенем його вкладу в досягнення стратегічних цілей компанії, тому чим більше критичних чинників успіху підтримує розглянутий бізнес-процес, тим більше його важливість.
На рис.3 при пошуку взаємозв'язку між процесами і КФУ був застосований прямий прохід "від низу до верху" або "від процесів до КФУ". На практиці необхідно виконати і зворотний прохід "зверху вниз" або "від КФУ до процесів", при якому для кожного критичного фактора успіху визначаються бізнес-процеси, які їх підтримують. Другий прохід підвищить якість одержуваних результатів, а також допоможе виявити бізнес-процеси, яких в компанії на даний момент часу не існує, але для реалізації стратегії вони необхідні.
Для визначення взаємозв'язку між КФУ і процесами при зворотному проході "зверху вниз" для кожного критичного фактора успіху потрібно задати три взаємодоповнюючих питання:
- Які з бізнес-процесів повинні бути виконані особливо добре, щоб ми були впевнені в досягненні конкретного критичного фактора успіху?
- Які бізнес-процеси роблять основний вплив на конкретний критичний фактор успіху?
- Які бізнес-процеси не тільки мають відношення до конкретного критичного фактору успіху, але і важливі для нього?
Малюнок 3. Зіставлення бізнес-процесів і
критичних чинників успіху
Розробка матриці зіставлення бізнес-процесів і критичних чинників успіху
Для наочного оформлення результатів другого кроку по оцінці важливості бізнес-процесів використовують матрицю зіставлення, стовпці якої відповідають сформульованим критичним фактором успіху, а рядки виділеним бізнес-процесів (див. Рис.4).
Якщо будь-якої бізнес-процес підтримує певний критичний фактор успіху, то в клітці матриці, що лежить на перетині відповідного стовпця і рядка ставлять хрестик. Для розрахунку кількісної величини ступеня важливості процесу використовують кількість хрестиків, що знаходяться в рядку матриці зіставлення, відповідної розглянутого бізнес-процесу. Кількість хрестиків, відповіднепевного бізнес-процесу і отже ступінь важливості даного процесу може бути від 0 до 8. Наприклад, на малюнку 4.4. показано що бізнес-процесу п.1 підтримує чотири критичних фактора успіху - КФУ 3, КФУ 5, КФУ 7, КФУ 8. Відповідно, ступінь його важливості складає 4. Бізнес-процес - П2 підтримує 7 критичних чинників успіху; його ступінь важливості складає 7, і він важливіше попереднього процесу на три пункти.
У деяких випадках на практиці застосовується більш тонкий метод для оцінки ступеня важливості бізнес-процесів. В даному методі кожного критичного фактору успіху присвоюється ваговий коефіцієнт від 0 до 1, що характеризує його важливість. При цьому кожне відповідність бізнес-процесу і критичного фактора успіху в залежності від своєї сили оцінюється теж за шкалою від 0 до 1. В результаті ступінь важливості кожного бізнес-процесу розрахується як сума сил відповідностей бізнес-процесу всім критичними факторами успіху з урахуванням їх ваги.
Критичні фактори успіху