Основне призначення класифікаторів полягає в тому, щоб автоматизувати роботу з документами. Для пошуку, сортування, обробки використовуються спеціальні коди, присвоєні документам. Кодування застосовується в економіці, статистиці, банківській справі, завдяки чому спрощується обробка, контроль, облік, систематизація документів. Більше тридцяти класифікаторів об'єднані в ЄСКК ТЕІ. Скорочення є абревіатурою Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації. У цю систему включений класифікатор ОКОФ, який використовується для обліку, статистики та відповідає вимогам ринкової економіки.
Документ застосуємо для організацій, установ всіх форм власності, розташованих на російській території. Завдяки ОКОФ інформаційна підтримка дає можливість для вирішення завдань, як:
- оцінка основних фондів (обсяг, склад, стан);
- реалізація облікових функцій по ОФ, необхідних державною статистикою;
- можливість міжнародного зіставлення основних фондів (структура, стан);
- розрахунок економічних показників;
- розрахунок нормативів проведення капремонту основних фондів.
За даними класифікатора ОКОФ є поділ на матеріальні фонди та нематеріальні. До матеріальних фондів відносяться всі об'єкти в комплексі з пристроями, які призначені виконувати деяку роботу. Це будівлі, обладнання, машини, житла, оргтехніка, транспорт, багаторічні насадження, племінної та продуктивна худоба і багато інших об'єктів. Такі угруповання утворені в основному за ознакою призначення. Кожна угруповання має код ОКОФ. що складається з дев'яти знаків, і позначає, розділ, підрозділ, клас, підклас, вид. У схемі дев'ятизначного коду між першими двома знаками ставиться пробіл.
ОКОФ по угрупованням до підкласу будується на основі ієрархічного методу (в порядку підлеглості, залежності), а вже для видів побудова йде у вигляді переліків (використання фасети). Вищим рівнем поділу об'єктів є розділи. Підрозділи представляють рівень з урахуванням значущості економіки, як в цілому, так і по нашій країні. Класи фондів утворюються виходячи з продукції, яка відповідає видам діяльності, послуг і продукції по ОКДП. У підклас деталізуються дані класу. Вид створює деталізацію без необхідності переходити на конкретний тип об'єкта.
Нематеріальні фонди (активи) об'єднують програмне забезпечення, бази даних, промислові технології, тобто, об'єкти, які є інтелектуальною власністю.
Основні фонди матеріальні і нематеріальні представлені відповідно в розділах 10 і 20.
На рівні підрозділів знаходяться:
- транспортні засоби,
- господарський і виробничий інвентар,
- худобу, крім молодняку і вгодованого на забій,
- багаторічні насадження,
- основні фонди, не включені в попередні угруповання.
Кожному з підрозділів відповідають кодова приналежність від 11 до 19.
Підрозділи нематеріальних основних фондів кодуються від 20 до 25.
Наприклад, для легкового автомобіля малого класу, об'єм двигуна, якого 1,8 літра, знаходиться підрозділ Транспортні засоби з матеріальних фондів. Код 15. Всередині підрозділу знаходиться клас, додаються 3410, підклас - легковий автомобіль, додаються 010. Після цього розглядаються види всередині підкласу. Загальний код необхідного автомобіля виглядає
15 3410110.
Але перш ніж зайнятися пошуком коду серед угруповань, розділів, підкласів, слід упевнитися, що необхідний об'єкт належить до основних засобів. На приналежність до основних засобів вказують такі факти:
- використання даного предмета більше року;
- ні класифікований як запасу;
- не є частиною іншого об'єкта.
Вручну знайти з 11041 кодів потрібний запис практично неможливо. тому необхідно завантажити класифікатор ОКОФ і користуватися ним раціонально. Інакше можна зробити серйозні помилки, особливо щодо включення об'єкта в необхідну амортизаційну групу.
Основні засоби розділені на десять груп згідно з термінами корисного використання. У першій групі знаходяться кошти з малими термінами експлуатації, в десяту групу включені основні засоби, якими термін корисного використання дан понад 30років. Більш точно можна встановити за допомогою ОКОФ по групах.
Довідник ОКОФ є повнішим і постійно оновлюється класифікатором основних засобів. Щоб викликати довідник, слід завантажити ОКОФ, вибрати меню Довідники, перейти в інші. На його основі визначається термін корисного використання, після чого нараховується амортизація і підраховуються податки на прибуток. Амортизаційні групи по ОКОФ вказані більш детально, а за Класифікацією часто немає інформації по підкласу і виду. Для визначення амортизаційної групи, норми амортизації доцільно визначити код за ОКОФ, а потім включати в певну групу.
Трапляється, що об'єкт відсутній і в ОКОФ, і в Класифікації. У цьому випадку термін корисного використання визначається за технічною документацією або відповідно до рекомендацій виробника. Так, наприклад, відсутні самостійні коди на сходи-драбину, металеву урну, карнизи, жалюзі, які необхідні в будь-якій установі. Код, встановлений для них, 19 0009000. Підставою є додаток до листа Мінфіну. Це інші основні фонди, які не мають в угрупованнях. Ні в Класифікації і побутового кондиціонера, зате його можна знайти в ОКОФ, де він знаходиться в групі "Приборов побутових" з кодом 16 2930000.
Амортизація нараховується лінійним способом, зменшуваного залишку, по сумі часу корисного використання, пропорційно випущеному обсягу продукції. Найбільш простий метод нарахування амортизації - лінійний. При його використанні застосовується спеціальна формула, по якій відсоток річної норми амортизаційних відрахувань виходить як приватна при розподілі 100% на термін використання основних засобів в роках.
Використання ОКОФ дуже важливо в бухгалтерському обліку і для оподаткування.