Керівництво по створенню звітів

В цій статті

Вибір макета звіту

При створенні звіту спочатку необхідно визначити, яким чином дані повинні розташовуватися на сторінці і як вони будуть зберігатися в базі даних. В ході створення звіту можна виявити, що розміщення даних в таблицях не дозволить створити потрібний звіт. Такий результат може означати, що таблиці не нормалізовані, тобто зберігання даних організовано неефективно.

Додаткові відомості про нормалізацію см. За посиланням на основні відомості про структуру баз даних в розділі Див. Також.

Створіть ескіз звіту

Наприклад, можна включити в звіт рядок відомостей про продукт, кілька повторюваних рядків про продажі продукту і рядок з підсумками продажів продукту. Потім ця послідовність повторюється для всіх наступних продуктів до кінця звіту. Звіт також може бути простим перерахуванням даних в таблиці - в цьому випадку ескіз буде містити послідовність рядків і стовпців.

Примітка: Дана техніка дуже корисна, якщо звіт створюється не для себе. У цьому випадку замовник може намалювати ескіз перед початком роботи.

Після створення ескізу визначте, які таблиці містять дані, які будуть включені в звіт. Якщо всі дані знаходяться в одній таблиці, можна створити звіт безпосередньо на базі цієї таблиці. Найчастіше потрібні дані зберігаються в кількох таблицях і перед включенням до звіту об'єднуються за допомогою запиту. Запит може бути вбудований в властивість звіту RecordSource або створений як окремий збережений запит, який і є основою звіту.

Додаткові дані про використання запиту в якості джерела даних для звіту см. За посиланням в розділі Див. Також.

Розподіл даних по розділах звіту

Звіт має один або кілька розділів. Один з розділів - розділ відомостей - присутній у всіх звітах. Цей розділ повторюється для кожного запису в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Інші розділи є додатковими, повторюються рідше і зазвичай використовуються для відображення загальних відомостей для групи записів, сторінки звіту або всього звіту.

У наступній нижче таблиці показано, де розташовуються розділи і з якою метою вони зазвичай використовуються.

Підсумки групи (сумарні значення, рахунок, середні значення і так далі)

Відомості про додавання або видалення розділів заголовка і примітки звіту або колонтитулів сторінки див. Розділ Додавання та видалення заголовка і примітки звіту або сторінки цієї статті. Розділи заголовка і примітки групи додаються з використанням області Угруповання, сортування і підсумки в режимі макета або конструктора.

Додаткові відомості про використання області Угруповання, сортування і підсумки см. За посиланням на матеріал про створення групувати або зведених звітів в розділі Див. Також.

Визначення розміщення докладних даних

Макет в стовпчик. Макет в стовпчик нагадує форму, яку заповнюють при відкритті банківського рахунку або придбанні товару в Інтернет-магазині. Кожен фрагмент даних має мітку, поля слідують один за одним у стовпчик. Цей макет добре підходить для звітів, які містять занадто багато полів, щоб їх можна бути вивести в форматі таблиці, інакше ширина стовпців перевищить ширину звіту. На наступному малюнку показаний звіт про співробітників, створений з використанням макета в стовпчик.

Примітка: У майстра звітів такий макет називається столбцовую макетом.

Вирівняний макет. Якщо звіт створюється за допомогою майстра звітів, можна скористатися вирівняним макетом. У цьому макеті записи відображаються як можна компактніше з урахуванням повної ширини сторінки. Звичайно, такого результату можна досягти і без використання майстра звітів, однак точне вирівнювання полів - вельми трудомістка процедура. На наступному малюнку показаний звіт про співробітників, створений з використанням макета, вирівняного в майстра звітів.

Вирівняний звіт добре підходить в тому випадку, якщо потрібно відобразити в звіті велика кількість полів. Якщо в попередньому прикладі вивести ті ж дані з використанням макета таблиці, поля зайдуть за край сторінки. При використанні макета в стовпчик для кожного запису потрібно набагато більше місця по вертикалі, що призведе до витрати паперу і утруднить читання звіту.

Покрокові інструкції по створенню звіту з використанням різних макетів см. За посиланням на матеріал про створення простого звіту в розділі Див. Також.

Використання макетів елементів управління для вирівнювання даних

Помаранчеві лінії позначають рядки і стовпці макета елемента управління, їх видно тільки в тому випадку, якщо звіт відкритий в режимі макета або конструктора. Макети елементів управління допомагають досягти узгодженості при вирівнюванні даних в рядках і стовпцях, а також полегшують додавання, зміна розміру або видалити поля. За допомогою засобів, доступних в групі Макет елемента управління на вкладці Розташування (доступна в режимі макета або режимі конструктора) можна змінити тип елемента управління або видалити його з макету, що дозволяє розміщувати елементи управління в звіті в будь-якому порядку.

Додаткові відомості про роботу з макетами елементів управління см. За посиланням на матеріал про зміну і редагуванні звітів в розділі Див. Також.

Додавання і видалення колонтитула сторінки або заголовка і примітки звіту

Як згадувалося раніше в цій статті, колонтитули, заголовки і примітки є розділами звіту, які містять відомості, загальні для всього звіту або для окремих сторінок звіту. Наприклад, додавши розділ «Нижній колонтитул», можна відобразити номер сторінки в нижній частині кожної зі сторінок, а додавши розділ «Заголовок звіту» - вивести назву всього звіту.

Додавання колонтитула сторінки або заголовка і примітки звіту

В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити і виберіть в контекстному меню команду Конструктор.

Кожен звіт містить розділ «Дані», а також може включати розділи «Тема звіту», «Верхній колонтитул», «Нижній колонтитул» і «Примітка звіту». Крім того, при наявності в звіті рівнів угруповання Можна показувати і примітки груп (такі як Заголовок - зберігати як. Показаний в попередньому прикладі). За замовчуванням заголовки і примітки груп отримують назву з використанням імені поля або виразу, на якому заснована група. У цьому випадку поле угруповання має ім'я «Зберігати як».

Додаткові відомості про створення згрупованих і зведених звітів см. За посиланням в розділі Див. Також.

Щоб додати до звіту розділи верхнього або нижнього колонтитула або заголовка або примітки звіту, клацніть правою кнопкою миші будь-яку з областей виділення розділів і виберіть в контекстному меню команду Колонтитули або Тема / примітка звіту.

Примітка: Якщо даний розділ вже включений до звіту, буде виведено попередження про видалення існуючого розділу і містяться в ньому елементів управління.

Після цього можна перемістити в нові розділи існуючі елементи управління або додати нові.

Додаткові відомості про додавання полів та інших елементів управління в звіт см. За посиланням в розділі Див. Також.

Видалення колонтитула сторінки або заголовка і примітки звіту

В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, який потрібно змінити, і виберіть в контекстному меню команду Конструктор.

Клацніть правою кнопкою миші область виділення розділу і виберіть в контекстному меню команду Колонтитули або Тема / примітка звіту.

Поради щодо форматування різних типів даних

Поля з можливістю установки декількох значень Елемент управління за замовчуванням для поля з можливістю установки декількох значень - поле зі списком. Цей вибір може здатися дивним для елемента звіту, оскільки в звіті не можна клацнути стрілку поля зі списком. Однак в звіті поле зі списком виступає в якості текстового поля. Стрілка ставиться тільки в режимі конструктора.

Якщо поле містить кілька значень, ці значення розділяються комами. Якщо поле зі списком має недостатню ширину для відображення всіх значень в одному рядку і для властивості CanGrow цього поля встановлено значення Так. значення будуть перенесені на наступний рядок. В іншому випадку виконується усічення значень. Щоб встановити значення властивості CanGrow для елемента управління, відкрийте звіт в режимі конструктора або режимі макета, клацніть елемент керування, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити вікно властивостей елемента керування. Властивість CanGrow є як на вкладці Формат. так і на вкладці Всі вікна властивостей елемента керування.

Поля тексту фіксованої За замовчуванням для поля тексту фіксованої використовується текстове поле. Якщо текстове поле має недостатню ширину для відображення всіх значень в одному рядку і для властивості CanGrow цього поля встановлено значення Так. значення будуть перенесені на наступний рядок. В іншому випадку виконується усічення значень. Щоб встановити значення властивості CanGrow для елемента управління, відкрийте звіт в режимі конструктора або режимі макета, клацніть елемент керування, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити вікно властивостей елемента керування. Властивість CanGrow є як на вкладці Формат. так і на вкладці Всі вікна властивостей елемента керування.

Поле тексту фіксованої дозволяє форматувати текст різними способами. Наприклад, можна підкреслити деякі слова в тексті, а інші слова виділити курсивом. Можна також встановити загальний стиль форматування для текстового поля, яке містить форматований текст. Форматування текстового поля застосовується тільки до тексту, для якого формат було поставлено спеціально з використанням можливості форматування тексту.

Установка стилів форматування в текстовому полі, де відображається поле тексту фіксованої

Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть в контекстному меню команду Режим макета.

Клацніть у текстовому полі, де відображається поле тексту фіксованої, а потім на вкладці Формат в групі Шрифт виберіть стиль форматування, який потрібно застосувати.

Поля вкладень Для полів вкладень використовується особливий елемент управління, який недоступний для будь-яких інших типів даних. До запису можна приєднати декілька файлів за допомогою одного поля «Вкладення», проте в певний момент часу в поле можуть відображатися відомості тільки про одне вкладенні. За замовчуванням в елементі управління для вкладень відображається або зображення в залежності від типу файлу вкладення, яке в поточний момент виводиться за допомогою цього елемента керування. При бажанні можна налаштувати властивості елемента управління для вкладень таким чином, щоб всі приєднані файли відображалися у вигляді значків або в поле просто виводився значок скріпки і число вкладень. Припустимо, що в звіті вже використовується елемент керування для вкладень. В цьому випадку для відповідної настройки властивостей даного елемента керування, виконайте наступну процедуру.

Додаткові відомості про додавання поля «Вкладення» в звіт см. За посиланням на матеріал про приєднання файлів і зображень до записів бази даних в розділі Див. Також.

Налаштування властивостей відображення для поля «Вкладення»