Кожному підприємцю буде цікаво кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції до якого ми розглянемо далі.
Коли робота вже налагоджена, такими питаннями займається спеціалізований відділ кадрів.
На початкових етапах кадровими перестановками займається за сумісництвом один із співробітників - секретар або головбух.
Розберемося по порядку, як організовується робота в цій сфері і з чого почати новому кадровику.
Кому доручається робота з кадрами
Повноваження закріплюються за співробітником за допомогою видання наказу.
Залежно від кількості працівників можливо два варіанти:
- Кадрове діловодство бере на себе керівник. Для цього він видає відповідний наказ, яким закріплює за собою дані зобов'язання.
- У міру прийому співробітників в штат підприємства, роботу з кадрами можна доручити одному з них. Також видається наказ, який підтверджує повноваження. Зобов'язання прописуються і в посадовій інструкції.
Покрокова інструкція з кадрового обліку законодавчо не визначена.
Хоча єдиний порядок і не встановлено, передбачений загальний план, що дозволяє систематизувати кадровий облік і налагодити його ведення.
При кадровому обліку, слід орієнтуватися і на норми трудового законодавства.
Видається чимало інструкцій з діловодства. Є й документи, прийняті місцевими органами.
Всі ці рекомендації необхідно враховувати при розробці системи кадрового обліку.
Приступаємо до роботи - план дій
Щоб вести кадровий облік грамотно, потрібно почати з оформлення першої особи - керівника.
Те, як згодом буде проводитися ця робота, залежить від кількості співробітників і специфіки діяльності підприємства.
Отже, поїхали - перерахуємо основні етапи кадрового діловодства з нуля:
- Підготовка інформаційної бази - спеціалізованих довідників, програмного забезпечення, нормативних актів.
- Ознайомлення з установчими документами підприємства.
- Складання переліку паперів, які будуть в розпорядженні кадрового працівника.
- Оформлення керівника.
- Підготовка локальних нормативів, в тому числі штатного розкладу і трудового розпорядку.
- Підготовка фірмового зразка трудового договору.
- Розробка інших облікових документів, в тому числі бланків наказів, книг обліку і так далі.
- Оформлення співробітника, які буде відповідати за ведення трудових книжок.
- Призначення працівників на свої місця.
Резюмуємо: в законодавстві не встановлено суворий перелік інструкцій для кадрового діловодства з нуля.
Вище наведено приблизний план, який починається з підготовки інформаційної та документальної бази, оформлення директора та інших співробітників.
Розберемо кожен з цих пунктів докладніше.
Формування нормативної бази
Щоб підприємство функціонувало відповідно до трудового законодавства, потрібно ознайомитися з усіма вимогами, що пред'являються.
Найважливіші акти перерахуємо далі:
Для збору інформації можна скористатися спеціалізованими довідниками.
Від кадрового працівника очікується, що він не тільки опанує всіма діючими розпорядженнями, а й буде в курсі всіх внесених в трудове законодавство змін.
Це зажадає регулярного звернення до нормативних актів.
Важливо: для обізнаності в змінах трудового законодавства варто оформити доступ до однієї з інформаційних баз.
Інший момент - пошук і впровадження відповідного програмного забезпечення.
Перевага 1С - в будь-якому місті достатньо фахівців, які працюють з цим програмним забезпеченням.
Етап другий - вивчаємо Статут
Продовжуючи покрокову інструкцію, переходимо до ознайомлення з установчими документами.
У Статуті, який обов'язковий при реєстрації ТОВ. міститься наступна інформація:
- порядок призначення директора (в тому числі термін дії трудового договору з ним, розмір заробітної плати);
- порядок оформлення співробітників на керівні посади;
- формування штатного розкладу.
Діяльність кадрового працівника не повинна суперечити приписам в установчих документах.
Йому потрібно відстежувати зміни, які вносяться до Статуту.
Які документи повинні бути під руками у кадровика
На наступному етапі потрібно підготувати бланки, які будуть перебувати в кадровому відділі і використовуватися для оформлення співробітників.
Розглянемо кілька найменувань.
Ці бланки відносяться до обов'язкових для оформлення в кадровому відділі.
При необхідності, можуть бути видані додаткові нормативні акти і зразки, наприклад, заяву на відпустку за свій рахунок.
Важливо: не обов'язкові за законом, але можуть бути корисними посадові інструкції і колективний договір.
Після того як визначено супереч бланків, які будуть перебувати в кадровому відділі, покрокові інструкції рекомендують сформувати Положення про ведення кадрового діловодства.
Розроблення стандартного трудового договору
Велика помилка думати, що необов'язково укладати трудовий договір з працівниками, влаштували на короткий термін.
Насправді, документ підписується з усіма співробітниками.
Кадрове діловодство з нуля включає в себе підготовку фірмового зразка.
У форму включають такі пункти:
Роботодавець може внести в документ додаткові пункти.
Оформлення першої посади
Кого потрібно оформити на роботу першим? Неважко здогадатися, що кадрове діловодство з нуля має на увазі призначення спочатку директора.
Як виконати це завдання?
Багато що залежить від організаційно-правової форми підприємства. Розглянемо три типові ситуації.
- Організація з засновниками. У такому випадку саме вони будуть підписувати наказ про призначення директора.
- Індивідуальне підприємство (або організація з єдиним засновником). Тоді сам ІП (або засновник) буде підписувати договір і за себе, і за працівника.
- Директор призначається за результатами виборів. Тоді другою стороною трудового договору виступить голова виборного органу.
Важливо: незалежно від того, хто призначає директора, обов'язковими залишаються дві операції - підписання трудового договору і видання наказу про прийом на посаду директора.
Від кадрового працівника потрібно дотримуватися хронологічний порядок видання наказів.
Призначення директора буде першим, в ньому слід проставити дату, коли він почне виконувати свої обов'язки.
Надалі потрібно стежити, щоб всі накази нумеровались в хронологічному порядку. Цей момент перевіряється наглядовими органами.
Оформлення співробітників на інші робочі місця
Згідно покрокової інструкції, після директора потрібно призначити співробітника, відповідального за ведення трудових книжок.
Вони належать до бланків суворої звітності, тому вимагають дбайливого звернення.
Якщо керівник ще нікого не найняв на роботу і йому доводиться самостійно вести кадрове діловодство з нуля, він може взяти ці обов'язки на себе.
Для цього видається відповідний наказ. Згодом ведення трудових книжок можна передоручити найнятому працівникові. Робиться це також в наказовому порядку.
Важливо: вимога оформляти доручення вести трудові книжки шляхом видання наказу встановлено Постановою Уряду.
Кадрове діловодство з нуля включає і ще один етап - прийом співробітників.
Для кожного нового працівника готується пакет бланків, в тому числі:
- трудовий договір;
- посадова інструкція;
- наказ про призначення на посаду;
- індивідуальна картка Т-2;
- Угода про персональні дані та інші документи.
Також буде потрібно оформити трудову книжку, проставити в ній необхідні позначки.
Бланки разом із заявою про прийом на роботу і резюме приєднуються до особової справи.
Всі необхідні папери передаються в бухгалтерський відділ для подальшого нарахування заробітної плати.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: