Лист-засвідчувач складається в справі на окремому аркуші, в книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.
Читайте по темі в електронному журналі
Лист-засвідчувач справи складається за встановленою в Основних правилах роботи архівів організацій формі. У формі зазначаються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів в них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації в справі.
Читайте про оформленні справ більше інформації в статті за посиланням.
Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в листі-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.
Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа подшито або переплетено без бланка листа-завірителя, цей бланк наклеюється за верхню частину листа на внутрішню сторону обкладинки справи.
ЛИСТ-засвідчувач СПРАВИ № 02-03
У справі підшито і пронумеровано __210 (двісті десять) __ аркушів
(цифрами та прописом)
літерні номери аркушів __35а, 35б, 86а _________________________
пропущені номери аркушів __нет _____________________________
+ аркушів внутрішнього опису ___2 ________________________________