Співробітникові було видано кошти з каси на покупку проїзних залізничних квитків. Квитки були куплені, а потім зроблений повернення квитків. Величина збору і суми, що повертається відображені в виданому при поверненні квитків документі. Який бухгалтерської проводкою слід відобразити комісійний збір за повернення квитків і на підставі яких документів?
Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
Необхідність сплати збору при поверненні невикористаного квитка не носить явною "виробничої спрямованості", не може бути віднесена до комерційних або управлінських витрат і тому може бути віднесена до інших витрат. При цьому на підставі авансового звіту працівника, до якого прикладено отриманий ним при поверненні виправдувальний документ, утриманий збір відноситься на рахунок 91 "Інші доходи і витрати", субрахунок "Інші витрати".
Для цілей бухгалтерського обліку витрати організації в залежності від їх характеру, умов здійснення та напрямків діяльності організації поділяються на (п. 4 ПБО 10/99 "Витрати організації", далі - ПБО 10/99):
- витрати по звичайних видах діяльності;
- інші витрати, відмінні від витрат по звичайних видах діяльності.
Витратами по звичайних видах діяльності є витрати, пов'язані з виготовленням продукції і продажем продукції, придбанням і продажем товарів; такими витратами також вважаються витрати, здійснення яких пов'язане з виконанням робіт, наданням послуг (п. 5 ПБУ 10/99).
Вони формують (п. 7 ПБУ 10/99):
- витрати, пов'язані з придбанням сировини, матеріалів, товарів та інших матеріально-виробничих запасів;
- витрати, що виникають безпосередньо в процесі переробки (доопрацювання) матеріально-виробничих запасів для цілей виробництва продукції, виконання робіт і надання послуг та їх продажу, а також продажу (перепродажу) товарів (витрати по утриманню та експлуатації основних засобів та інших необоротних активів, а також для підтримання їх в справному стані, комерційні витрати, управлінські витрати та ін.).
У свою чергу, до інших витрат віднесено, зокрема, штрафи, пені, неустойки за порушення умов договорів та інші витрати (п.п. 11 і 12 ПБО 10/99).
При цьому федеральний законодавець встановив, що повернення належних сум за невикористані проїзні документи (квитки) здійснюється в порядку, визначеному правилами перевезень пасажирів, багажу, вантажобагажу залізничним транспортом.
У загальному випадку витрати на відрядження (в даному випадку - на проїзд працівника до місця відрядження і назад) включаються до складу витрат по звичайних видах діяльності на підставі авансового звіту, затвердженого керівником організації, що відображається записом за дебетом рахунків обліку витрат на виробництво (витрат на продаж) і кредитом рахунка 71 (п.п. 5, 16 ПБО 10/99 "Витрати організації").
Якщо вважати, що різниця між початковою ціною придбання (номінальною вартістю) грошового документа і повернутої сумою є штрафом або неустойкою за порушення умов договору, то за п. 14.2 ПБО 10/99 вона визнається іншими витратами в сумі, визнаної організацією, і враховується на рахунку 91 "Інші доходи і витрати", субрахунок "Інші витрати".
У бухгалтерському обліку зменшення економічних вигод при поверненні квитка визнається витратою (п. 7.6 Концепції), а понесені у зв'язку з цим витрати визнаються як витрати звітного періоду (п. 8.6.3 Концепції).
Ми вважаємо, що в даному випадку необхідність сплати збору при поверненні невикористаного квитка не носить явною "виробничої спрямованості", не може бути віднесена до комерційних або управлінських витрат і тому може бути віднесена до інших витрат з відображенням факту повернення записами:
Дебет 71 Кредит 50, субрахунок "Грошові документи"
- видані для повернення квитки за ціною придбання;
Дебет 50, субрахунок "Каса" Кредит 71
- працівником повернута в касу сума, отримана в результаті повернення квитків (на підставі авансового звіту);
Дебет 91, субрахунок "Інші витрати" Кредит 71
- сума збору за оформлення повернення квитків віднесено на інші витрати (на підставі авансового звіту та квитанції різних зборів (довідки)).
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер Родюшкін Сергій