Перш ніж ви прочитаєте цю статтю, усвідомите одну просту річ - держава не регламентує виготовлення і облік печаток юридичної особи, тому дана функція лягає повністю на саму юридичну особу. Жоден банк або податкова не має права вказувати на те, як повинна виглядати печатку юридичної особи. Для того, щоб робота в цьому напрямку була максимально ефективною, необхідно видання локального нормативного акта у вигляді, наприклад, «Положення про порядок виготовлення, обліку та обігу печаток і штампів». Даний документ дозволить зняти всі розбіжності і непорозуміння, що виникають при використанні штемпельної продукції. Пам'ятайте, неправильне застосування печаток може привести до фінансових втрат.
Типи печаток і штампів
В роботі юридичної особи допускається використання наступних типів штемпельної продукції:
Основна друк. Іноді помилково іменується «гербовою». Відбиток основної печатки ставиться на документах для посвідчення їх автентичності.Додаткова друк. Такі друку, як правило, відтворюють найменування організації, її структурного підрозділу, вид друку. Основна умова їх застосування полягає в тому, що їх відбиток повинен відрізнятися від відбитка основної печатки. Додаткові друку можна розділити на дві групи:
- друку підрозділів або філій організації (кредитний відділ, управління персоналу і т.д.);
- друку для посвідчення певних видів документів. В цьому випадку в поле друку міститься додатковий напис - наприклад, для рахунків-фактур, для довідок і т.д. Додаткові печатки можуть мати різну форму: круглу, трикутну і ін.
Кутовий штамп. Відноситься до основних штампів. У ньому містяться основні реквізити організації.
Допоміжні штампи. Використовуються, в основному, для спрощення роботи персоналу і внутрішнього контролю (штамп для реєстрації вхідних документів, для внутрішньої переписки, для грошово-розрахункових документів).
Виготовлення, облік, заміну, зберігання, передачу і знищення печаток і штампів, як правило, в організації забезпечує керівник оргвідділу (АГЧ, АГВ і т.д.), призначений наказом керівника підприємства. Відповідальність за використання і зберігання додаткових печаток та штампів, які видаються структурним підрозділам покладається наказом керівника відділу, що видав друк, на працівників, які отримали печатки і штампи і розписалися в обліковому журналі.
Основна кругла печатка організації знаходиться у керівника оргвідділу, використовується в роботі і зберігається у нього в сейфі. Допускається видача цієї печатки під розписку іншим працівникам в особливих випадках, наприклад хвороба або тривала відсутність керівника оргвідділу.
Допоміжні печатки та штампи перебувають у працівників організації, відповідальних за їх використання і збереження.
Зберігання додаткових печаток та штампів допускається тільки в закритих відділеннях письмових столів або в сейфі. Доступ до місця зберігання має лише особа, яка отримала печатки, штампи для використання їх в роботі і відповідальне за їх збереження.
Журнал обліку печаток і штампів
Для обліку печаток і штампів ведеться журнал, який знаходиться у керівника оргвідділу і зберігається в сейфі. Кожен лист журналу нумерується, журнал прошнуровується, скріплюється основною печаткою і підписом керівника організації. Знову надійшли печатки та штампи повинні бути зареєстровані в найкоротший період.