Сьогодні я хочу розповісти про іншому документі, який входить до складу Технології
Це регламентний документ, який закріплює скільки, яких папок, якого кольору має бути у Вашій організації, щоб скоротити час на пошук, підготовку та архівування документів на 40 відсотків.
Навіщо потрібен цей документ у Вашій бухгалтерії? Адже і так начебто все зрозуміло ... Кожен бухгалтер знає, які папки повинні бути в організації ... Банк, Каса, Звітність, Договору тощо .... АЛЕ кожен з бухгалтерів, який прийшов працювати в нову компанію, чому то перший час все ж, важко знайти якісь з них ... Поки він не вивчить принципів зберігання документів, прийнятих в цій організації. Тому що в якійсь організації Рахунки - це окрема папка. В якійсь організації такої папки зовсім немає, тому що рахунки підколюють до платіжних доручень, і складають в папку Банк. У будь то організаціях рахунки зберігають в папці з договорами. В якихось з договорами, актами і рахунками-фактурами. І таких прикладів безліч. Наш документ унаочнює. які ж папки краще мати в організації, щоб документи відразу легко і просто було знайти в них. Крім того, такий склад папок з'явився не випадково. Справа в тому, що якщо мати саме цей набір, то процеси підготовки документів для податкової перевірки (неважливо камеральної або виїзної) стає в рази простіше. Тому що бухгалтеру не доведеться витягувати з папок тих документів, які в даний момент не можуть звертатися перевіряючі. Та й процеси архівування в подальшому теж полегшуються. Адже у всіх документів свій термін зберігання.
Крім того, наша технологія пропонує колірну розмаїтість папок. Тобто, не так, як прийнято в багатьох організаціях, все папки одного року - зеленого кольору, іншого - червоного і т.д.
За нашою технологією один колір об'єднує папки, в яких зберігаються документи, об'єднані якимось одним ознакою. Наприклад, всі документи, що стосуються обліку грошей - одного кольору. І так далі.
Звичайно, можна продовжувати зберігати документи Вашої компанії так, як Ви звикли.
Але з цим набором схем Ви один раз і назавжди закріпіть в організації незмінний порядок, з яким буде дуже легко знайомиться новачкові, і з яким навіть керівництву буде приємно і зрозуміло працювати. І так, багато бухгалтерів, які стали працювати з цим набором і завели татка в своїй бухгалтерії відповідно до схем, писали мені, що керівники стали їх цінувати більше. Тому що порядок в бухгалтерії став ВИДНО неозброєним оком.
І ще, відповім на кілька запитань, які іноді задавали наші покупці
1. Даний склад папок рекомендується всім організаціям, навіть знаходяться на ССО?
2. Чи можна використовувати даний склад папок в Казахстані, на Україні та ін. Колишніх Радянських республіках?
Так, адже законодавство наших країн схоже. Крім того, документи складаються ті ж. Та й іноземні компанії, які мають предствавітельства в нашій країні, теж можуть використовувати даний склад папок.
Єдино кому не підійде даний склад - це закордонні компанії, які НЕ працюють в Росії. Тому що в інших країнах світу немає необхідності збирати і зберігати таку кількість документів, як в Росії.
3. А якщо у нас холдинг, або аутсорсингова компанія? І у кожної організації свої особливості?
Тоді для Вас це взагалі незамінний інструмент! Адже в даному складі папок є папки, що враховують всі особливості компаній. І виробничих, транспортних і консалтингових. Хоча безумовно, в кожній з цих компаній можуть бути такі особливості, яких ми не врахували. Ну раптом. В цьому випадку до цього існуючого набору просто додаються одна-дві папки з "особливими" документами. Весь основний склад від цього не страждає. Зате завдяки впровадженню цього складу папок Ви забезпечите однаковість і легку внутрішню перевірку, якщо в цьому виникає необхідність. Та й текучка кадрів не така страшна, коли по всіх процесах бухгалтерії їх порядок закріплений регламентними документами.
Але це тільки Ваш вибір.
Як і те, чи буде у Вашій бухгалтерії порядок!
Почніть наводити порядок в документах бухгалтерії саме зараз, адже саме зараз, у Вас більше вільного часу, поки немає звітності. Та й ймовірно Ви, відпочивши після відпустки, готові до нових звершень. І для цього зараз найкращий час!
На зв'язку, завжди Ваша, Олена Глоткина.
Експерт з наведення порядку в бухгалтерії,