Державна інспекція праці наділена значними повноваженнями з перевірки дотримання роботодавцями вимог трудового законодавства. Так які ж документи перевіряє трудова інспекція? Привести їх повний перелік не представляється можливим, тому що при здійсненні наглядових і контрольних заходів інспектори можуть вимагати у роботодавця надання будь-яких документів, що відносяться до предмету перевірки. Далі відзначимо лише основні з них.
Документи з трудових відносин
Всі кадрові документи, що регламентують трудові відносини, можна розділити на два види:
- обов'язкові, наявність яких у роботодавців прямо визначено трудовим законодавством;
- факультативні, тобто носять рекомендаційний характер.
До обов'язкових документів відносять:
- трудові договори;
- трудові книжки;
- штатні розписи;
- книги обліку руху трудових книжок (вкладишів до них);
- документи, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також їх правовий статус в цій області;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- графіки відпусток;
- графіки змінності;
- накази по особовому складу;
- особові картки працівників;
- табелі обліку робочого часу;
- медичні книжки.
Саме ці документи для трудової інспекції є основними. Їх інспектори перевіряють в першу чергу.
До факультативних документів зараховують:
- положення про різних структурних підрозділах;
- положення про атестацію працівників;
- посадові інструкції;
- положення про персонал і т.д.
Факультативні документи можуть перевірятися нарівні з основними, якщо вони відносяться до предмету перевірки.
Правила оформлення основних документів з трудових відносин
Необхідно враховувати, що рано чи пізно будь-якого роботодавця очікує перевірка трудової інспекції. Документи для неї необхідно підготувати завчасно. Вони повинні відповідати всім вимогам законодавчих актів.
трудові договори
Договір укладається у письмовій формі і підписується працівником і роботодавцем (уповноваженим представником), а також скріплюється печаткою (за її наявності).
Графік відпусток
Складається щорічно, з ним необхідно ознайомити всіх працівників під розпис. Іноді буває, що співробітникам відпочинок надається не за встановленим графіком. У такому випадку роботодавець ризикує отримати покарання за порушення трудового законодавства. Наказ про відпустку підписується не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки, співробітник повинен бути обов'язково з ним ознайомлений.
трудові книжки
Порядок ведення, а також зберігання трудових книжок встановлений відповідними Правилами, затвердженими Постановою Уряду РФ.
Роботодавцю слід дуже уважно поставитися до питання виплати заробітної плати. Вона повинна виплачуватися працівникам своєчасно і в повному обсязі. Виплати повинні фіксуватися в спеціальних документах (зарплатних відомостях, розрахункових листках і т.д.). При порушенні розмірів і термінів виплат роботодавець може бути притягнутий до відповідальності.
Документи, пов'язані з охороною праці
До них відносяться:
- інструкції з охорони праці;
- журнали реєстрації інструктажів
- журнали реєстрації нещасних випадків, що сталися на виробництві;
- особові картки засобів захисту;
- графіки медичних оглядів;
- положення про порядок видачі працівникам засобів захисту;
- інші документи.
Перелік таких документів є індивідуальним для кожного роботодавця. Він залежить від специфіки діяльності фірми або приватного підприємця.
Інструкції з охорони праці повинні бути затверджені наказом; працівників слід ознайомити з ними під розпис. Для цього можна завести спеціальний журнал. Ознайомлення проводиться при прийнятті громадянина на роботу або після затвердження інструкції.
Таким чином, законодавство наділило Державну інспекцію праці винятковими повноваженнями з перевірки різного роду документів роботодавців. Однак при цьому необхідно пам'ятати, що закон забороняє інспекторам вимагати документи, які не мають відношення до предмету перевірки.