* В дужках наприклад даються англомовні назви використовуваних пунктів меню.
Припустимо, що у нас є ось така таблиця Excel:
Завдання полягає в тому, щоб автоматично створити на кожного окремого листа, куди будуть підставлені ПІБ і назву компанії клієнта, з тим щоб потім ці листи вивести на друк. У термінах Microsoft Office така процедура називається Злиттям (Mail Merge).
Крок 1. Підготовка списку клієнтів в Excel
Таблиця зі списком клієнтів повинна задовольняти декільком простим умовам:
* Шапка таблиці повинна бути простою - один рядок з унікальними назвами стовпців (без повторень і порожніх клітинок)
* В таблиці не повинно бути об'єднаних осередків
* В таблиці не повинно бути порожніх рядків або стовпців (окремі порожні клітинки допускаються)
* Тому Excel і Word не зможу самі визначити стать клієнта по імені, то має сенс зробити окремий стовпець із зверненням (пан, пані та т.п.) або з родовим закінченням (-ий або -а) для звернення "Шановний (а)."
Крок 2. Підготовка шаблону листа в Word
Тут все простіше - потрібен звичайний документ Word із залишеними в ньому порожніми місцями для вставки полів зі списку Excel.
Відкриваємо шаблон листи в Word і запускаємо покроковий Майстер Злиття на вкладці Розсилки (Mailings) кнопкою Почати злиття (Start Mail Merge) - Покроковий майстер злиття (Step-by-Step Merge Wizard).
Далі слідує процес з 6 етапів (перемикання між ними - за допомогою кнопок Уперед (Next) і Назад (Back) в правому нижньому кутку в області завдань).
Етап 1. Вибір типу документа.
На цьому кроці користувач повинен вибрати тип тих документів, які він хоче отримати на виході після злиття. Наш варіант - Листи (Letters).
Етап 2. Вибір документа
На цьому кроці необхідно визначити, який документ буде основою (заготівлею) для всіх майбутніх однотипних повідомлень. Ми вибираємо - Поточний документ (Current document).
Етап 3. Вибір одержувачів
На цьому кроці ми підключаємо список клієнтів в Excel до документа Word. Вибираємо Використання списку і тиснемо на Огляд (Browse). після чого в діалоговому вікні відкриття файлу вказуємо де лежить наш файл зі списком клієнтів. Після вибору джерела даних, Word дозволяє провести фільтрацію, сортування і ручний відбір записів за допомогою вікна Одержувачі злиття:
Етап 4. Створення листи
На цьому етапі користувач повинен вказати - куди саме в документ повинні потрапити дані з підключеного списку. Для цього необхідно встановити курсор в точку вставки в листі і використовувати посилання Інші елементи - вона виводить повний набір всіх полів списку, з якого ми і вибираємо потрібне поле для вставки:
У підсумку, після вставки всіх полів злиття у нас повинно вийти щось схоже:
Етап 6. Завершення злиття
Натискання посилання Друк призведе до негайної відправки всіх результатів злиття на принтер без виведення на екран.
Якщо необхідно зберегти створені в результаті злиття документи для подальшого використання або потрібно внести ручну правку до деяких з документів, то краще використовувати посилання Змінити частину листів (Edit individual letters), яка виведе результати злиття в окремий файл:
Вуаля! Одержаний документ можна відправити на друк або відредагувати-зберегти за бажанням для схожих розсилок в майбутньому.