Як сконцентруватися на важливих завданнях, захистити себе від інформаційної втоми і правильно розподілити час? Ось 10 порад.
Перше правило: концентруйтеся тільки на одній справі. Ми всі часто відволікаємося, тому що сучасне суспільство висуває до нас нереальні очікування.
Від нас хочуть, щоб ми без зупинки споживали океани інформації. Ми повинні бути для неї постійно доступними.
Багато реагують на цей тривожний зростання вимог, розподіляючи увагу на кілька завдань відразу. І такий підхід не приносить нам добра.
Ми страждаємо від сформованого в корені невірного стереотипу: мовляв, робити одночасно кілька справ необхідно, щоб справлятися з вантажем сучасних проблем. Але тактика багатозадачності зазвичай заводить у глухий кут.
Нам складно зосередитися. Нашу увагу розкидано. Ми стаємо неввічливими. Знижується наша продуктивність.
Ми втрачаємо контроль над навколишньою дійсністю. Ми вдаємо, що встигаємо робити багато.
Чому ж ми вдаємо? Тому що наш мозок не здатний з повною віддачею працювати над більш ніж одним завданням одноразово. Це підтвердить будь-який нейрофізіолог.
Безглузді переживання з приводу вже відбулися подій або безпідставні тривоги про майбутнє - головні і невтомні розкрадачі нашого часу. Заважають нам і думки про те, що скажуть оточуючі.
Перший крок на шляху до подолання всіх цих перешкод - досягнення повної усвідомленості. Зауважте про себе, навколо чого крутяться ваші думки. Це якась конкретна «заноза» з минулого? Або у вас сформувалася звичка турбуватися про тих поворотах, які можуть чекати вас в майбутньому?
Нагадайте собі, що такі думки не тільки не приносять користі, але і контрпродуктивними: вони заважають нам бути присутнім «тут і зараз».
Ми не здатні змінити минуле, передбачити майбутнє або встановити контроль над іншими людьми.
В даний конкретний момент ми можемо тільки зосередитися на вирішенні конкретної задачі, що внесе свій позитивний внесок в наше життя, нашу роботу і дійсність, яка вирує навколо нас.
Коли ми намагаємося запам'ятати всі справи, якими нам належить зайнятися в найближчому майбутньому, це часто перетворюється в додаткову стресове навантаження. Але якщо ми переносимо список завдань на папір, то знімаємо з себе тягар побоювань, що можемо щось забути.
Людина здатна одночасно утримати в пам'яті 7-9 справ. Складання списку дозволяє вивільнити розумові ресурси для того, щоб сконцентруватися на одній конкретній задачі і не відволікатися на тривожні думки про інших обов'язках.
При використанні списків ми можемо розсортувати і структурувати гадану непідйомною гору завдань, зосередитися на найактуальнішою з них і домогтися максимальної ефективності.
Сама бридка жаба
Марк Твен одного разу сказав, що якщо з ранку з'їсти жабу, залишок дня обіцяє бути чудовим, оскільки найгірше на сьогодні вже позаду. Ваша «жаба» - це найбільша і найважливіша робота, та, яку ви найчастіше відкладаєте в довгий ящик.
Однак саме вона зараз позитивним чином вплине на ваші досягнення, а головне - на ваше життя.
Перше правило поїдання жаб: з двох запропонованих потрібно починати з найбільш бридкою.
Інакше кажучи, якщо вам потрібно виконати дві важливі роботи, починайте з більш масштабною, складною і найголовнішою. Привчайте себе братися за справу без зволікання, доводити його до кінця і лише потім переходити до іншого.
Щоб зменшити спокуса відкласти виконання завдання, кожна активна фаза роботи по проекту повинна займати не більше 25 хвилин.
Ця техніка передбачає розбиття завдання на 25-хвилинні періоди, закінчення яких відстежується за допомогою таймера.
Кожен такий період супроводжується короткою перервою. Після чотирьох періодів роботи слід більш тривала перерва.
Техніка особливо ефективна при необхідності займатися тим, що зовсім не хочеться робити.
Коли ми знаємо, що будемо працювати над завданням 25 хвилин, а як тільки продзвонить таймер, зможемо відволіктися, виконувати роботу стає психологічно легше.
Ви повинні створити для себе позитивну робочу обстановку, яка сприяє продуктивній діяльності. Виключіть всі можливі перешкоди.
Якщо вам важко дається робота над якимось проектом або завданням, відволікаючі фактори стануть для вас лише приводами, щоб перерватися.
Як розмовляти з колегами
У більшості робочих колективів неможливо не відволікатися. Складно повернутися до потрібного курсу, якщо розмова, яким вас перервали, виходить з-під контролю і ви не розумієте, коли він закінчиться.
Тому ви повинні відразу ж встановити рамки часу. Кращий спосіб це зробити - оголосити те, чим ви зараз займаєтеся, що направляється до вас людині, а потім ставити цілеспрямовані питання. Ось кілька прикладів:
«Я як раз намагаюся розчистити свою пошту. Ти ненадовго до мене або стоїть призначити зустріч на інший час? »
«Я збираюся на нараду приблизно через п'ять хвилин. Можеш коротко розповісти мені свою проблему за півхвилинки або краще я подзвоню тобі після наради? »
Чому ми погоджуємося на обід з приятелем, хоча зайняті важливим проектом? Беремо на себе додаткові обов'язки на прохання шефа, не дивлячись на те, що збиралися приділяти більше часу сім'ї?
Допоможемо сусідові, навіть якщо це заважає нашим планам? Все просто: ми боїмося підвести людей або зіпсувати відносини.
Але ми забуваємо, що у нас є право вибору. Не варто перетворювати власне життя в хаос, без кінця вирішуючи чужі проблеми. Говоріть «ні» - і люди почнуть цінувати ваш час. А вам не доведеться кожного разу шкодувати про свою поступливості.
З сьогоднішнього дня постарайтеся на все незначні і «проблемні» прохання говорити немає, а час, що звільнився використовуйте для виконання більш важливого завдання.
Відмовляйте однозначно, але ввічливо. «Я задоволений тим, що ви думали про мене, але боюся, що завантаження не дозволяє» або «Я б дуже хотів, але я страшенно зайнятий».
Такі форми відмови дозволять вам і зберегти теплі стосунки зі співрозмовником, і позбутися від непотрібних дрібних завдань, які «засмічують» ваш день.
Робити один і той же день за днем може жахливо набриднути. Втомившись від монотонності, ми починаємо відволікатися при кожному зручному випадку. Щоб цього уникнути, розробіть різні режими для різних днів тижня.
Саме так чинить Джек Дорсі, творець компанії Twitter. Кожен його день має певну тему.
Понеділок призначений для проведення нарад та управління компанією. Вівторок відведено під розробку продуктів. Середа присвячена маркетингу, комунікацій та розвитку, а неділя - спілкуванню з розробниками і партнерами. П'ятниця - день компанії і її культури.
Такий розпорядок допомагає зберігати спокій посеред хаосу. Щодня Дорсі зосереджує всі свої зусилля на одній темі, а не розпилює їх на кілька завдань.
Його робочий тиждень завжди проходить за такими правилами, тому колегам і партнерам легко пристосуватися до нього.
Складіть розклад, в який час ви будете щодня відкривати свою електронну пошту.
Для більшості людей оптимальний варіант, найменше заважає їх робочому процесу, - перевіряти вхідну кореспонденцію чотири рази на день і виділяти не більше 15 хвилин на кожну «сесію».
Насамперед з ранку. Більшість людей починають свій робочий день з перевірки електронної пошти, щоб переконатися, що не пропустили щось термінове.
Перед обідньою перервою. Час обіду - цілком природна пауза у вашій ділової активності; щоб зробити цей час більш продуктивним, можна перевірити електронну пошту.
Середина другої половини дня. Це ще одна природна пауза, коли вам потрібно зробити перерву або ви збираєтеся йти на ділову зустріч.