Виявивши в тексті помилку, виділіть її та натисніть Ctrl + Enter
1. Документи, що підтверджують факт здачі звітності в різні контролюючі органи
1.1 Обмін електронними документами між платником податків і ФНС
Факт того, що звітність без помилок завантажена в інформаційну базу даних податкового органу, підтверджується електронним документом «Повідомлення про введення». Якщо ж в звітності виявлені неточності, то ИФНС вишле «Повідомлення про уточнення». отримавши яке платник податків повинен виправити зазначені в повідомленні помилки і повторно вислати декларацію в ИФНС. При цьому штрафні санкції за несвоєчасне подання звітності не стягуються, так як дата здачі раніше вже зафіксована в документі «Підтвердження дати відправлення».
Табл. 1. Типи супровідних документів, що використовуються в електронний документообіг з ИФНС
Початок імені файлу
На Рис. 1 представлений склад електронних документів, які беруть участь в обміні між платником податків, спецоператорів зв'язку та податковим органом при поданні декларації з податку на прибуток.
Мал. 1. Склад електронних документів, супроводжуючих здачу декларації з податку на прибуток до податкового органу
Як видно з Рис. 1, документообіг включає файли двох типів:
- .xml-файл - це електронний варіант документа звітності або підтверджує його відправку документа, складений за встановленим ФНС формату;
- sig-файл - це електронно-цифровий підпис (кваліфікована ЕЦП) уповноваженої особи, яка підписала документ, а саме: платника податків, спецоператора або контролюючого органу. Для зручності зв'язування файлу документа і його ЕЦП, ім'я останнього зазвичай утворюється шляхом додавання до імені файлу документа розширення «.sig». Таким чином, утворюється файл ЕЦП, ім'я якого закінчується на «.xml.sig». Чому «звичайно», тому що програми деяких спецоператорів так не поступають, ніж ускладнюють розуміння користувачами і іншими програмами призначення і зв'язку утворених файлів.
1.2 Характеристики електронного документообігу між платником податків і ФСС
- квитанція про отримання Розрахунку або
- квитанція про отримання Розрахунку з помилками
Дата подання звіту, від якої залежить, чи вчасно страхувальник представив звітність, фіксується в самій в квитанції (а не в підтвердження дати відправлення, оскільки такий документ при здачі звітності до ФСС не передбачений).
При отриманні квитанції з помилками Фонд рекомендує внести виправлення в форму 4-ФСС (відповідно до протоколу помилок) і повторно направити звіт на Шлюз ФСС. У цьому випадку датою подання звіту буде вважатися дата, зазначена в першій сформованої квитанції за поточний звітний період.
До документів, що супроводжують відправку форми 4-ФСС в електронному вигляді, відносяться звіти про помилки форматного і / або логічного контролю (при наявності таких помилок), а також квитанція (див. Табл. 2).
Табл. 2. Типи супровідних документів, що використовуються в електронний документообіг з ФСС
Квитанція про отримання Фондом звіту (з помилками або без них) являє собою зашифрований і підписаний уповноваженою особою ФСС файл з розширенням «.р7е». Після розшифровки файлу квитанції можна побачити, що він містить html-файл протоколу обробки файлу звіту 4-ФСС і оригінальний xml-звіт страхувальника. Наявність таких двох файлів в квитанції підтверджує, що квитанція відповідає саме вкладеному в неї звіту 4-ФСС.
1.3 Характеристики електронного документообігу між платником податків і ПФР
Аналогічно звітності в ФНС, сформовані в електронному вигляді відомості персоніфікованого обліку та РСВ-1 зазвичай являють собою файли двох типів: «.xml» і «.xml.sig».
Мал. 2. Склад електронних документів, супроводжуючих здачу пакета відомостей в ПФР
Особливості зберігання підтверджують здачу документів
Визначившись з тими документами, якими підтверджується факт здачі звітності до контролюючих органів, розберемося з місцями їх зберігання / розміщення.
Отже, по порядку. Звітність в ФНС в електронному вигляді можна представити через:
- спецоператора зв'язку,
- безпосередньо до податкового органу за безспецоператорной схемою, наприклад, через систему ГНІВЦ-Прийом Регіон (схема ГПР) або через сайт ФНС Росії.
У першому випадку відправлена звітність, а також комплект підтверджуючих документів передаються через сервер спецоператора зв'язку. А у деяких спецоператорів такі документи можуть зберігатися в зашифрованому вигляді на сервері спецоператора, наприклад, на сервері системи «Контур-Екстерн». Якщо ж потрібно, уявити електронні документи звітності, завірені податковим органом, в кредитну організацію, аудиторам, в конкурсну комісію або перевіряючим контролюючих органів, то їх необхідно зберегти на диск. Це можна зробити, використовуючи функцію збереження документообігу. Такі функції в більшості програм відправки електронної звітності реалізовані. Саме так «збереження документообігу» вони називаються в програмі «Баланс-2W» і системі «Контур-Екстерн».
Якщо звітність відправлена через сайт ФНС, то документ зданої звітності та його ЕЦП, а також підтверджують її подання документів повинні зберігаються на сайті ФНС (див. Рис. 3).
Мал. 3. Звітність і супроводжуючі її документи, відправлені через Портал ФНС
Всі електронні документи, якими обмінюється платник податків, спецоператор (якщо він бере участь в електронний документообіг) і податковий орган, зазвичай зберігаються у вигляді файлів двох форматів: «.xml», і «.xml.sig». Перший документ - це сформований за встановленим форматом електронний файл документа. Другим - електронний підпис під документом уповноваженої особи.
Xml-файл можна відкрити за допомогою браузера, а ось «прочитати» його може тільки фахівець, що розбирається в форматах документів (див. Приклад файлу на Рис. 4).
Мал. 4. Файл повідомлення про помилку в декларації, що надійшов з ФНС
З зберіганням звітності до ФСС ситуація дещо інша. Форми 4-ФСС, відправлені в електронному вигляді, надходять на єдиний для всієї країни Шлюз прийому. де і зберігаються квитанція про їх прийом, що є електронними юридично значущими підтверджуючими документами. При наявності помилок на Шлюзі ФСС також можна знайти протокол помилок форматного і (або) логічного контролю.
Мал. 5. Відображення стану електронного документообігу з ФСС на Шлюзі прийому
Для читання квитанції ФСС пропонує страхувальникам скористатися програмою ARM.exe. яка розшифровує файл квитанції, що має розширення «.p7e», підписаний уповноваженою особою ФСС.
- регулярно зберігати в електронному архіві на своєму диску комплекти електронних документів, що підтверджують здачу звітності до контролюючих органів,
- мати можливість переглядати ці електронні документи за допомогою спеціалізованих програм. Але для цього такі програми, як вищезгадані КріптоАрм і ARM.exe не надто зручні. КріптоАрм, являяся універсальної, не дозволяє переглядати xml-звіти в легкому для читання бухгалтером вигляді, а ARM.exe призначена тільки для роботи з розрахунком 4-ФСС.
Програма дозволяє в зручному для бухгалтера і перевіряючого вигляді переглядати:
- список документів, що підтверджують факт здачі звітності до контролюючого органу (Рис. 6),
- електронний документ звітності, представлений в контролюючий орган, включаючи ФНС, ФСС і ПФР (Рис. 7),
Мал. 7. Електронний документ звітності
- відомості про особу, його підписала і сертифікаті його електронного цифрового підпису (Рис. 8),
- дані про відправку документа до контролюючого органу,
- дані про особу, яка отримала документ і сертифікаті його електронного цифрового підпису,
- підтверджують відправку і їх доставку документи між відправником і отримувачем, включаючи квитанції про отримання, протоколи контролю, повідомлення про введення в базу даних електронних документів, а також ЕЦП уповноважених осіб контролюючих органів (Рис. 9).
Програма буде корисною не тільки особам, що підготовляє і приймають звітність відповідно до вимог закону, тобто платникам податків і контролюючим органам - ФНС, ПФР, ФСС, а й особам, які бажають обмінюватися електронними документами за своїм бажанням, наприклад, кредитним організаціям, які приймають звітність позичальників в електронному вигляді, їх клієнтам, аудиторам, керівникам фінансових підрозділів.