Ви можете створювати поштові повідомлення з обмеженим дозволом за допомогою служби управління правами на доступ до даних тільки в професійному випуску Microsoft Office і Microsoft Office Outlook.
У Microsoft Office Outlook представлена нова функціональна можливість - служба управління правами на доступ до даних (IRM), яка допомагає запобігти несанкціонованому доступу, ненавмисним або з необережності, до повідомлень електронної пошти, що містить конфіденційні відомості. Повідомлення з обмеженими дозволами створюються для блокування пересилання, друку і копіювання повідомлень. При вкладенні в повідомлення з обмеженим дозволом документа Microsoft Office дозвіл документа автоматично обмежується. Однак якщо дозвіл документа, вкладеного в повідомлення з обмеженим дозволом, було обмежено раніше, вкладений документ зберігає первинне обмеження.
Іншою перевагою обмеження дозволів для повідомлень електронної пошти є примусове встановлення кінцевого терміну дії повідомлення. Дата закінчення терміну дії повідомлення задається в меню Параметри (при відкритому повідомленні), потім для нього обмежуються дозволу, і повідомлення відправляється. Після закінчення терміну дії повідомлення одержувачі бачать його закреслений заголовок в папках Outlook, але не можуть відкрити його або виконати з ним будь-які інші дії. Задати дату закінчення терміну дії повідомлення можна і не обмежуючи дозволів повідомлення. Після цієї дати заголовки повідомлень будуть відображатися в папках закреслені. Проте, одержувачі як і раніше зможуть відкривати повідомлення та працювати з ними.
Створення повідомлення електронної пошти з обмеженими дозволами
Щоб скористатися настроюється політикою дозволів, створеної адміністратором електронної пошти для користувачів організації, в меню Файл виділіть команду Дозвіл, а потім виберіть політику дозволів в підміню.
При вкладенні в повідомлення з обмеженим дозволом документа Microsoft Office дозвіл документа автоматично обмежується. Однак якщо дозвіл документа, вкладеного в повідомлення з обмеженим дозволом, було обмежено раніше, вкладений документ зберігає первинне обмеження. Якщо для створення повідомлення електронної пошти з обмеженим дозволом потрібно використовувати інший обліковий запис, в меню Файл виділіть команду Дозвіл, а потім виберіть підкоманду Обмежити дозволу.
Якщо потрібно прочитати або відкрити повідомлення з обмеженим дозволом на комп'ютері, на якому недоступний Microsoft Office або більш пізні версії, завантажте надбудову управління правами для Internet Explorer або іншу програму, яка підтримує вміст з обмеженим дозволом.