Робота фахівця з бухгалтерського обліку онлайн і традиційними методами невідривно пов'язана з величезним обсягом різноманітної інформації. Іноді трапляється так, що навіть самий акуратний і кваліфікований фахівець припускається помилки в документі. У тому випадку, якщо документ паперовий, бухгалтер онлайн повинен дотримуватися певних правил виправлення документів в папері. Найчастіше, з паперовим носієм найпростіше знищити неправильний документ, внести корективи і роздрукувати або написати новий екземпляр. У випадку з електронними документами ситуація щодо внесення коректив і виправлення помилок дещо інша. У цій статті ми спробуємо розібратися, що потрібно зробити для виправлення помилок в електронних документах.
виправлення договору
Припустимо, що Ви склали договір, підписали його власної електронним підписом і за допомогою електронної пошти відіслали контрагенту. Контрагент не погодився з яких-небудь пунктом договору і відмовився підписувати його в такому вигляді. Як же бути в даній ситуації і переробити електронний договір? Є кілька способів:
анулювати попередню версію договору;
скласти новий оригінал документа в електронному вигляді;
підписати новий договір електронним підписом;
вислати договір по електронній пошті.
скласти додаткову угоду до договору в електронному вигляді;
прикріпити угоду до договору
вислати їх по електронній пошті контрагенту.
скласти електронний протокол розбіжностей;
підписати договір електронним підписом з урахуванням протоколу;
переслати його контрагенту електронною поштою.
Багато бухгалтери старої формації і сучасні віддалені бухгалтери на аутсорс користуються послугами операторів електронного документообігу. В цьому випадку варіанти виправлення і внесення коректив в електронний договір обмежені лише можливостями і функціоналом з боку оператора документообігу.
Хочемо нагадати, що спосіб пересилання електронної документації обмежений лише Вашими особистими перевагами і з боку закону ніяк не обмежений - Ви можете як користуватися послугами спеціалізованого оператора електронного документообігу, так і звично відправляти потрібні документи по електронній пошті.
Виправлення первинної документації
При електронний документообіг з первинною документацією ситуація з необхідністю виправлення помилки теж досить заплутана. Ми знову стикаємося з декількома можливими способами виправлення електронних документів:
1 спосіб - скласти новий електронний оригінал документа і анулювати невірний варіант;
2 спосіб - скласти акт про встановлену розбіжність у найбільш зручною для Вас формі;
3 спосіб - сформувати додаткові первинні документи, якщо є така можливість, наприклад, при надлишкових поставках товару.
Виправлення рахунки-фактури
У ситуації, коли необхідно внести зміни в рахунки-фактури, на перший погляд все гранично просто, так як в даному випадку порядок коригувань прописаний в законодавстві досить жорстко і кристально ясно. Однак, потрібно враховувати, що внести зміни можна двома способами.
У бухгалтера онлайн є можливість скласти коригувальний або виправлений рахунок-фактуру. Зрозуміти всі нюанси того, в якому випадку виставляти коригувальний рахунок-фактуру, а в якому разі виправлений рахунок-фактуру, Вам допоможе проста схема:
Окремо наголошуємо, що на підставі пункту 1.3 розділу 1 «Порядку обміну електронними рахунками-фактурами», затвердженого Наказом Мінфіну РФ №50н, виставлення та отримання електронного рахунку-фактури здійснюється виключно через оператора електронного документообігу.
Деякі особливості виправлення електронних документів
Не завжди знищення паперового оригіналу або анулювання підписаної електронного документа повністю закриє проблему внесення виправлень. Іноді, наприклад, при узгодженні багатостороннього договору, набагато простіше, швидше і раціональніше відразу скласти протокол розбіжностей, ніж кожен раз анулювати і складати договір заново.
Потрібно враховувати і те, що виставити рахунок-фактуру заднім числом можна, а значить, за встановлений законодавством п'ятиденний термін можна не встигнути виставити рахунок-фактуру, знайти в ньому помилку, анулювати його і виставити новий, тому так часто і використовуються коректувальні і виправлені рахунки -фактури.