Коли цейтнот накриває з головою, коли ми витрачаємо купу часу і сил, енергії на виконання поточних завдань, а вони все одно навалюються і не вирішуються, коли ми не знаємо за що хапатися, допоможе це вирішити тільки одне - грамотне планування!
Планування - один з найважливіших інструментів досягнення мети. При грамотному плануванні ефективність вашої діяльності зростає в багато разів. Людина, який орієнтований на підвищення особистої ефективності, неодмінно повинен вміти грамотно планувати.
Якщо ви зіткнулися з проблемою велику завантаженість і хочете її вирішити, в даному випадку краще використовувати метод щоденного планування. Один з найбільш простих і ефективних способів - це планування по методи Ейзенхауера.
Ейзенхауер Дуайт - це американський державний і військовий діяч, президент США. Який відрізнявся хорошими організаторськими здатності, і використовував для планування свого часу цю матрицю.
Використовується матриця Ейзенхауера для короткочасного планування. На одні або кілька днів.
A - справи термінові і важливі. Ті справи, які потрібно зробити в першу чергу. Які горять і вимагають невідкладного втручання.
Наприклад, завдання групи А:
- невідкладні завдання
- Проекти, у яких наближається термін
- Терміновий похід до стоматолога
Наприклад, завдання групи В:
- Планування нових проектів
- Вивчення теми, необхідної для досягнення мети
- оцінка результатів
- Відвідування фітнес-клубу
C - неважливі і термінові завдання. Часто ми плутаємо їх зі справами А. Плутаємо важливість з терміновістю. Термінове як би автоматично стає важливим. Тим самим ці завдання вносять на наш робочий ритм метушню, напруга і цейтнот. Як зазначав Ф. Тейлор, на добре організованому підприємстві все робиться неквапливо, ніхто нікуди не біжить і не метушиться.
Наприклад, завдання групи С:
- Діяльність, не пов'язана з вашими цілями
- переривання
- деякі наради
- Громадська діяльність
Наприклад, завдання групи D:
Як використовувати такий метод планування свого діяльності. Нижче описаний покроковий алгоритм роботи з матрицею Ейзенхауера.
- Написати список всіх завдань на день
- Об'єднати ці завдання в чотири групи на ступеня важливості і терміновості, A, B, C, D.
- Записати ці завдання в бланк, розділений на 4 блоки (A, B, C, D)
- Тримати бланк постійно в полі зору і звірятися з ним протягом дня
В управлінні часом один з важливих моментів є вміння виділити основні завдання від другорядних.
Грамотна організація свого часу і діяльності допоможе вам бути більш ефективним людиною.
Оксана Портянкіна, бізнес-тренер, директор Тренінг Центру BRAIN