Що й казати, ситуація непроста, тим більше що в таких випадках кадровику доводиться розбиратися не тільки в нюансах трудового законодавства, а й в тому, що відбувається з організацією, коли змінюється її найменування. Необхідність внесення зміни в документи працівників - це тільки наслідок, а значить, щоб все зробити правильно, потрібно розуміти причину. А це, по правді кажучи, чисто юридичні питання.
До того як зайнятися оформленням кадрових документів, необхідно провести ряд заходів щодо перейменування організації. У нашій ситуації це доручено робити юристам, тому зупинимося тільки на тих моментах, які мають відношення до переоформлення документів організації.
Нагадаємо, що найменування організації в усіх документах, в т. Ч. І в документах по особовому складу, вказується в повній відповідності з тим найменуванням, яке закріплене в установчих документах (включаючи скорочене, а також найменування іноземною мовою). Це означає, що в тому випадку, коли найменування організації змінюється, в першу чергу повинні вноситися зміни в бланки використовуються нею документів.
Номер журналу в подарунок!
На найбільш важливих документах ставиться відбиток печатки. В печатках в обов'язковому порядку вказується найменування організації. Таким чином, підлягають заміні та використовувані організацією печатки та штампи.
Отже, з певного моменту в організації, що отримала нове «ім'я», використовуються нові бланки документів і нові печатки та штампи.
Беручи нового працівника, ви укладаєте трудовий договір, вказуючи нове найменування роботодавця, і скріплює його відбитком нової печатки. Нова назва організації буде вказано в трудовій книжці працівника, у всіх облікових документах, у т. Ч. І в його особистій картці.
Але трудові відносини - явище триває. І, як це сталося у вашій ситуації, іноді виникає необхідність внести певні зміни в деякі документи, створені раніше, до зміни найменування організації.
Поясніть внесені до особової картки зміни в розділі Х «Додаткові відомості»
Нормативними актами не передбачено порядок внесення таких змін. Яким чином це можна зробити, стає зрозуміло з Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затв. Постановою № 1. Так, Вказівки містять наступне правило: «при зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби».
Наша довідка
Відповідно до п. 1 ст. 54 Цивільного кодексу РФ (далі - ГК РФ) юридична особа має своє найменування, яке містить вказівку на його організаційно-правову форму. Комерційна організація також повинна мати фірмове найменування.
Вимоги до фірмового найменування містяться в ст. 1473 ЦК України. Так, фірмове найменування повинне містити вказівку на організаційно-правової форми та власне найменування юридичної особи, яка не може складатися тільки із слів, що позначають рід діяльності.
Організація повинна мати повне і має право мати скорочене фірмове найменування російською мовою. Вона може мати також повне і (або) скорочене фірмове найменування на мовах народів Росії і (або) іноземними мовами.
Правда, це правило стосується змін відомостей про працівника, але, вважаємо, його можна застосовувати і при зміні відомостей про роботодавця.
Вказівка нового найменування роботодавця в особистій картці працівника можна зробити наступним чином: колишнє найменування організації закреслити однією рисою і поруч або зверху (в залежності від наявності вільного місця) вписати нову.
Особова картка працівника (фрагмент)
Зміни слід завірити підписом вніс їх особи і поставити дату внесення змін. Незайвим буде вказати підставу, яке послужило приводом для вказівки в особовій картці нового найменування роботодавця. Такою підставою може бути наказ по основній діяльності про перейменування організації. Так як на першій сторінці особової картки форми № Т-2 місця для внесення пояснень недостатньо, можна використовувати для цього розділ X «Додаткові відомості».
Що стосується заповнення розділу III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» особової картки працівника, то в нього не потрібно вносити будь-які записи. При зміні найменування організації трудові відносини не змінюються, працівники не переводяться на іншу роботу. Змінюються тільки відомості про роботодавця в частині найменування.
При перейменування роботодавця вносяться зміни в найменування організації на першій сторінці особової картки працівника форми № Т-2. Так як переклад на іншу роботу при цьому не ос уществляе ться, то вносити будь-які записи в розділ III цього документа не потрібно.
Читайте в цьому місяці