Компанія за договором поставки придбала велику партію будматеріалів. При цьому ніхто не звернув уваги на те, що термін оплати за договором збігається з термінами сплати податків за рік. В результаті довелося сплачувати неустойку постачальнику за прострочення платежів. Розповімо, як уникнути неприємних ситуацій.
Ключовим елементом системи внутрішнього контролю є грамотно вибудувана договірна робота. Оскільки бюджет податкових платежів багато в чому визначається умовами контрактів, бухгалтерії доведеться приймати в договірній роботі найактивнішу участь.
Визначаємо шлях договору і «супроводжуючих»
Ключовим елементом системи внутрішнього контролю є грамотно вибудувана договірна робота. Оскільки бюджет податкових платежів багато в чому визначається умовами контрактів, бухгалтерії доведеться приймати в договірній роботі найактивнішу участь.
Спочатку потрібно проаналізувати поточний стан договірної роботи. Не виключено, що цей процес ніяк не регламентований, а повноваження і відповідальність структурних підрозділів за погодженням договорів не розмежовані.
Подібна ситуація може привести до самих негативних наслідків. Це претензії з боку контрагентів і контролюючих органів, і визнання укладених угод недійсними.
Щоб цього уникнути, потрібно:
1 Визначити підрозділи, які беруть участь в підготовці та погодженні договорів, їх функції та часові рамки кожного етапу.
2 Виробити оптимальну «дорожню карту» для проходження договору в залежності від специфіки діяльності компанії і видів використовуваних договорів. Звичайно, шлях і черговість узгодження договору в кожної компанії будуть різними. Але в будь-якому випадку маршрут узгодження договору, ініційованого структурним підрозділом компанії, не повинен проходити повз юристів і бухгалтерії.
3 Закріпити обрану схему в положенні (регламенті) про договірну роботу, яке затверджується генеральним директором компанії.
Розглянемо функціонал основних підрозділів, задіяних в договірній роботі (див. С. ###).
Практично, скористайтеся
Кожен договір бажано прошити і підписати на кожній сторінці. Це дозволить уникнути заміни сторінки недобросовісним контрагентом.
Функціонал основних підрозділів в договірній роботі
Безпосередньо взаємодіє з контрагентом і бере участь у виробленні умов договору, що стосуються його предмета.
Співробітник підрозділу-ініціатора є відповідальною особою, який «веде» договір на протязі всього шляху, починаючи від підготовки проекту, закінчуючи «закриттям» договору
При формулюванні предмета договору потрібно уникати подвійних формулювань. Кожне положення контракту має бути однозначним.
Як «риби» для запуску на узгодження можна використовувати як проект договору контрагента, так і варіант, підготовлений юристами компанії.
Буде краще, якщо юристи підготують шаблони за основними видами використовуваних компанією договорів. При використанні власної версії договору узгодження може проходити в спрощеному порядку. Проте, безоглядно використовувати шаблони, змінюючи в них тільки шапку і реквізити, досить ризиковано - схожі господарські операції можуть відрізнятися в окремих деталях. Тому завжди перевіряйте, чи підходить типова форма для конкретної угоди.
Проводить правову експертизу договору, що укладається і перевіряє повноваження посадової особи, яка підписує договір від імені контрагента.
Для підвищення гарантій виконання договору з боку контрагента в його умови «зашивають» різні забезпечувальні заходи (неустойка, завдаток, порука).
Якщо договір потрапляє під ознаки значного правочину або угоди з зацікавленістю, юристи організовують проведення відповідних корпоративних процедур з боку уповноважених органів компанії.
Перевіряє контрагентів компанії - чи не є вони фірмами-одноденками
Спирається на рекомендації Мінфіну Росії.
Розробляють «шаблони» договорів, закріплюючи в них істотні умови.
Складаючи шаблон, можна по максимуму використовувати диспозитивні норми, передбачені ГК РФ, на користь компанії.
Контролює процес підписання договорів стороною-партнером.
Якщо контрагент договір не підписав, потрібно запросити назад односторонньо підписаний екземпляр. Якщо цього не зробити, то через пару років цілком може спливти екземпляр договору, вже підписаний ушлим контрагентом. І компанії доведеться нести значні витрати на його оскарження
Відстежує строки і компетенції ініціаторів оплати (закріплює відповідальних за ініціацію платежів).
Коригує графік платежів спільно з бухгалтерією.
Коригує бюджет при необхідності.
4. В які терміни проводяться платежі за контрактом
Буде не зайвим звірити платіжні дати договору і показники бюджету руху грошових коштів. Адже не виключено, що дати перерахування коштів контрагенту можуть збігтися з періодами великих платежів до бюджету або виплат іншим партнерам. Звичайно, в цьому нічого страшного немає, але якщо у компанії раптом виникнуть тимчасові проблеми з ліквідністю, то вибір - кому саме заплатити в першу чергу - може стати головним болем для бухгалтера
5. При укладанні «витратного» договору потрібно уважно проаналізувати його умови на предмет того, чи зможе компанія включити витрати в базу по податку на прибуток
Якщо можливість списання витрат, що відносяться до предмету договору, прямо передбачена в Податковому кодексі, потрібно максимально зблизити використовувані в контракті формулювання з положеннями податкового законодавства. Тоді суперечок з інспекцією буде менше.
Якщо витрати прямо не названі в НК РФ, основну увагу потрібно приділити відповідності витрат критеріям економічної обгрунтованості (ст. 252 НК)
Підписує договір після завершення процедури узгодження.
Перед підписанням договору необхідно обов'язково перевірити лист погодження - чи всі візи проставлено.
регламентуємо претензії
Не завжди контрагент сумлінно виконує умови договору. Тому регламент договірної діяльності повинен передбачати і порядок претензійної роботи:
• термін реєстрації претензій і відповіді на них;
• перелік осіб, відповідальних за підготовку та направлення відповіді контрагенту.
Не забудьте, що будь-який рух входить або вихідної кореспонденції між компанією і її контрагентами має бути підтверджено документально. Це означає:
• облік в журналі вхідної та вихідної пошти;
• збереження конвертів і поштових повідомлень.
Якщо виникнуть проблеми, то завірена нотаріусом електронне листування може стати вагомим доказом у судовій суперечці.