Поради стосуються розробки необов'язкових внутрішніх документів в компанії. Хоча можуть бути використані і в процесі створення обов'язкових документів. Особливо наші поради будуть корисні тим, хто вже переконався в перевагах наявності в компанії внутрішніх документів.
Порада 1. Створюйте робочі внутрішні документи. Чи не для того, щоб були. А для того, щоб реально вирішували якусь проблему. Наприклад, регулювали діяльність всієї компанії або її конкретного підрозділу.
Рада 2.Огранічьте коло ініціаторів нормотворчого процесу і призначте відповідального за його виконання. У нього можете увійти ви, як генеральний директор, ваші заступники. Ви будете приймати рішення про початок процесу розробки документа, складати і направляти завдання про підготовку проекту документа структурному підрозділу з усіма обгрунтуваннями і побажаннями, яким він повинен бути.
Рада 3.Допускайте в процесі розробки складних внутрішніх документів створення робочих груп. При підготовці найбільш важливих, складних і значних за обсягом проектів внутрішніх документів можуть створюватися робочі групи з числа працівників кількох структурних підрозділів. Організацію їх роботи можна доручити керівнику відповідального підрозділу. В рамках цієї діяльності він може формувати робочі групи, розподіляти повноваження між ними і контролювати терміни виконання поставлених завдань.
Процес роботи над документом може виглядати ось так:
Підготовлений і завізований відповідальним керівником проект внутрішнього документа (візовий примірник) направляється на узгодження в візира підрозділу. До них, як правило, відносяться:
- підрозділи, які ініціюють процес прийняття документа;
- підрозділи, представники яких брали участь у складі робочої групи з розробки проекту документа;
- підрозділи, до компетенції яких віднесено здійснення діяльності, регламентованої проектом внутрішнього документа;
- правове підрозділ.
Кожне з них в рамках своєї компетенції оцінює проект документа на предмет відповідних ризиків (економічних, правових, податкових та т. Д.) І захисту інтересів компанії.
Так, наприклад, правове підрозділ (візує останнім) має, як мінімум:
- визначити повноваження посадових осіб щодо ініціювання, візуванню даного проекту документа;
- визначити повноту узгодження проекту документа;
- встановити правильність вибору виду документа;
- визначити відповідність проекту документа чинному законодавству і виявити протиріччя вже існуючих документів;
- перевірити правильність оформлення проекту документа, дотримання встановлених юридико-технічних вимог і правил.
Рада 4.Донесіте до виконавців важливість змісту документа. Основні вимоги, що висуваються до змісту проектів локальних нормативних актів:
- логічна послідовність викладу, зв'язок між собою нормативних приписів, які розміщені в локальному нормативному акті;
- відсутність протиріч всередині локального нормативного акту, а також у всій системі локальних нормативних актів;
- максимальна стислість і компактність викладу норм при глибині і всебічності відображення їх змісту;
- ясність, простота і доступність мови локального нормативного акта;
- точність і визначеність формулювань і термінів, що вживаються в локальних нормативних актах; єдність вживання термінів в локальних нормативних актах ( «кожен Новомосковскет документ так, як йому вигідно»).
Локальні нормативні акти повинні мати певну структуру, а не являти собою хаотичний набір нормативних положень. Можна скористатися традиційною схемою побудови внутрішніх документів: суб'єкти правовідносин - об'єкти - права і обов'язки - пільги і санкції, що вживається частіше за все при створенні законів. Пам'ятайте, що корпоративні акти, витримані з точки зору системності та логіки, мають більший коефіцієнт корисної дії, ніж нерівні, хаотичні, сумбурні акти за змістом.
У документі повинен бути глосарій, що містить найбільш часто зустрічаються у внутрішньому документі терміни. Тим самим ви вирішуєте мінімум три завдання. уніфіціруете понятійний апарат, уникаючи плутанини в розумінні термінів, що вживаються в актах, використання одних і тих же термінів для позначення різних понять, підміни термінів; спрощуєте роботу по розробці нових і оптимізації існуючих внутрішніх документів; допоможете запобігти конфлікти. які виникають при тлумаченні термінів. Не буде зайвим затвердити подібний глосарій наказом ЕІО.
Рада 5.Проконтроліруйте, чи використовується в створеному документі золоте правило - один пункт проекту внутрішнього документа повинен містити одне нормативне розпорядження. Кілька нормативних приписів поміщається в один пункт у виняткових випадках, коли це необхідно для їх правильного розуміння і застосування.
Рада 6.Проверьте, чи не є документ занадто деталізованим, не перевантажений він великою кількістю відсильні норм і цитуванням закону. Далеко не завжди деталі виправдані, оскільки працівник, перш за все, людина, що володіє свідомістю і волею, а не автомат, дії якого строго визначені і послідовні. При цьому внутрішній документ повинен повністю охоплювати сферу регулювання.
Документ, в якому присутня велика кількість норм відсилань, навряд чи можна назвати корисним. Такі документи створюють інформаційний «шум» і не сприяють ефективності правового регулювання справ в компанії. Якщо ж вам необхідно довести до відома співробітників інформацію про прийняті законодавчі акти, то можна скористатися загальною розсилкою інформаційних листів або розміщенням на внутрішньому сайті компанії відповідного огляду законодавчих норм.
Рада 7. Поставте перед відповідальними за підготовку документа особами додаткове завдання по створенню пояснювальної записки до нього. Вона може містити:
- предмет регулювання проекту внутрішнього документа, його цілі і завдання;
- чим обумовлена необхідність розробки проекту внутрішнього документа;
- правове, економічне, технічне обґрунтування необхідності прийняття такого документа;
- основні положення проекту документа; наслідки його видання, в тому числі пов'язані з необхідністю формування нових підрозділів, збільшення чисельності існуючих, а також їх додаткового фінансування і матеріально-технічного забезпечення;
- необхідність внесення змін і доповнень до раніше видані внутрішні документи;
- наявність в документі спеціальних умов, обмежень (вимоги до кваліфікації співробітників).
Рада 8. Зробіть документи доступними. Доведіть їх до відома співробітників всіма можливими способами (проведення семінарів, розміщення на порталі, ознайомлення під розпис, в кінці кінців).
Рада 9.Не забудьте забезпечити роботу положень внутрішніх документів. Пам'ятайте, що після затвердження внутрішнього документа відповідальний підрозділ в межах своєї компетенції має забезпечити:
- організацію виконання нормативних приписів документа;
- організацію роз'яснювальної роботи з проблем, які належать до предмета регулювання документа, а також з питань, що виникають в процесі його практичного застосування;
- накопичення і систематизацію інформації про хід його виконання, а також пропозицій про внесення в нього відповідних змін або доповнень.
Особисту відповідальність за організацію нормотворчої діяльності, своєчасну і якісну підготовку проектів локальних нормативних актів несуть керівники відповідальних підрозділів, а за стан нормотворчої діяльності в компанії в цілому - одноосібний виконавчий орган.