Навіщо потрібен порядок в офісі і яким чином вони створюються? Чи можливий взагалі «ідеальний порядок»?
Важливо не просто наводити порядок, а створювати такі системи, коли робота відбувається з мінімальними зусиллями, а порядок підтримується «сам собою».
Як стверджує Вікіпедія, ідеальний порядок - це «гармонійне, очікуване, передбачуване стан або розташування чого-небудь». Здавалося б, про що тут можна говорити, якщо і так все зрозуміло? Однак якщо задуматися, виявляється, що не все так просто.
Чи траплялося вам приходити в гості і захоплюватися тим, як виглядає чиясь квартира, а потім, прийшовши додому, усвідомити, що ви особисто в такому житлі навряд чи відчували б себе комфортно? На жаль, прорахунки трапляються не тільки при ремонті приватних квартир, а й коли для створення нового іміджу залучають фахівців.
В одній компанії після ремонту її співробітники стали частіше брати лікарняні, у них постійно боліла голова. Стіни офісу компанії після ремонту стали оранжевого кольору і придбали ламані конфігурації, на стелі з'явилася неонова підсвітка, крім того, фоном в офісі постійно звучала дивна музика ... і більше нічого не змінилося. Але, судячи з відгуків співробітників, новий імідж компанії після ремонту не пішов їй на користь.
Наведення порядку починається з ремонту. Дуже складно наводити порядок, якщо ремонт проводився «для галочки», наприклад, зі стелі падають плитки стельових перекриттів, килим брудний, дроти висять і т.д.
Помічник керівника, як правило, приходить на роботу, коли там уже багато було зроблено до нього. І йому необхідно підлаштовуватися під уже наявну ситуацію, і тільки через якийсь час у нього з'являється можливість почати її поступово змінювати.
Важливо, щоб офіс відповідав рівню і статусу організації. У цьому випадку не треба жаліти гроші компанії, якщо керівник вважає, що імідж - це важливо. Одна справа - ваша особиста квартира і її ремонт, інше - офіс. Суми, витрачені на ремонт, можуть відрізнятися на одиницю площі в десятки, а то і сотні разів!
Порядок - це і така система роботи, що не перевантажує насамперед вас і вашого начальника. Один з показників - це темп, в якому працює компанія. Швидко - не означає в суєті.
Чим вище темп, тим важливіше стає передбачуваність, коли кожен співробітник чітко знає, що і в яку секунду йому робити, що і де взяти, куди покласти і т.д.
З чого починати наведення порядку?
Для початку давайте розділимо два процеси: поточну і генеральне прибирання. Для «плинності» бажано купувати відповідне канцелярське обладнання.
Бажано виділяти час для прибирання не тільки кожен день, але і в кінці невеликих виробничих циклів - як тільки закінчили працювати з певною групою паперів, відразу ж прибрали за собою безлад.
Подивіться на те, як працюють кухарі в ресторанах японської кухні, що працюють за системою суші-конвеєра. Як тільки кухар закінчує готувати рол (він робить це прямо на очах у відвідувачів), він прибирає своє робоче місце (воно завжди ідеально чисте і привабливе).
Може здатися, що це неможливо. Однак часто те, що раніше здавалося нереальним, при певному підході технічно досить просто реалізується.
Якщо розбирання паперів вимагає тривалого часу, створіть систему проміжного зберігання, проте в цьому випадку дуже важливо обов'язково виділяти час, щоб часом не ставало постійним. Якщо в якомусь місці офісу щось накопичується - це сигнал про те, що треба щось міняти і робити більш зручним: ставити в цьому місці накопичувач, відро для сміття або перенаправляти потік речей, людей, паперів і т.д. в інше місце.
Генеральне прибирання вимагає значно більше часу, ніж поточна. Бажано ставити її в план тоді, коли спадає робоча напруга, наприклад, перед довгими святами або коли начальник їде у відпустку і т.д. Під час генерального прибирання корисно поглянути на свій кабінет свіжим поглядом випадкового відвідувача. Якщо вам шкода розлучатися з деякими речами, можна попросити кого-небудь вам допомогти. Зазвичай сторонні люди схильні викидати набагато більше того, ніж ви можете викинути самі.
Всі речі, користь від яких сумнівна, складайте в спеціальну папку або ящик. Якщо через місяць вони вам не знадобилися, їх можна викидати. Якщо якісь із знайдених предметів не потрібні вам, але потрібні іншим людям (наприклад, ділові сувеніри), то їх можна віддати. Корисно мати в офісі ящик з невеликими подарунками, які можна передаровуватимемо в разі необхідності (але це повинні бути нові, привабливі для одержувача речі). Не даруйте те, що не потрібно ні вам, ні іншій людині - це ознака поганого тону.
Особисті звички і робочі вимоги
Деякі лікарі-хірурги в побуті можуть не дотримуватися правил елементарної гігієни. Але це не робить їх поганими лікарями, якщо на роботі вони діють за інструкціями.
Для помічника керівника важливо справляти на оточуючих певне позитивне враження, яке може бути зруйновано навіть незначними деталями.
Навколо професії секретаря склався ореол певних стереотипів, яким бажано в тій чи іншій мірі відповідати (керуючись при цьому власним почуттям такту і здорового глузду).
Прийнято вважати, що помічник першого керівника одягається краще за інших співробітників фірми. Це не означає «дорожче», а означає «зі смаком». Можна знайти в брендових магазинах товари на розпродажі, доступні практично для будь-якого бюджету. Господиня офісу задає тон іншим співробітникам, якщо необхідно, робить відповідні зауваження (головне - дуже тактовно).
Не варто нехтувати дрібницями. Красиво і рівно складені документи, ідеально подана чашка чаю - ось справжня візитна картка помічника першого керівника. Ви прагнете до ідеалу, хоча інші співробітники можуть вважати, що досить просто зробити роботу вчасно і як-небудь. У той же час не варто впадати в перфекціонізм - все одно досконалість за визначенням недосяжно. У кожної людини знайдуться дрібні звички, з якими дуже складно впоратися - хтось смикає волосся, коли хвилюється, хтось кусає губи або гризе нігті. Починайте наводити порядок з себе - з того, як ви самі виглядаєте, яке враження на оточуючих виробляє ваше робоче місце, і тоді вам буде простіше вимагати від інших співробітників, щоб вони підкорялися ваших прохань і вказівок (з якими вони не завжди бувають згодні).
5 японських «С»
Хитромудрі японці придумали цілу систему, яку вони назвали «Бережливе виробництво» або «Кайдзен».
Кайдзен, кайдзен - японська філософія або практика, яка фокусується на безперервному вдосконаленні процесів виробництва і управління, розробці допоміжних бізнес-процесів, а також поліпшення всіх аспектів життя.
Виявляється, якщо пофарбувати цех в білий колір, то набагато помітніше стане будь-яке сміття та бруд. Порівняйте зі стандартним підходом - пофарбувати в немазкий колір, щоб не було видно недоліків.
Основа методу Кайдзен складається з п'яти ключових елементів - «5 S»:
П'ять принципів при практичному застосуванні трансформуються в наступні п'ять правил.
1. Сортуйте: позбудьтеся від непотрібного. Періодично в офісі, на вашому робочому місці і навіть у вашій дамській сумочці з'являється щось непотрібне. І це створює безлад. Позбавтеся від цього! Зробіть цей процес своєю звичкою і отримуйте від нього задоволення (повірте, це можливо). Звичка - це те, що регулярно повторюється. Як тільки ви помітили непотрібні речі, документи і т.д. - включайте звичку (якщо, звичайно, для цього прямо зараз є час, якщо його немає - обов'язково поверніться до цього пізніше, коли воно з'явиться). Поступово звичка закріпиться, і рівень впорядкованості навколо вас виросте.
Якщо ви не знаєте, чи є річ непотрібної чи ні - заведіть для таких випадків спеціальну коробку, яку необхідно регулярно спустошувати (після закінчення певного терміну, наприклад, тижня чи місяця).
2. Дотримуйтесь порядок: визначте для кожної речі своє місце. Це просте правило дозволяє уникнути безлічі проблем. Співробітник втратив важливий документ? У нього була копія, а оригінал залишився у вас. Де ключі від квартири? Висять на спеціальному утримувачі біля вхідних дверей. Подібні прийоми економлять дуже багато часу, тому що у вас просто не виникають ситуації, коли вам терміново може знадобитися то, що ви знайти не можете
Якщо у вас щось регулярно втрачається, підпишіть то місце, де річ повинна постійно зберігатися, придбайте для неї спеціальний контейнер, шафа, поличку, папку і т.д. Привчіть співробітників до того, щоб документи в їх комп'ютерах зберігалися в певному порядку, і тоді в ситуаціях, коли співробітник захворів або пішов у відпустку, будь замінює його людина швидко все знайде. Так, деякі люди будуть з усіх сил опиратися новій системі, але якщо ви проявите певну наполегливість, поєднується з почуттям такту, то скоро вони оцінять її переваги.
3. Тримайте робоче місце в чистоті. Нехай будь-який хірург вам заздрить! Це не означає, що ви постійно пилососите клавіатуру або протираєте клавіші спиртом (хоча, безумовно, це теж іноді корисно робити). Найголовніше - визначте особисто для себе, що це таке - «чистота».
Наприклад, коли ви йдете додому, то на столі не залишається жодного документа. Або на вашому «робочому столі» в комп'ютері немає ніяких зайвих значків, всі документи знаходяться в спеціальних папках, а не звалюються як попало в надії на те, що одного разу ви наведете порядок. Набагато простіше спочатку систематизувати, що і куди ви зберігаєте, і навчити вашої технології інших співробітників, розіславши їм спеціальний лист, в якому наочно зображено, що і як має бути зроблено.
4. організаціями зі стандартизації процедури підтримки чистоти і порядку. Дуже складно перевіряти якість на око. На високотехнологічних виробництвах завжди є служби технічного контролю.
Якщо ви хочете, щоб співробітники дотримувалися певних правил, створюйте для них короткі пам'ятки, якщо необхідно - фотографуйте те, що, на вашу думку, правильно, і включайте фотографію безпосередньо в пам'ятку.
Таких інструкцій не повинно бути занадто багато, інакше людина забуває відразу про все. Виділіть тільки найголовніше з того, що вам важливо, і навчіть інших, як цього добиватися швидко і легко. Чим менше зусиль буде витрачено - тим краще.
5. Вдосконалюйте порядок, стимулюйте його підтримку. Якщо ви створите саму ідеальну пам'ятку, але не будете її впроваджувати і контролювати дотримання введених вами вимог, то всі витрачені зусилля скоро зійдуть нанівець. Домогтися виконання ваших вимог просто - хваліть людей за те, що вони роблять правильно, і делікатно вказуйте їм на помилки. При цьому важливо пояснити, що саме треба поправити, щоб вийшло так, як треба. Якщо є можливість підкріпити слова чимось матеріальним - це чудово.
Наприклад, невелика премія для самого акуратного співробітника офісу в цьому місяці (важливо, щоб це не був один і той же чоловік кожен раз, інакше інші втратять інтерес). Також добре зарекомендували себе такі прості перевірені засоби, як дошки пошани, подяка від керівника, невеликий подарунок і т.д.
Ви можете застосувати ці поради не тільки на роботі, але і вдома, де вони так само успішно працюють, щодня приносячи вам користь.
Анонси майбутніх номерів