Організація свята досить трудомісткий процес, найчастіше вимагає від організаторів спеціальної освіти. Організація свята це тонке мистецтво поєднання обов'язкових і необов'язкових елементів.
Деталі можуть, як створити, так і руйнувати унікальну атмосферу свята. Заходи повинні надихати, дивувати і викликати емоції!
Сьогодні ми з вами поговоримо про організацію свята, а саме корпоративного заходу! Як врахувати все і скласти кошторис заходу. Зараз ми з вами крок за кроком розберемо з чого складається захід ?!
1.Определить завдання і мету заходу.
Принциповим є формулювання мети і завдань будь-якого заходу, а також те, що весь процес підготовки і проведення заходу повинен в обов'язковому порядку постійно звірятися з позначеними цілями і завданнями. Мета дає можливість управляти майбутнім ефектом від заходу. Основною метою більшості календарних і корпоративних заходів є підвищення лояльності до компанії, зміцнення міжособистісних комунікацій.
І перед нами постає завдання, як зробити захід таким, щоб досягти певної мети.
2. Визначити бюджет. Тепер необхідно зрозуміти, скільки компанія готова заплатити за досягнення мети. Досвід показує, що для будь-якого бюджету можна отримати прийнятне рішення. Краще завжди відштовхуватися від бюджету - це економить час і вам, і вашому event менеджеру.
3. Визначити дату і час проведення заходу.
4. Необхідно призначити відповідального від імені компанії, що буде компетентний вирішувати всі питання, пов'язані з організацією заходу.
Визначивши кількість гостей, простіше буде підібрати концепцію програми. Захід до 200 персон відрізняється своєю ексклюзивністю, йде активне залучення гостей в програму, мінус такого заходу, велика вартість на одну людину. Заходи від 200 до 1000 осіб, не вимагають індивідуальності, акцент йде на сцену, створюються розваги, за якими спостерігають, родзинкою заходу як приклад може стати світлове шоу, фейёрверк. Цільова аудиторія безпосередньо впливає на всі основні складові заходи. майданчик, меню, програма заходу.
Поговоримо про розсадження гостей: кругла розсадження виглядає більш святково, але вона займає багато місця. При розсадження також потрібно врахувати, яким способом подаються страви - якщо меню «в обнесення», то тоді при розстановці столів потрібно залишати достатньо місця для офіціантів, інакше гості заходу будуть передавати тарілки з одного кінця столу на інший. Необхідно завжди залишати кілька резервних місць.
6.Сформіровать побажання до місця проведення заходу. Для зручності пошуку майданчика, необхідно визначитися з побажаннями, такими як: географічне місцезнаходження, площа. меню, стилістика майданчики, знаходження парковки. Парковка - важливий момент заходу. Є безкоштовні парковки, парковки з обмеженою кількістю місць, парковки, суміщені з готелями, паркування з погодинною оплатою. Є майданчики, де вартість оренди включена у вартість банкету. Зазвичай такої політики дотримуються ресторани.Есть майданчики, де потрібно оплачувати оренду і вартість банкету.
Правильно сформовані побажання заощадять час на пошуки.
7.Развлекательная програма. Сформувати побажання щодо наповнення розважальної програми, концепції заходу.
При розробці концепції необхідно враховувати два наступні обмеження:
- Відповідність концепції і програми реальним потребам і можливостям компанії.
- Наявність необхідного часу і ресурсів на підготовку заходу в рамках розробленої концепції і програми.
8.Сформіровать побажання до меню з визначенням бюджету.
9.Определіть приїзд гостей (трансфер / кожен добирається сам).
Трансфер залежить від віддаленості майданчика, кількості гостей і сюжету. Це можуть бути: автобус, мікроавтобус, лімузини, карета, вертольоти і так далі. Час в дорозі теж можна використовувати як частину сценарію: почати програму в дорозі, обігруючи концепцію програми, розповісти про місце проведення заходу і т.д.
10.Заключіть договір сevent менеджером / агентством (при його залученні). Договір з event менеджером / агентством полягає після ознайомлення попереднього сценарного плану і кошторису заходу.
11.Утвердіть місце проведення заходу.
13.Сформіровать точний бюджет заходу з розрахунку затвердженого меню, складеної програми і додатковий витрат.
14.Заключіть договір з підрядниками і внести передоплату. За практиці розмір передоплати становить 30% -50% від загальної суми за кошторисом, терміни внесення передоплати складають від 3-х до 7 робочих днів.
15.Составіть технічний сценарій і план графік заходу.
Все що необхідно для реалізації заходу у вас є. Складаємо технічний сценарій. Це один з основних документів заходи. У ньому прописуємо тимчасової таймінг з урахуванням всіх позицій беруть участь у заході. Опрацьовуємо розсадження гостей (вільна / за картками)
Приклад: монтаж технічного і світлового обладнання, виїзд і прибуття автобуса. тех. персонал відповідальний за зони, подача страв. список гостей і т.д.
16.Деталізіруем сценарій заходу. Прописуємо щохвилинний таймінг, додаємо останні корективи.
17. Ще раз стверджуємо у керівництва компанії кошторис, сценарій, розважальну програму, майданчик, оформлення, формат фонової музики.
20. За день до заходу необхідно обзвонітьвсех хто бере участь в організації заходу (підрядники).
21. У день заходу слідувати технічному сценарієм заходу.
При залученні професійного event менеджера / агентства всі наведені вище пункти буде організовувати. і курирувати ваш персональний профессіональнийevent менеджер. Для опрацювання пропозиції від Вас знадобитися вихідна інформація з 1 по 9 пункт.
З повагу на цікаві і гарні проекти, Анастасія. profevent.org/