За радянсько-російської традиції наради сприймаються як улюблене проведення часу тільки людьми, яким хочеться не працювати, а робити розумне обличчя. Цю традицію потрібно міняти - адже технічно наради можна використовувати і з більшою користю.
Робоча нарада - невід'ємна частина трудового процесу, елемент ділової взаємодії. Чи є ви підлеглим або начальником, ви все одно будуєте діалог. І, так чи інакше, вас в справі явно більше двох - одного обміну листами по електронній пошті для вирішення деяких питань часто мало. Простіше кажучи, іноді всім потрібно зустрітися і обговорити план подальших дій.
Так що провести ділову нараду - природний вихід. Це і заощадить ваш час і дозволить бути постійно в тісному контакті з колективом, по який бік начальницького столу ви не знаходилися.
Отже, як же провести робочу нараду правильно?
Розберемо по пунктах.
Управління нарадами з максимальною віддачею
Використовуючи метод нарад, ви:
- керуєте за допомогою обміну інформацією;
- втягуєте в діалог велике число співробітників (це, до речі, ризиковано: витрачається оплачуваного робочого часу цілого колективу - нарада має реально коштувати цього часу);
- організовуєте спільне дію;
- виробляєте спільне бачення;
- координуєте дії;
- розподіляєте відповідальність;
- чуєте думки;
- і взагалі мотивуєте співробітників.
Згодом ваші навички, що відповідають за управління нарадами, напрацьовуються, отлаживаются і систематизуються.
Правила наради різних видів
Правила наради кілька різняться в залежності від того, до якого з видів належить конкретне нараду. Про які види нарад ми можемо говорити?
За мети наради
- Навчальне (знайомимо новачків з основами або підвищуємо кваліфікацію старих кадрів). У Росії зараз воно зустрічається не так часто. І дарма - витрати часу на наради цього виду окупаються частіше інших.
- Пояснювальна (переконуємо колектив у вірності обраної тактики). Можливо - але тільки якщо це дійсно виправдано. Тобто вкрай рідко.
- Проблемне (визначаємо проблему, розробляємо способи її усунення і координуємо діяльність фахівців). Головне питання, на яке ви повинні відповісти перед ним - чи не буде ефективніше провести всі консультації і дати всі директиви без скликання наради.
- Інформаційне (обмінюємося інформацією про виявлену проблему і шукаємо способи її усунення).
За ступенем підготовки
- Заплановану нараду.
- Позапланову нараду. Багато керівників вважають, що якщо нараду позапланове і зібрано в авральному порядку, то на звичайних його елементах на кшталт регламенту або протоколу годі й фіксуватися. Однак за фактом саме вони дозволяють структурувати аврал і уникнути непотрібних витрат часу - і саме їх відсутність задає основні проблеми нарад такого роду.
За кількістю учасників
- Обмежене (до 5-ти).
- Розширене (до 20-ти). Застосовувати з обережністю.
- Представницький (20 і більше). Посвята один лайфхак. Для того, щоб розуміти цінність часу таких нарад, порахуйте середню вартість години часу його учасника (приблизно так - середню зарплату розділити на 168) і помножте її на число годин і учасників. Наприклад, двогодинне нараду за участю 25 співробітників, середня зарплата яких 35 тисяч рублів, обходиться компанії в 10 з половиною тисяч. Результат наради повинен окупати ці гроші. Кожен виступ на нараді має бути чітким і виправданим.
У радянському минулому наради були в основному надмірно тривалими, затягнутими і несли в собі мало корисної інформації, часто відбувалися без приводу, були незапланованими і проходили невчасно.
- «Ті самі» наради, які мало змінилися з тих пір;
- мозкові штурми;
- планування вирішення проблем;
- інформаційні.
Деякі питання можна вирішити і в онлайні, але все ж не всі. Жива розмова з начальством - невід'ємна частина в роботі будь-якого колективу.
Чого вимагає грамотне ведення нарад?
- Здатностімотивувати для виконання поставленого завдання.
- Вміння регулювати хід проведення наради: направляти діалог, утримувати увагу слухачів, відстежувати регламент.
- Узагальнення всього висловленого в ході наради в кінці: формулювання висновків, визначення поточних завдань.
До речі - з приводу навичок публічних виступів. Якщо ви відчуваєте себе не цілком вільними у цьому середовищі - ознайомтеся зі статтею «Як змусити кожного слухати вас? 7 правил хорошого оповідача ».
Три ключові етапи наради
Ви здивуєтеся, але сама нарада - це всього лише третина роботи над ним. І інші дві третини - та, що передує йому, і та, що слід за ним, за фактом виявляються набагато важливіше неї.
підготовка наради
- Визначаємо (формулюємо і конкретизуємо) мета наради.
- Відповідаємо на головне питання: «чи можна уникнути наради?». Якщо можна уникнути - значить, потрібно уникнути.
- Формулюємо очікувані результати.
- Обдумуємо кількість учасників наради.
- Визначаємо порядок денний.
- Узгоджуємо час учасників.
- Надсилаємо запрошення.
- Готуємо виступ.
проведення наради
Після закінчення наради
- Публікуємо протокол (узгоджуючи з виступали).
- Формулюємо завдання на майбутнє (визначаємо терміни, призначаємо відповідального).
- Виконуємо поставлені завдання.
Важливо зробити так, щоб на ваших нарадах - у всякому разі, на тих, які припускають обговорення - люди не боялися висловити те, що дійсно думають. Інакше який сенс взагалі проводити наради?
Пам'ятайте, що всі люди різні, і у кожної людини своє, має право на існування думка. Те, що для вас - істина в останній інстанції, для кого-то другого - нонсенс, будьте готові до такого повороту подій і вибачайте.
Може, серед ваших колег і є екстрасенси, але все-таки думки краще передавати вголос, а не методом телепатії.
Поважайте свого співрозмовника, і самі станете шановним співрозмовником для нього. Пам'ятайте, що в постулаті «істина пізнається в суперечці», головне слово - «істина», а не «суперечка». І не застосовуйте метод «я начальник - ти дурень». Як би сильно не хотілося донести до опонента свою точку зору швидше. Тому що якщо ви його застосовуєте - сенс наради відпадає. З тим же успіхом ви могли просто спустити свою директиву співробітникам.
Як провести робочу нараду правильно?
- Чітко встановлюйте формат наради - буденний, екстрений, передсвятковий.
- Завжди готуйте документовану порядку денного зборів.
- Відтинайте все зайве, виносьте за рамки наради.
- Повторюйте, промовляючи, почуте.
Нарада пройшла неправильно, якщо:
- була відсутня програма наради;
- не була проведена належна підготовка наради;
- присутнє мало або занадто багато співробітників;
- не дотримувався регламент;
- не склали протокол;
- не дотримувалася дисципліна.
Як підтримати інтерес у слухачів?
- Надавайте більше конкретики і менше суб'єктивної думки. Так ваші слова пройдуть повз внутрішніх фільтрів в свідомості слухачів.
- Не поспішайте зробити кожен висновок самостійно. Давайте можливість зробити це колективу. У перші рази, можливо, вони будуть пригальмовувати, але в підсумку це дасть три переваги:
- збільшення мотивації співробітників (до їхньої думки прислухалися!);
- сприйняття ними висновків наради як своїх, рідних;
- поліпшення ініціативності співробітників.
Переваги та недоліки нарад
переваги
- Керівництво може адекватно оцінити стан робочого процесу.
- Співробітники чітко усвідомлюють стратегію компанії.
- Узгоджується робота різних відділів фірми.
- Оперативно вирішуються нагальні питання.
недоліки
- При неякісному проведенні нараду перетвориться в набір смутних зазубрених доповідей.
- Порушується розпорядок робочого дня.
- При нечітко поставлених завданнях нараду не приведе до якого-небудь результату і виявиться марною тратою часу.
У багатьох організація керівництво не спромагається особисто спілкуватися зі співробітниками, проводити брифінги, наради і різні заходи, вважаючи це марною тратою часу. Це неправильний підхід. Керівництво повинно знати своїх співробітників в обличчя. А співробітники повинні добре розуміти, який курс обрали їх керівники на майбутнє. Весь колектив повинен бути однією командою, з загальними цілями і єдиним планом.
Заради конструктивної взаємодії можна і витратити пару годин на тиждень, чи не так?
Як вирішити, чи збирати нараду?
Нарада варто провести, якщо:
- треба розділити або перерозподілити обов'язки або відповідальність між співробітниками;
- треба узгодити і скоординувати дії підприємства, відділів або окремих осіб;
- потрібно виробити єдину думку колективу по якомусь важливому для підприємства питання.
Нарада не можна проводити, якщо:
- питання вирішене "зверху" і не потребує дискусії;
- на підготовку якісно-проведеного, результативного наради немає часу;
- якщо проблема дрібна і може бути вирішена в робочому порядку;
- проблема надзвичайно термінова, і її треба вирішити в одноосібному порядку.
Контрольні питання для визначення необхідності наради
- Яка точно мета повинна буде досягнута? Цілі повинні бути сформульовані і записані.
- Чи потрібно це нараду взагалі? Або можна вирішити цю проблему своїми засобами? Або, як мінімум, іншими засобами?
- Хто зобов'язаний взяти участь у нараді, щоб воно стало доцільним?
- Який інструментарій повинен бути задіяний?
- Хто цільова аудиторія? Хто саме має почути цю інформацію?
У чому недоліки загального збору співробітників?
Головний недолік ділового наради - збивається робочий режим в організації. Співробітники перед нарадою схвильовані і не зосереджені. Адже нараду - важливий захід, і тому співробітники, так чи інакше, відволікаються, і не можуть належним чином виконувати свої прямі обов'язки. Знижується трудова ефективність дня.
Те ж відбувається і після наради - співробітники все ще обмірковують отриману інформацію. А якщо протягом дня проходить кілька нарад? Задіяні в них співробітники точно не впораються зі своїми службовими обов'язками в цей день. Як мінімум, їм доведеться залишитися допізна, щоб надолужити згаяне.
Як не викликати невдоволення у підлеглих?
Правильно підбирайте час для проведення ділової наради
Збирати колектив для наради краще вранці або після обіду. Якщо провести нараду з ранку, то велика частина робочого дня не буде порушена - співробітники зможуть продовжити виконати свої обов'язки. А обід і так є вільним часом, і може бути раз-другий витрачений вами (ні співробітниками!) На підготовку до наради.
Якщо ж в декількох нарадах за один день потрібно один набір співробітників, то краще тоді провести одну нараду вранці, а інше - увечері. Тим самим дати співробітникам можливість повноцінно попрацювати, з толком витратити наявне для цього час. Скажімо, залишити годин п'ять між зустрічами.
Жоден нормальний працівник не буде радий тому, що ви грубо крадете його час. А якщо він радий такому розваги, як нарада - значить, весь інший час він Філон і йому дуже нудно.
Або ж можна ввести традицію щоденних коротких (хвилин по 15) нарад. Припустимо, після обіду. Це дуже хороший підхід, якщо ви хочете тримати своїх співробітників в постійному робочому тонусі.
Не витрачайте час наради даремно
Природно, заздалегідь має бути певний тривалість наради. Безглуздо розтягувати зустріч більш, ніж на годину - учасники втомляться і не зможуть вловлювати суть того, що відбувається.
Обмежте кількість доповідачів - чоловік п'ять буде досить. Краще нехай висловиться меншу кількість осіб, але з більш змістовним виступом.
Якщо виступаючий йде в порожню демагогію і не говорить більше нічого зв'язкового по темі, його доповідь переривається керівником. Керівник підводить підсумок його виступу, підводить підсумок сказаного і передає мова наступного доповідача. Керівник наради відповідальний за регламент зустрічі і повинен стежити за ходом виступів.
Чітко формулюйте запитання для наради
Відповісти на питання, що накопичилися - основна мета наради. Але доповідач може вибудувати свій виступ на нараді лише на висловлюваннях суб'єктивного характеру. Його мова може бути і емоційна і яскрава, але суті питання так і не торкнеться. Щоб правильно вибудувати свою промову треба заздалегідь накидати план виступу - в голові, на папері, в планшеті - і строго слідувати йому, що не розпорошуючись на зайве.
Заздалегідь освітлене час і тема наради дадуть доповідачам підготуватися до виступу.
Як розпланувати нараду?
Для початку вам потрібно задати кілька запитань собі і відповісти на них.
- ЩО? - Проблема.
- ЯК? - Варіанти вирішення проблеми.
- ХТО? - Компетентні фахівці.
- КОЛИ? - Терміни вирішення проблеми.
Проблему і варіанти її вирішення визначаємо до наради.
Захід зазвичай проводиться в приміщенні компанії, куди мають доступ усі службовці. Потрібно вивісити список співробітників, чия явка обов'язкова, щоб учасники наради могли заздалегідь до нього підготуватися: накидати план, продумати ймовірні питання і відповіді на них.
І, звичайно ж, все нарада має бути запротокольовано.
Офіційний протокол наради складається з:
- Назва компанії.
- Назва документу.
- Дата наради.
- Місце проведення наради.
- ПІБ голови наради і секретаря.
- Список присутніх.
- Порядок денний зборів.
- Конспект наради.
- Результати, підписи учасників.
Ви займаєте керівну посаду - а значить, періодично вам доводиться наймати нових людей. І з великою часткою ймовірності ви при цьому наступаєте на ті ж граблі, на які наступає більшість роботодавців. В першу чергу абсолютна більшість рекрутерів в першу чергу дивиться на кваліфікацію співробітника - його навички, його стаж. Вони за звичкою пишуть довжелезні списки [...]
Покажіть мені людину, яка не задолбался. Доведено: помірний стрес корисний. Чи не сильна і не постійна тривога. Вона «підігріває» мозок, нервові клітини, відповідальні за довгострокову пам'ять, починають розмножуватися швидше. Але корисний тільки помірний стрес. Тому що від непомірного стресу запускається атрофія ділянки мозку, який відповідає за самоконтроль. Ну і покажіть мені людину, яка розумно відчуває тільки [...]
Коли в справах - я від веселий ховаюся; Коли дуріти - дурити; А змішувати два ці ремесла Є тьма умільців; я не з їх числа. репліка Чацького, «Лихо з розуму», Олександр Грибоєдов Звичайно - ваш успіх не залежить від того, як ви відпочиваєте. Він визначається тим, як ви працюєте. Але ось те, як ви працюєте ... як [...]
Чи не всьому вчать в школах і університетах. І ось невдача - головному якраз-таки не вчать. Синуси, косинуси, «я помню чудное мгновенье» ... Це все факультативно. Характеристики, необхідні для успішного життя, можливість перемагати себе і обставини - ось що головне. Нам всім доводилося осягати цю науку самостійно. А завдання освіти і виховання - скоротити шлях людини. [...]
Три питання з заголовка тісно пов'язані. Вибір співробітників для вашої команди взагалі багато в чому крутиться саме навколо ліні і звички до імітації бурхливої діяльності. Таким чином, якщо ми зрозуміємо, як обчислити ледаря, що приховує свою сутність - і найкраще, звичайно, зробити це якомога раніше - то проблема підбору співробітників буде здебільшого вирішена. [...]