ЕГАИС - єдина державна автоматизована система для обліку обороту етилового спирту. За допомогою цієї системи контролюючі органи отримують можливість відстежувати рух алкогольної продукції від виробника до роздрібної торговельної точки, що реалізує алкоголь. Мета впровадження - виключення можливості торгівлі контрафактною алкогольною продукцією.
Як почати працювати з ЕГАИС?
Отримання і відправка ТТН проводиться за допомогою спеціального програмного забезпечення - універсального транспортного модуля (УТМ), якщо в одержувача є кілька підрозділів, УТМ встановлюється в кожне з них. З яким програмним забезпеченням УТМ працювати особиста справа кожної організації.
Дії для початку роботи
Всі учасники процесу купівлі-продажу алкогольної продукції реєструються в системі і отримують спеціальний ключ на юридичну особу, а також ID код компанії;
Виробники вносять в електронну базу список своєї продукції, на кожну номенклатурну позицію присвоюється код ID по якому можна знайти товар в системі;
Перед отриманням продукції покупець повинен переконатися, що алкоголь, який планується придбати, є в ЕГАИС, звірити найменування зі своєю базою.
Як перевірити накладну перед підтвердженням?
Після отримання поставки алкогольної продукції важливо перевірити прийшла ТТН в системі з паперової, за такими параметрами:
Дата електронної накладної збігається з датою поставки;
Паперова та електронна ТТН мають однакову дату;
Кількість і найменування продукції збігається;
Загальна вартість товару не відрізняється.
Термін відправки ТТН для постачальників встановлено три дні з моменту фактичної поставки. Покупцеві, для отримання електронних документів в день фактичного отримання товару, термін відправки необхідно узгодити з постачальником. Термін підтвердження ТТН становить три робочих дні.
ВАЖЛИВО! Номери накладних повинні збігатися на 100%. Якщо в ЕГАИС вказано номер 789, а в паперовому варіанті 0789 одна з ТТН повинна бути змінена.
Причини відмови підтвердження накладної в системі!
До підтвердження ТТН, алкоголь резервується на залишках підприємства-постачальника, факт продажу фіксується з моменту підтвердження отримання товару покупцем в системі. Дія з накладної ЕГАИС є незворотнім. Для відмови підтвердження документа є кілька причин:
- Поставка не отримана
Покупцеві алкогольної продукції слід відповідально підходити до роботи з системою, важливо не підтверджувати накладні до моменту фактичного отримання товару. - Номер або дата накладної відрізняється від паперовим документом
При розбіжностях в номерах і датах ТТН з продавцем можна узгодити зміну паперового документа, після зміни підтвердити накладну. - пересортиця товару
Покупець формує замовлення у відповідності зі своєю номенклатурної базою, тому при наявності в документах нової продукції понад замовлення, від накладної слід відмовитися. - Розбіжність загальної вартості
При правильному кількості товару за документами і невідповідність загальної вартості необхідно робити відмова від ТТН в системі.
Які можуть бути дії в УТМ?
При отриманні електронної ТТН, універсальний транспортний модуль дозволяє здійснювати три варіанти дій:
- Часткове підтвердження зі складанням акту розбіжностей.
Параметри перевірки для підтвердження або відмови від накладної перераховані раніше, ще одне можливе дію - часткове підтвердження з актом розбіжностей.
Розбіжності поставки в меншу сторону - виникають у разі, якщо при фактичній поставці алкоголю стався бій товару, відмова від частини продукції з будь-яких причин, покупець має право скласти акт розбіжності. Постачальник отримує акт розбіжності в системі, якщо підтверджує його, покупець приймає фактична кількість товару, паперові документи змінюються. Якщо відправник товару відхиляє акт розбіжності вся поставка в ЕГАИС залишається непідтвердженою покупцем і залишається на балансі постачальника.
Розбіжність фактичної поставки в більшу сторону - в такому випадку продавець робить додаткову електронну накладну і паперові документи.
Порада! Використання системи ЕГАИС не звільняє організації від подачі декларації. Алкогольна продукція повинна бути виділена в окрему від інших товарів накладну, це дозволить уникнути подальших труднощів при здачі декларації.