Як правильно завіряються документи в організації? Хто має право завіряти документи і яким документом це регламентується?
Інспектор з кадрів Підпис І.О. Прізвище
Якщо копія документа видається для подання в іншу організацію, вона завіряється печаткою. Якщо копія використовується всередині організації, печатка не ставиться. Таким чином, наприклад, посвідчують копії документів кадровики, якщо ці копії вони поміщають в особову справу працівника (копію диплома про освіту, копії наказів про прийом, переведення, звільнення та ін.).
Таким же чином завіряються копії наказів по основній діяльності, що розсилаються в структурні підрозділи. Однак тут можливі варіанти.
Якщо в організації багато підвідомчих організацій або у неї складна структура, і одночасно розсилається велика кількість копій наказів по основній діяльності (буває, що їх кількість обчислюється кількома десятками), то оформлення відміток про засвідчення копій показаним вище чином займає дуже багато часу, тому в таких випадках використовується свого роду спрощений спосіб засвідчення копій. Він полягає в проставленні печатки служби діловодства (канцелярії, управління справами) на копії документа, без будь-яких додаткових написів.
Потрібно сказати про ще один спосіб завірення копій, про який в стандарті і взагалі в діловодної літератури майже нічого не говориться. Йдеться про копії документів, оригінали яких направляють в інші організації. Технологія роботи з відправляються документами така, що документ, як правило, друкується в двох примірниках, перший (оригінал) підписує керівник, потім служба діловодства реєструє документ (проставляє дату і реєстраційний номер на оригіналі і на копії), засвідчує копію, після чого оригінал передається на відправку, а копія (другий примірник) - в справу. В цьому випадку завірення копії полягає в проставленні поруч з найменуванням посади керівника позначки «Оригінал підписано» у вигляді скороченого запису - п / п - і підписи працівника служби діловодства:
п / п Генеральний директор І.О. Прізвище
Підпис працівника служби діловодства
Загальний порядок видачі копій документів і їх запевнення встановлений Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-X «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян». Зокрема, указом встановлено, що вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою. Керівник має право делегувати завірення копій одному зі своїх заступників або керівнику структурного підрозділу, наприклад, керівнику кадрової служби організації та / або керівнику служби діловодства. Для цього повинен бути виданий наказ такого змісту:
«Покласти на (посада, прізвище, ім'я, по батькові) обов'язки по засвідченню копій документів» (при цьому необхідно вказати, копії яких документів має право завіряти особу, наприклад: «... копій документів з особового складу (копій трудових книжок, наказів по особовому складом і ін.) »).
Якщо організація велика, має розгалужену мережу, право завіряти копії може бути надано кільком працівникам; кому саме - вирішується керівником (може бути, це будуть керівники або заступники керівників філій, відділень, представництв або фірм, що входять до складу холдингу). У цьому випадку також повинен бути виданий наказ, про який говорилося вище.
Анонси майбутніх номерів