Застосування номерних пломб на підприємствах, як правило, не є самоціллю. Пломби застосовуються з метою досягнення збереження товарно-матеріальних цінностей, забезпечення контролю доступу в приміщення, розмежування відповідальності персоналу і ін.
I. ДІЙТЕ СИСТЕМНО
2. Спочатку купите невелику партію пломб і випробуйте новий порядок в дії. При необхідності, відкоригуйте його.
3. Поставте себе на місце потенційного зловмисника і спробуйте «обійти» Вашу систему. Оцініть ймовірність таких «атак».
4. Закріпіть порядок застосування номерних пломб в нормативних документах Вашої компанії. Узгодьте ці документи із зацікавленими підрозділами і затвердите їх.
5. Проведіть навчання порядку застосування пломб всього задіяного в процесі персоналу. Навчайте новоприйнятих на роботу співробітників і перевіряйте результати навчання в ході атестації.
6. Офіційно запустіть новий процес розпорядженням керівництва і періодично контролюйте його виконання.
7. Корегуйте процес у міру розвитку підприємства.
II. ВИБЕРІТЬ ПРАВИЛЬНУ пломби
1. Сформулюйте вимоги до виробника і постачальникам:
• виробник і постачальники повинні володіти бездоганною діловою репутацією і дорожити нею
• в сфері продуктів для забезпечення безпеки це надзвичайно важливо;
• регулярність поставок обраних Вами пломб повинна гарантуватися
• Ви повинні бути захищені від перебоїв;
• виробник і постачальники повинні контролювати рух пристроїв від моменту виробництва до Вашої компанії шляхом обліку їх індивідуальних номерів
• у Вас повинна бути можливість простежити весь життєвий цикл застосованої пломби;
• візьміть до уваги вартість пломби, зіставте її з можливими втратами, які Ви хочете запобігти;
• візьміть до уваги можливість постачальника (виробника) організувати проведення незалежної експертизи реалізованих пломб.
2. Оцініть характеристики об'єктів, що захищаються і виберіть відповідну по конструкції пломбу. Зокрема, врахуйте:
• конструктивні особливості опечатувати об'єктів
• підбирайте пломбу відповідного розміру;
• матеріал, з якого виготовлений об'єкт, що захищається,
• підбирайте пломбу з відповідними властивостями (наприклад, підберіть тип пломб-наклейок);
• експлуатаційні особливості опечатувати об'єктів
• підбирайте пломбу з необхідною міцністю і іншими властивостями (наприклад, врахуйте, закріплені чи опечатуються двері машини);
• час, протягом якого об'єкт, що захищається буде перебувати в опечатаному стані.
3. Вивчіть умови навколишнього середовища і виберіть пломбу, відповідну цим умовам по конструкції і матеріалами. Зокрема, врахуйте:
• кліматичні умови (діапазон температур, опади, вологість);
• хімічну агресивність середовища (нафтобаза, хімічне виробництво);
• наявність вимог до пожежної безпеки або інших спеціальних вимог.
4. Врахуйте кількість захищених об'єктів:
• якщо кількість захищених об'єктів велике, візьміть до уваги можливість використання пломб з нанесеним штрих-кодом. Це дозволить враховувати номера пломб автоматизовано, уникаючи помилок їх введення вручну.
5. Оцініть кримінальну обстановку і цінність об'єктів, що захищаються:
• вибирайте пломбу з відповідним ступенем захисту від підробки;
• вибирайте пломбу з якісної індикацією несанкціонованого розкриття.
III. РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ПРОЦЕСУ ЗАСТОСУВАННЯ СИГНАЛЬНИХ ПРИСТРОЇВ
Загальні рекомендації із закупівлі та зберігання
1. Не слід доручати розміщення замовлень на придбання пломб різним співробітникам, призначте одного відповідального, що користується Вашим довірою. Постачальник не повинен приймати замовлення у інших осіб.
2. Підтримуйте певний запас пломб на складах всіх територіально відокремлених підрозділів. Розміщуйте замовлення у постачальника завчасно, з урахуванням термінів виготовлення і доставки обраної Вами пломби до кожного територіально відокремленого підрозділу.
3. Врахуйте наявність модифікацій використовуваних Вами пломб. Правильно розраховуйте обсяги закупівель і застосовуйте морозостійкі модифікації в холодну пору року.
4. При отриманні пломб від постачальника рекомендується відкласти 2-3 шт. з кожної партії і не використовувати їх 1 рік після зняття з об'єкта останнього екземпляра з даної партії. Відкладені пломби повинні бути враховані і промарковані таким чином, щоб забезпечити можливість їх подальшого зіставлення з будь-якими контрольованими або знімаються пломбами, або використання в якості порівняльних зразків при проведенні трасологічної експертизи.
5. До зберігаються пломбам не повинно бути вільного доступу, рекомендується зберігати їх окремо від інших складських запасів. Доступ до пломб повинен мати тільки уповноважений співробітник, який буде видавати їх для застосування.
6. Зберігання та транспортування пломб повинні здійснюватися із суворим дотриманням допустимих умов: температури, вологості та ін. Вказаних в інструкції з експлуатації конкретної пломби.
Загальні рекомендації з обліку номерних пломб
1. Рекомендується здійснювати облік найменувань, маркування та номерів застосовуваних пломб на всіх етапах їх життєвого циклу всередині підприємства:
• видачі для застосування;
• здачі на зберігання;
2. Чи повинні реєструватися наступні облікові дані:
• дата, час і місце операції;
• найменування, маркування і номер пломби;
• ПІБ особи, яка провадить операцію;
• номер або інший ідентифікаційний ознака опечатувати об'єкта (для вантажів, що відправляються - номер транспортного засобу, пункт призначення вантажу, ПІБ водія транспортного засобу).
3. Рекомендується здійснювати оперативний кількісний облік нових пломб у всіх територіально відокремлених підрозділах з метою виявлення знижуються залишків і завчасного розміщення замовлення у постачальника.
Загальні рекомендації щодо встановлення сигнальних пристроїв
1. Рекомендується доручати опечатування саме тим співробітникам, які відповідають за кількісні або якісні показники товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), які перебувають в опечатувати об'єкті (сховище, контейнері), або контролюючим відсутність несанкціонованого доступу всередину опечатувати об'єктів.
2. Опечатування слід проводити в суворій відповідності з інструкцією по експлуатації застосовуваної пломби.
3. Після установки пломби слід перевірити надійність її замикання відповідно до інструкції по експлуатації.
Загальні рекомендації по зняттю сигнальних пристроїв
1. Зняття пломб повинні робити тільки уповноважені на це співробітники.
2. Перед зняттям пломби необхідно переконатися у відсутності на ній слідів розтину. При цьому необхідно звернути увагу на пластичність матеріалу, зміна кольору, наявність розривів, розрізів, деформацій, наявність слідів нагріву (заморожування) або хімічного впливу. Обов'язково потрібно перевірити відповідність найменування (зовнішнього вигляду), маркування та номери пломби даними обліку і / або супровідної документації (журналів, транспортних накладних і т.п.).
3. Зняття пломби слід проводити строго відповідно до інструкції по експлуатації.
4. У разі виявлення слідів розтину пломби або ознак порушення її цілісності, зняття необхідно проводити в присутності комісії зі складанням відповідних актів.
5. Не слід допускати втрату знятих пломб. Їх необхідно зберігати протягом встановленого часу (як правило, закінчення терміну давності по претензіях до кількості або якості захищаються ТМЦ). Режим зберігання знятих пломб повинен бути таким же суворим, як і нових.
Група компаній «Укрпломба» бажає Вам успіхів у забезпеченні збереження товарно-матеріальних цінностей!