Irina Erbe (Ratingen)
Порушення ведення касового обліку, виявлені податковими службами, найчастіше є достатньою підставою для того, щоб оголосити бухгалтерський облік підприємства неправомірним і провести перерахунок прибутку. Мета даної статті - ознайомити підприємців з основними вимогами, що пред'являються до ведення каси підприємства.
Найчастіше причиною донарахувань є недоліки у веденні касового обліку. Багато підприємців знайомі недостатньо з правовими основами і принципами ведення цього виду обліку і недооцінюють його значення. Користуючись електронної реєстраційної касою, тобто спеціальною комп'ютерною програмою, деякі з них не мають поняття про створюваних цією програмою так званих "прихованих" записах, які цілком доступні податковому інспектору.
На підприємствах, центром діяльності яких є каса, саме їй і приділяється основна увага при проведенні перевірок. А оскільки можливості маніпулювання касовими операціями дуже широкі, до ведення касового обліку пред'являються особливо жорсткі вимоги. І щоб уникнути ризику, кожен підприємець повинен дотримуватися цих вимог.
Бухгалтерський облік є правильним за формою тільки в разі виконання приписів, викладених в §§ 140-148 АТ:
√ бухгалтерський облік повинен бути влаштований так, щоб стороннє компетентне особа мала можливість протягом пропорційно короткого проміжку часу отримати уявлення про господарські операції та фінансовий стан підприємства
(§ 148 АТ);
√ бухгалтерські проводки і записи повинні бути повними, правильними, своєчасними і хронологічно впорядкованими; надходження і витрату готівкових коштів повинні реєструватися щодня (§ 146 Abs. 1 АТ);
√ документи і записи бухгалтерського обліку, інвентарні описи і річні звіти повинні зберігатися протягом шести, в деяких випадках десяти років (§ 147 Abs. 1, 3 АТ).
Бухгалтерський облік є правильним за змістом, якщо всі зареєстровані їм господарські операції відповідають дійсності і зрозумілі.
√ відсутність первинних документів, їх неповна реєстрація в рамках обліку;
√ неежедневная реєстрація надходження і витрати готівкових коштів. При наявності вагомих підстав можлива їх реєстрація на наступний день. Більш тривала відстрочка законом неприпустима;
√ "негативні" залишки по касі. Дана обставина може послужити для податкової служби причиною донарахування виручки.
Каса. Передумовою для визнання касового обліку правомірним є наявність каси (касового апарату, грошової касети і т.д.). Гроші підприємства повинні зберігатися окремо від особистих грошових коштів підприємця.
Касу слід вести таким чином, щоб у разі виходу з ладу касового апарату зберігалася можливість відновлення касового обліку: всі касові операції повинні бути зареєстровані, залишок по касі відповідно до бухгалтерської документації повинен відповідати наявності грошових коштів в касі. Неможливість відновлення касових операцій згідно з бухгалтерськими документами є серйозним порушенням правил обліку.
Касова книга. Касова книга є документальне відображення каси підприємства. У ній реєструються всі рухи готівкових коштів: виручка, витрати, вкладення і вилучення коштів. Вона може складатися з окремих або переплетених листів, а також наступних один за одним касових звітів.
Якщо касова книга ведеться за допомогою будь-якої комп'ютерної програми, наприклад, Microsoft Excel, то повинна бути виключена можливість зміни зроблених в ній записів. І оскільки звичайним документом, створеним в програмі Microsoft Excel, досить легко маніпулювати, ця програма, як правило, не годиться для ведення касового обліку. В ході податкової перевірки подібна касова книга часто є достатньою підставою для визнання всього бухгалтерського обліку підприємства недійсним.
Наступним правилом ведення касового обліку є наявність документального підтвердження будь-якого руху грошових коштів. Це стосується і вкладення особистих коштів в касу підприємства, і вилучення коштів підприємства для особистих потреб. У цих випадках до каси повинні бути додані відповідні розписки або квитанції.
У міру можливості (в залежності від конкретної розглянутої випадку) все касові документи повинні бути пронумеровані, а номер документа повинен бути зареєстрований у відповідному рядку касової книги.
Касовий залишок на кінець дня обчислюється, виходячи із залишку грошових коштів на кінець попереднього дня з урахуванням надходжень і витрат дня поточного. Щоденний підрахунок виручки підприємства є обов'язковою умовою правомірного касового обліку. Для цієї мети складається касовий звіт.
Касовий звіт. Вихідним пунктом для обчислення денної виручки є залишок по касі на кінець дня, з якого віднімаються залишок на початок дня і сума вкладених за день грошових коштів і додаються витрати і вилучені грошові кошти. При наявності касового апарату для отримання такого звіту досить натискання однієї єдиної клавіші.
Бухгалтерський рахунок "Каса". Даний рахунок відображає рух готівкових коштів підприємства в рамках бухгалтерського обліку. Облік готівкових та безготівкових коштів підприємства повинен бути розмежований. В іншому випадку говорять про неправомірність бухгалтерського обліку, оскільки порушується один з основних його принципів - правдивість і ясність.
Типові помилки. До типових помилок ведення касового обліку відносяться математичні помилки, нереєстрація доходів і витрат, а також неповне відображення касових операцій. В ході податкових перевірок підприємств з інтенсивним рухом грошових коштів найчастіше виявляються такі недоліки:
√ нескладання касових звітів і ведення касової книги без обчислення залишків грошових коштів,
√ неможливість відновлення касового обліку при збоях в роботі касового апарату,
√ неповний облік готівкових грошових коштів при обчисленні касових залишків,
√ нереєстрація отриманих або виданих чеків, а також їх реєстрація як готівкових коштів,
√ незбереження контрольних стрічок касового апарату,
√ неповне збереження первинної касової документації,
√ нерегулярна і несвоєчасна реєстрація касових операцій,
√ виручка від продажів продукції, призначеної для споживання поза стінами закладу, не реєструється окремо від решти виручки (в ресторанах і кафе продаж страв "на винос" підлягає обкладенню ПДВ в розмірі 7%, а споживана в стінах закладу продукція обкладається ПДВ у розмірі 19% ),
√ в ресторанах і кафе не ведеться реєстрація продукції, споживаної в ході сімейних торжеств власників закладів або корпоративних вечірок.
Особливості деяких підприємств. У підприємств з інтенсивним рухом готівкових грошових коштів часто виникають труднощі в дотриманні приписів закону щодо ведення касового обліку. Так, наприклад, в продуктовому магазині практично неможливо відобразити виручку, отриману від кожного клієнта окремо. Тому в таких випадках досить ведення реєстраційної каси зі збереженням контрольних стрічок касового апарату. Денна виручка вноситься в касову книгу єдиної сумою, а всі витрати, вилучення та вкладення коштів повинні бути відображені окремо. При відсутності касового апарату повинен складатися щоденний касовий звіт.
Федеральне податково-фінансове управління вимагає регулярного ведення обліку доходів і витрат згідно § 22 UStG, §§ 63-68 UstDV навіть від підприємств, звільнених від обов'язку вести бухгалтерський облік.
Електронні каси. Багато підприємств використовують для ведення касового обліку касові апарати. Їх застосування, з одного боку, дає можливість контролю за працівниками, а з іншого - значно спрощує процес обліку. Такий апарат має безліч функцій: він реєструє виручку, становить різні звіти, дає можливість сторнувати ту чи іншу операцію. Всі операції зберігаються в пам'яті апарату, що виключає можливість маніпуляцій.
Висновки. Із застосуванням податковими службами новітніх методів проведення ревізій зросли їх можливості виявлення недоліків у веденні бухгалтерського обліку будь-якого підприємства, а особливо - підприємств з інтенсивним рухом готівкових грошових коштів. Щоб уникнути загрози донарахування податків, підприємці повинні приділяти особливу увагу правильності ведення касового обліку.
Наша порада: не економте - придбайте сучасний касовий апарат, а також щодня ведіть касову книгу.
* Задайте код, вказаний на зображенні: