Та й у випадку з добре знайомими вам людьми тема листа не буде зайвою. Як знайти потрібний лист від секретаря Наталії або колеги Марини, якщо у вас в ящику їх сотні? І в цьому випадку тема може стати єдиним ключем до потрібної інформації.
Якщо ви відповідаєте на послання, але міняєте тему листування, поміняйте тему, а ще краще - створіть новий лист. Вказівка теми - найпростіший спосіб зберігати нитку бесіди, тому зміна предмета спілкування без відповідної зміни в відповідному полі може утруднити ваше спілкування.
Не варто переборщувати і з елементами оформлення - жирним текстом, курсивом, кольоровими шрифтами. Зрештою, ви пишіть НЕ ілюстровану брошуру, а важливе ділове лист, і потрібно уникати всього, що заважає сприйняттю тексту.
По імені? Або по імені та по батькові? Традиції українського ділового листа, однозначно свідчать на користь імені-по батькові. Але і тут все не так просто. Розуміння того, як повинна виглядати ділова переписка у менеджерів і у мовознавців зовсім різне: мовознавці вважають, що сучасна ділова українська мова втрачає всю свою красу і унікальність, піддаючись впливу західної культури письма. Менеджери ж впевнені, що це природний процес, в якому незручний і громіздкий офіційний стиль змінюється легким і зрозумілим. Використання тільки імені в діловому спілкуванні пов'язано ще і з тим, що бізнес стрімко молодшає: дивно чути, коли 27-річний власник компанії звертається до свого 25-річного топ-менеджеру «Микола Степанович».
При виборі звернення загальне правило таке: якщо ви пишіть в західну компанію, або організацію, орієнтовану на західні бізнес-цінності, то звернення просто по імені буде цілком доречним. А в держустанови і підприємства, які зберегли свій стиль з радянських часів, краще писати, звертаючись по імені та по батькові.
Інша справа, що далеко не кожен про це знає. І, цілком ймовірно, прийме вашу грамотність за неповагу до себе. Так що вибір між взаєморозумінням і строгим дотриманням правил української мови - за вами.
Як писати відповідь
Але цитувати варто тільки необхідний мінімум. Погодьтеся, дуже дратує, коли до вас повертається ваше ж трьохсторінкову послання, в кінці якого стоїть приписка «згоден». Або ще гірше - «+1». Цитуйте тільки ту частину початкового листа, яка допоможе зробити ваш відповідь більш ясним. Кращому сприйняттю допомагає візуальне відділення тексту відповіді від цитованого уривка. Традиційний спосіб - знак «>», але можна використовувати будь-які інші зрозумілі способи візуального відділення.