З об'єктивних, не залежних від нас причин, кожен день в будь-якій організації виникає певна кількість документів. Якщо їх не систематизувати, то розібратися в них буде абсолютно неможливо. Адже всі ці документи створюються з певною метою, а як знайти документ, який раптом знадобився начальнику або перевіряючому, якщо всі папери складаються в одну велику стопку.
Прийнято розділяти документи на вхідні (отримані від інших організацій або з інших підрозділів) і вихідні (призначені для відправки). Вихідні документи зазвичай або оформляють у двох оригінальних примірниках, або відразу роблять копію. Після цього, оригінал відправляють за призначенням, а копія (або другий оригінал) залишається в канцелярії.
Для того щоб будь-який папірець в потрібний момент можна було знайти, існує система зберігання документів. Всі документи розподіляються по справах, а кожна справа збирається в окрему папку або кілька папок, якщо документів у справі багато. Папки найкраще зберігати в спеціальних шафах для зберігання документів.
Зазвичай практикується зберігання документів в діловодстві. Але, коли паперів стає занадто багато, рекомендується проводити експертизу цінності документів. Всі документи мають свої терміни зберігання. Наприклад, терміни зберігання кадрових документів, як і всіх документів, що містять персональні дані - 75 років. Тривалість зберігання регламентується законодавством і локальними документами підприємства. Залежно від термінів зберігання документів, в організації проводиться поділ документів за групами. Для кожної групи складається перелік документів зі строками зберігання. Документи, які більш не потрібні, знищуються. Для цього можна використовувати спеціальні прилади - подрібнювачі. Якщо документи містять конфіденційну інформацію, рекомендується створювати спеціальну комісію і оформляти акт про знищення.
Якщо паперів, які вже не використовуються, але повинні бути збережені, стає занадто багато, для зберігання документів використовують їх архівування. Тобто, виділяється окреме приміщення, яке можна замкнути, і туди складують всі документи тривалого зберігання. З документів, які зберігаються в архіві, але постійно використовуються в роботі, рекомендується зробити копії. Таким чином. вдасться зберегти оригінали, не порушивши виробничий процес.
Якщо немає можливості виділити окреме приміщення, або немає можливості створити для документів необхідний режим збереження, рекомендується скористатися послугами зберігання документів. Для цього потрібно укласти договір зберігання документів з фірмою, яка має спеціально обладнане сховище, інфраструктуру і відповідний персонал. Позаофісне зберігання документів має низку переваг. У будь-який момент можна замовити копію потрібного документа або замовити доставку оригіналу. А після закінчення терміну зберігання, документи будуть конфіденційно знищені.