Як правильно сформулювати текст листа в пенсійний фонд, якщо потрібно підтвердити декретну відпустку працівниці (в 1984 році), але накази на відпустку знищені за давністю років, в особовій картці інформація відсутня, але виплати зарплати за період декретної відпустки (1 рік) не було?
Відповідь на будь-який запит потрібно готувати на підставі фактично наявних у Вас документів.
Ті чи інші періоди, пов'язані з трудовою діяльністю працівника, можуть бути підтверджені копіями наказів, але не тільки. Всі виплати користь працівників повинні були відбиватися в особових рахунках працівника, які зберігаються 75 років, а за відсутності таких рахунків розрахункових відомостях, які в цьому випадку потрібно було зберігати також 75 років.
Якщо такі документи виявлені, то у відповіді до Пенсійного фонду ви вказуєте:
Спочатку дані про факт роботи в зазначений час із зазначенням підтверджуючих документів.
«Накази про надання відпустки по догляду за дитиною _______________________ за 1984 року організації не збереглися (якщо є акт про знищення, то потрібно з посиланням на цей акт вказати, що се накази зазначеного періоду, в тому числі наказ від ________ № ____________ знищені. Цьому випадку копію акта прикладіть до відповіді)
За даними особових рахунків працівника ____________________________ в період з ___________________ по __________________________ заробітна плата їй не нараховувалася, але виплачувалася допомога по догляду за дитиною »
Якщо дані документи передавались на зберігання в державний чи муніципальний архів, то у відповіді можна вказати що «документи відсутні в зв'язку з їх передачею« ___ »_______________ на зберігання в архів міста _______________________, що підтверджується Актом ______________»
Якщо документів немає і встановити причину відсутності не представляється можливим, то вкажіть, що «кадрові документи за такий-то період .... відсутні ... »або що« в архівних документах за період з _____________ по _________________ запитані накази, особові рахунки та інші документи про надання __________________ відпустки по догляду за дитиною відсутні »
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
Ситуація: Як оформити копію, довідку або виписку за запитом співробітника
Види запитуваних документів
Які документи про роботу співробітник може вимагати від роботодавця
Так, співробітник може попросити видати йому:
- довідку з місця роботи про заробітну плату, про період роботи у даного роботодавця, про час відпустки, про трудовий стаж і т. п .;
- копію наказу про прийом на роботу, переведення, про звільнення і т. п .;
- копію трудової книжки;
- копію іншого документа. в якому містяться його персональні дані, наприклад копію особової картки;
- виписку з документа. трудової книжки, наказу, локального акту і т. п.
Своє прохання про надання документів або їх копій співробітник повинен оформити заявою у довільній формі.
Це випливає з положень статті 62 та абзацу 3 статті 89 Трудового кодексу РФ.
Запитувані документи можуть знадобитися співробітнику для пред'явлення їх в банк, пенсійний фонд, організацію, де він працює за сумісництвом, в посольство, суд, а також інші відомства.
Довідка з місця роботи
Як оформити довідку з місця роботи за запитом співробітника
Довідку з місця роботи оформляють, коли потрібно підтвердити факт роботи працівника у працедавця, а також умови, на яких він працює. Типової форми довідки законодавством не передбачено, тому роботодавець може скласти її в довільній формі. Щоб довідки роботодавця мали єдиний вигляд, розробіть бланк довідки.
Як правило, бланк містить в собі такі реквізити:
При заповненні готового бланка довідки відобразіть в ньому наступну інформацію:
- відомості про співробітника (його прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ, а також дату початку його роботи в організації);
- іншу інформацію, запитану співробітником, наприклад відомості про його трудовий стаж, часу відпустки і т. п. (ст. 62 ТК РФ).
Популярні питання
Приклад видачі співробітнику довідки з місця роботи
У відділ кадрів від секретаря Є.В. Іванової надійшла заява про видачу довідки з місця роботи. Співробітник в заяві вказав, що довідка потрібна для подання в посольство і повинна містити відомості про зарплату і періоді майбутнього відпустки. Керівник відділу кадрів Є.Е. Громова протягом трьох робочих днів з моменту отримання заяви оформила довідку і зареєструвала її в журналі реєстрації довідок з місця роботи.
Питання з практики: яке прізвище вказати в довідці з місця роботи, якщо колишня співробітниця змінила прізвище після звільнення
За загальним правилом довідка з місця роботи підтверджує факт роботи співробітника в організації. Як правило, співробітник сам вказує, які дані йому необхідні.
При видачі довідки колишній співробітниці, яка змінила прізвище після звільнення з організації, в довідці слід вказати ту прізвище, під якою вона працювала в організації і по якій велося кадрове діловодство. Належність довідки співробітниці можна визначити по документу про зміну прізвища, наприклад свідоцтвом про шлюб.
Питання з практики: яка відповідальність лежить на організації та її посадових осіб за видачу на прохання працівника підроблених довідок: із завищеною зарплатою, що не відповідає посадою. Довідка потрібна для подання в банк, посольство і т. П.
Видача на прохання працівника довідок з невірними даними може призвести до дисциплінарної, адміністративної та кримінальної відповідальності, а також стати підставою для позапланової перевірки контролюючих відомств.
Якщо в наданої співробітнику інформації дані будуть спотворені, то залучити організацію і її посадових осіб до адміністративної відповідальності за порушення трудового законодавства не вийде (ст. 5.27 КоАП РФ). Пояснюється це тим, що трудове законодавство містить вимогу про видачу співробітникові запитаних документів, а не про їх достовірності (ст. 62 ТК РФ). Разом з тим, вчинене порушення може спричинити інші заходи відповідальності.
Довідка з недостовірними відомостями про зарплату також може стати причиною податкової, трудової, а в ряді випадків і прокурорської перевірки. Різниця в зарплаті з відомостей, що подаються роботодавцем в звітах (пенсійних, податкових), і довідці, оформленої працівникові, є підставою підозрювати компанію в виплаті неофіційною зарплати. І, як наслідок, приводом для проведення різного роду перевірок, в залежності від того, за яких обставин і яким відомством дана різниця була виявлена.
Посадові особи організації, безпосередньо причетні до видачі довідки з недостовірними відомостями, крім іншого можуть бути притягнуті до дисциплінарної відповідальності (ст. 192 ТК РФ).
Як оформити копію документа за запитом співробітника
Крім довідки, співробітник може запросити копію документа, пов'язаного з його трудовою діяльністю. Копія документа повинна відтворювати всю інформацію першотвору і його зовнішні ознаки. Копію можна зробити за допомогою технічного засобу (ксерокса).
Щоб копія мала юридичну силу, її потрібно завірити (ст. 62 ТК РФ). Для цього на копії документа вкажіть:
- заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»);
- посада особи, яка засвідчує копію;
- його особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
- дату запевнення;
- печатка організації (друк для засвідчення копій визначте на свій розсуд, наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів).
Порада: якщо копія документа містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, використовуйте особливий порядок засвідчення. Він полягає в наступному.
Приклад оформлення копії наказу
У відділ кадрів звернулася секретар Є.В. Іванова із заявою видати їй копію наказу про прийом на роботу. Керівник відділу кадрів Є.Е. Громова протягом трьох робочих днів з моменту отримання заяви оформила співробітнику належним чином копію наказу про прийом на роботу.
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
З повагою і побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
