Фото: crystal710 / pixabay.com / CC0 0.1
Прес-конференції - це відмінний спосіб висвітлити в пресі будь-яку подію або привернути увагу до якоїсь ситуації. Прес-конференції використовують для передачі в ЗМІ якоїсь інформації, причому журналісти можуть попутно задавати питання. Але для того щоб гідно провести прес-конференцію, слід дотриматися деякі правила.
Для заходу знадобляться таблички з іменами виступаючих учасників. Можна підготувати і матеріал для роздачі, він дасть гостям конференції додаткові відомості про подію.
Для початку потрібно визначитися з темою прес-конференції і на основі цього набирати учасників. Оптимальним числом учасників вважаються від одного до чотирьох. Деякі фахівці стверджують, що не слід запрошувати більше трьох учасників, інакше вони будуть повторюватися в висловлюваннях.
Визначтеся з датою заходу. Всі фахівці для проведення подібних заходів вважають найбільш підходящими днями вівторок, середу і четвер. Перевірте, що в призначений день для вас не заплановано подія, більш значуще для журналістів, ніж ваше. В іншому випадку ви ризикуєте залишитися без гостей.
Оренда залу
Важлива частина підготовки до прес-конференції - це підібрати відповідне приміщення. Перш ніж зняти конференц-зал. перевірте якість освітлення, звукової апаратури, мікрофонів, наявність подовжувачів, стільців та інших атрибутів, необхідних для конференції.
Визначтеся із засобами масової інформації, яких ви будете запрошувати. Запрошених варто обдзвонити перед заходом і запитати, чи точно вони прийдуть. До цього варто розіслати гостям прес-реліз із зазначенням місця зустрічі, часу і дати.
Захід зазвичай починають з десятихвилинної затримкою. Однак не варто затягувати час початку конференції, адже деякі можуть запізнитися і на півгодини. Слід заздалегідь підготувати всі питання, які планується обговорити.
процес заходи
На початку прес-конференції привітайте гостей і тільки після цього давайте слово учасникам. Кожного виступаючого варто попередити про регламент, що мова не затягнулася надовго. Зазвичай виступ кожного з учасників триває 10-15 хвилин.
Офіційна частина прес-конференції зазвичай триває 30-40 хвилин. Після виступу всіх учасників запропонуйте журналістам задати питання. Після загальних питань, журналісти за бажанням можуть взяти інтерв'ю у кожного з учасників.
В кінці подякуйте всіх журналістів за відвідування заходу.